Prawie każda firma wystawia każdego dnia dokumenty dla swoich partnerów handlowych. Jednak tradycyjną metodą (poczta) np. faktura dociera do klienta po kilku dniach. Za pomocą usługi Businesslink by Asseco ten proces może zostać znacząco usprawniony – wysyłka faktury zajmie kilka sekund, zaś system od razu poinformuje adresata o nowym dokumencie i udostępni go „od ręki”. Zapłata będzie mogła zostać zrealizowana znacznie wcześniej, a cały proces będzie znacznie tańszy i mniej czasochłonny. 

Potrzeba biznesowa

Każdego dnia firmy handlowe, usługowe oraz przedsiębiorstwa produkcyjne wystawiają dokumenty sprzedaży, które następnie muszą dostarczyć swoim odbiorcom. Szybkie przekazanie dokumentów jest szczególnie istotne, gdy wskazane na nich terminy płatności są krótkie. Proces dostarczania dokumentów może przebiegać w różny sposób: poprzez operatorów pocztowych, kurierów, pocztę elektroniczną, jak również za pomocą bardziej zaawansowanych interfejsów wymiany danych. Wymienione rozwiązania mają wady: są drogie lub długotrwałe i niosą ryzyko zgubienia dokumentu lub opóźnienia w dotarciu do właściwego adresata.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Do tej pory proces dostarczania dokumentów kontrahentowi wymagał: wydrukowania dokumentu, przygotowania wysyłki, wysłania dokumentów i zaewidencjonowania ich wysyłki. Taki proces angażował dodatkowe osoby i był czasochłonny.

Jak to usprawniliśmy

Usługa Bussineslink by Asseco powstała w celu wsparcia procesu dostarczania dokumentów kontrahentom poprzez udostępnianie ich w postaci elektronicznej oraz archiwizowanie. Rozwiązanie takie pozwala skrócić czas dostarczenia dokumentu do adresata oraz zredukować pracochłonność obsługi tego procesu.

Usługa Businesslink by Asseco pracuje w oparciu o integrację z użytkowanym systemem ERP, który może być zlokalizowany fizycznie w siedzibie naszego klienta lub na infrastrukturze Data Center należącego do Asseco Business Solutions.

Integracja obydwu rozwiązań (systemu ERP klienta oraz usługi Businesslink by Asseco) jest prosta, nie wymaga przeprowadzenia dodatkowego wdrożenia i nie wiąże się z ponoszeniem kosztów inwestycyjnych.

Praca w systemie ERP

W celu wysłania dokumentu sprzedaży do usługi Businesslink by Asseco należy na zatwierdzonym dowodzie uruchomić procedurę E-Dokumenty **Faktura** dostępną w menu procedur rejestru sprzedaży.

Rys. 1. Rejestr dokumentów sprzedaży – menu Procedury

Wynikiem uruchomienia procedury będzie wysłanie dokumentu do rejestru Dokumenty (e-Dokumenty), gdzie między innymi mamy możliwość obejrzenia wydruku faktury w postaci pliku PDF lub XML.

Rys. 2. Widok rejestru e-dokumentów

Kolejnym krokiem jest wysłanie dokumentu do usługi Businesslink by Asseco. Możemy to zrobić ręcznie poprzez uruchomienie procedury Wyślij do usługi Businesslink by Asseco. Istnieje również możliwość zdefiniowania automatycznego przesyłania dowodów z rejestru e-dokumentów do Businesslink by Asseco

Rys. 3. Rejestr e-dokumentów – widok menu Procedury

W przypadku, gdy usługa Businesslink by Asseco jest zintegrowana z płatnością PayU i klient dokona zapłaty, w systemie ERP w polach płatności elektronicznej pojawi się informacja o zapłacie: zmieni się status na WYKONANA oraz pojawi się data płatności.

Praca z Businesslink by Asseco od strony użytkownika

Zarejestrowanie nowego dokumentu w usłudze Businesslink by Asseco skutkuje wysłaniem powiadomienia do właściwego użytkownika poprzez e-mail i/lub sms.

Rys. 4. E-mail z powiadomieniem o nowym dokumencie

Przykładowy sms z powiadomieniem:

Rys. 5. SMS z powiadomieniem o nowym dokumencie

Po kliknięciu w przesłany w mailu link uruchamiana jest przeglądarka internetowa z oknem logowania:

Rys. 6. Okno logowania do usługi Businesslink by Asseco

Po zalogowaniu do usługi Businesslink by Asseco otwiera się okno ze szczegółami dotyczącymi wystawionego dokumentu.

Rys. 7. Szczegóły dokumentu w usłudze Businesslink by Asseco

Okno podzielone jest na cztery części:

1. Szczegóły dokumentu – zawiera podstawowe informacje dotyczące dokumentu; w przypadku gdy mamy skonfigurowane płatności PayU, dodatkowo pojawia się przycisk Zapłać.
2. Załączniki – zawiera pliki z wydrukiem w postaci PDF oraz XML.
3. Dane wystawcy.
4. Dokumenty wymagające potwierdzenia – prezentacja graficzna zawierająca informację o liczbie dokumentów do potwierdzenia.

Dokument po zalogowaniu do usługi ma status niepotwierdzony. Po kliknięciu w załącznik następuje pobranie załącznika, a status dokumentu zmienia się na potwierdzony.

W celu dokonania płatności za fakturę użytkownik może skorzystać z przycisku Zapłać. Po naciśnięciu przycisku użytkownik jest przenoszony na stronę płatności PayU, gdzie może dokonać wygodnej płatności. Po dokonaniu zapłaty przycisk znika i nie jest już więcej widoczny.

Rys. 8. Stona płatności PayU

Po zapłacie użytkownik otrzyma maila z informacją o szczegółach płatności wraz z linkiem do sprawdzenia statusu płatności.

Rys. 9. Mail – Sprawdź status swojej płatności

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużmy się praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Sprzedawca wystawia fakturę VAT oraz przesyła fakturę do rejestru e-dokumentów. System automatycznie przesyła ją do usługi Businesslink by Asseco, a klient dostaje potwierdzenie (SMS oraz e-mail) o wystawionym dokumencie.

Ponieważ klientowi zależało na szybkim otrzymaniu towaru, zatwierdza dokument w usłudze Businesslink by Asseco oraz wykonuje płatność elektroniczną za pośrednictwem systemu PayU.

W systemie EPR sprzedawcy dokument zmienił status płatności i towar może być zlecony do wysyłki.

Przykład 2:

Firma usługowa wystawia około 30 faktur dziennie (średnia z całego roku) dla 600 partnerów. Proces wysyłki dokumentów jest rozbity na dwa dni. Jednego dnia dokumenty są przygotowywane przez dział sprzedaży (drukowanie, kopertowanie, adresowanie). Następnego dnia uprzednio przygotowana paczka dokumentów trafia do sekretariatu, gdzie kolejna osoba uzupełnia formularz internetowy Poczty Polskiej oraz kolejna osoba zawozi paczkę dokumentów do punktu pocztowego. Średni czas przygotowania dokumentu to 5 minut. Następnie dokument jest dostarczany przez Pocztę Polską co zajmuje od 2 do 4 dni. Cały proces dostarczenia dokumentów zajmuje zatem od 4 do 6 dni. Dużym problemem tej firmy jest kumulacja ilości wystawianych dokumentów na przełomie roku, co powoduje konieczność zaangażowania w proces przygotowania dokumentów dodatkowych osób z innych działów.

Po wdrożeniu usługi Businesslink by Asseco proces dostarczenia dokumentu do partnera to dla użytkownika jedno kliknięcie – uruchomienie procedury. Cały proces zajmuje kilka minut: utworzenie i zapisanie dokumentu to 5-10 sekund, automatyczny mechanizm przesyłający dokumenty (job) standardowo jest uruchamiany w odstępach 5 minut. Po tym czasie klient dostaje informację (email, sms) o wystawionym dokumencie. Może się zalogować do portalu i obejrzeć dokument. Dodatkowo otworzenie/pobranie przez klienta dokumentu w usłudze Businesslink by Asseco skutkuje informacją zwrotną w postaci zmiany statusu dokumentu na Odebrany, w ciągu 5 minut od wykonania tej czynności przez klienta.

Jakie to daje korzyści

• Dzięki usłudze dostępnej w ramach Businesslink by Asseco proces dystrybucji dokumentów jest znacznie szybszy, a dostarczenie dokumentów w pełni skuteczne i bezpieczne.
• Zwiększenie poufności danych przez ograniczenie liczby osób mających wgląd do dokumentów.
• Automatyzacja procesu pozwala zaoszczędzić czas, nie tylko po stronie wystawcy, ale również po stronie odbiorców.
• Businesslink by Asseco pozwala skuteczniej kontrolować status dostarczenia każdego dokumentu i uniknąć zagubienia go.
• Rozwiązanie pozwala na przyspieszenie procesu płatności przez eliminację opóźnień w dostarczaniu dokumentów, co może poprawić płynność finansową użytkującej je firmy.
• Wpływ na ochronę środowiska, dzięki wyeliminowaniu papierowych dokumentów.
• Klient dostaje dostęp przez sieć do wystawionych dla niego dokumentów, a dzięki powiadomieniom email i sms informacja o nowych dokumentach trafia do właściwych osób bez opóźnień.
• Możliwość integracji z PayU zwiększa wygodę klienta względem tradycyjnych rozwiązań.

Autor wpisu: Jacek Spozowski