Wspierająca komunikację z kontrahentami usługa Businesslink by Asseco pozwala użytkownikom na zarządzanie widocznością e-faktur dla różnych odbiorców w firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Umożliwia to funkcjonalność etykiet zaimplementowana do rozwiązania.

Potrzeba biznesowa

Usługa Businesslink by Asseco pozwala dostarczać dokumenty partnerom biznesowym w szybki i bezpieczny sposób.  Opisaliśmy ją w artykule Businesslink by Asseco – nowy moduł do komunikacji z kontrahentami (https://erpavp.assecobs.pl/pl/15461/). Użytkownik usługi Businesslink by Asseco ma dostęp do wszystkich dokumentów odbiorców, którzy są do niego przypisani. W większości przypadków jest to wystarczające: zazwyczaj klient zakłada w usłudze jedno konto, na które przekazywane są dokumenty jego dotyczące.

Niektórzy partnerzy biznesowi mają jednak bardziej rozbudowaną strukturę organizacyjną i potrzebują kont dla kilku użytkowników, np. w celu obsługi dokumentów dotyczących różnych lokalizacji (oddziałów). Dla nich fakt, że każdy użytkownik widzi wszystkie dokumenty, (a więc także te z innych oddziałów) jest trudny do zaakceptowania.

Jak to usprawniliśmy

Z pomocą przychodzi funkcjonalność etykiet zaimplementowana w usłudze Businesslink by Asseco. O etykietach pisaliśmy szerzej w artykule Businesslink by Asseco, czyli jak szybciej i taniej dostarczać dokumenty do klientów (https://erpavp.assecobs.pl/pl/19820/).

W skrócie – etykieta pozwala opisać e-fakturę przesyłaną do odbiorcy. Etykieta może być nadawana automatycznie na podstawie wybranego parametru, np. adresu dostawy (punktu odbioru), co ułatwia stosowanie jej w praktyce.

Przy pomocy etykiety można ograniczyć użytkownikowi dostęp do dokumentów: po jej przypisaniu do konta użytkownika będzie on widzieć tylko dokumenty opisane tą etykietą (oraz dokumenty nieopisane żadną etykietą). W ten sposób można zarządzać dostarczaniem dokumentów do konkretnych użytkowników usługi Businesslink by Asseco.

Przykładowy schemat obiegu dokumentów opisanych etykietami przedstawiony jest na poniższym schemacie:

Rys. 1. Dystrybucja dokumentów opisanych etykietami do odbiorców

Zdefiniowanie reguły etykietowania dokumentów rozpoczyna się od utworzenia etykiety i przypisania jej do wybranego atrybutu kontrahenta, np. adresu. Odbywa się to poprzez uruchomienie procedury Nadaj etykietę (Businesslink) w szczególe Adresy słownika Kartoteka kontrahentów dla wybranego adresu:

Rys. 2. Uruchomienie procedury nadania etykiety

Procedura ta tworzy etykietę i nadaje jej automatycznie symbol wg następującego schematu: identyfikator (logo kontrahenta / identyfikator adresu), np. 01-O-029-C/0 (kontrahent z logo 01-O-029-C / adres nr 1). Utworzone etykiety są widoczne w słowniku Etykiety (Tagi) e-dokumentów.

Dla większej przejrzystości każda z etykiet może zostać opisana w sposób przyjazny dla użytkownika (pole Opis):

Rys. 3. Słownik z symbolami etykiet

Przypisanie kontrahentów do wcześniej zdefiniowanych etykiet odbywa się w Kartotece kontrahentów. W szczególe Kontakty możliwe jest wskazanie, które konto usługi Businesslink by Asseco ma dostęp do wybranej etykiety. W tym celu należy wskazać właściwego odbiorcę (odbiorca z przypisanym typem kontaktu BL.Konto.Email oznacza konto usługi Businesslink by Asseco) i uruchomić procedurę Ustaw prawa do etykiet dla konta w Businesslink.

Rys. 4. Ustawienie praw do etykiet dla konta

W oknie z parametrami procedury należy zaznaczyć etykiety dokumentów, do których dane konto może mieć wgląd:

Rys. 5. Wybór dostępnych etykiet dla konta

Dokumenty zawierające taki adres zostaną opisane przez system odpowiednimi etykietami, a następnie wysłane do usługi Businesslink by Asseco.

Po zalogowaniu się do portalu użytkownik będzie widział tylko te dokumenty, które nie mają przypisanej żadnej etykiety lub są oznaczone etykietą, do której ma prawo.

Dla użytkowników, którzy posiadają dostęp do więcej niż jednej etykiety, dostępne jest filtrowanie dokumentów z wykorzystaniem tego pola.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się praktycznym przykładem:

Przykład

Przedsiębiorstwo HydrobudStalex S.A. zajmuje się produkcją metalowych komponentów na potrzeby instalacji wodno-kanalizacyjnych. Jednym z jego głównych odbiorców jest przedsiębiorstwo PHU Bomidex, posiadające punkty odbioru w: Kielcach, Lublinie i Radomiu.

Firma HydrobudStalex wystawia dla Bomidex dużo faktur i wszystkie widoczne są w centrali oraz punktach odbioru Bomidex. Z tego powodu pracownikom Bomidex zajmuje sporo czasu identyfikowanie, które faktury dotyczą ich lokalizacji, i potwierdzanie w celu umożliwienia płatności. Trudności te przekładają się na opóźnienia w płatnościach za przyjętą dostawę.

Mając na względzie powyższe, pracownik firmy HydrobudStalex zdefiniował trzy oddzielne etykiety dla każdego z punktów odbioru przedsiębiorstwa Bomidex i przypisał każdemu pracownikowi firmy PHU Bomidex, posiadającemu konto w Businesslink by Asseco, właściwą dla miejsca dostawy etykietę.

Ponieważ centrala firmy PHU Bomidex nie posiada przypisanej etykiety – ma dostęp do wszystkich dokumentów.

Od tego momentu każda nowo wystawiona faktura, w zależności od adresu dostawy produktów, udostępniana jest centrali oraz pracownikom, którzy pracują w lokalizacji, do której wysyłana jest dostawa.

W konsekwencji:

• poprawione zostało bezpieczeństwo danych – pracownicy oddziałów widzą tylko te faktury, które dotyczyły towarów dostarczonych do miejsca odbioru, w którym pracują,
• dzięki ograniczeniu widoczności dokumentów pracownikom oddziałów firmy Bomidex jest łatwiej potwierdzać odbiory towarów,
• przyspieszeniu uległy płatności za dostarczone produkty, co pozytywnie wpłynęło na płynność finansową producenta.

Jakie to daje korzyści

• Możliwość wprowadzenia dodatkowego podziału dokumentów na grupy i zbudowania własnych, niestandardowych kryteriów określających widoczność dokumentów dla kont odbiorcy.
• Udostępnianie pracownikom tylko tych dokumentów, które powinni widzieć.
• Zmniejszenie pracochłonności pracy z dokumentami poprzez właściwe „adresowanie” e-dokumentów do odbiorców.

Autor wpisu: Radosław Laskowski