Nowe rozwiązanie – mechanizm importu, dodane do systemu Softlab HR by Asseco umożliwia zasilenie aplikacji danymi z rejestratorów czasu pracy dotyczącymi wejść/wyjść. Zasilanie to może odbywać się poprzez import z pliku lub poprzez pobranie danych z dedykowanego widoku znajdującego się w zewnętrznej bazie danych.

Mechanizm importu standardowo zapewnia integrację z rejestratorami czasu pracy wiodących producentów czytników, takich firm jak Unicard, HSK i ICC. Ponadto możliwość elastycznego konfigurowania definicji importów pozwala na integrację z dowolnymi rejestratorami użytkowanymi w przedsiębiorstwie.

Potrzeba biznesowa

Aby zredukować koszty i wspierać efektywność działania, przedsiębiorstwa korzystają z urządzeń do rejestracji czasu pracy pracowników.  Dane o rzeczywistym czasie pracy są niezbędne w celu rozliczenia czasu pracy i stanowią podstawę naliczenia wynagrodzeń na listach płac.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Na koniec każdego miesiąca dane o wejściach/wyjściach są przepisywane  przez operatorów z plików utworzonych przez rejestratory do systemu kadrowo-płacowego. Im większa firma, tym dłuższy czas poświęcany na migrację danych z plików do systemu. Podczas przenoszenia danych do programu występują też pomyłki operatorów. Z tego powodu firmy potrzebują optymalizacji sposobu migracji danych pomiędzy używanymi przez firmę rejestratorami czasu pracy a systemem Softlab HR by Asseco.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab HR by Asseco utworzony został w pełni konfigurowalny mechanizm służący do importu danych o wejściach/wyjściach pracowników z rejestratorów czasu pracy.

Konfiguracja importu zdarzeń RCP tworzona jest w słowniku Definicje importów. W przypadku posiadania przez przedsiębiorstwo rejestratorów dostarczanych przez producentów czytników firm Unicard, HSK oraz ICC dostępne są standardowe definicje importu z plików lub z zewnętrznej bazy danych.

Rys. 1. Standardowe konfiguracje importów w słowniku Definicje importów

W przypadku, gdy przedsiębiorstwo posiada inne urządzenia do rejestracji czasu pracy, wymagane jest utworzenie dedykowanej definicji importu. Raz stworzona definicja importu nie wymaga dalszej ingerencji operatora, a sam mechanizm importu może być obsługiwany przez jedną osobę z podstawową znajomością systemu. Czas poświęcony na uruchomienie procedur do importu jest zawsze taki sam, niezależnie od ilości pracowników czy ilości rejestratorów czasu pracy.

Każda z powyższych definicji zawiera ustalony format obsługiwanego pliku lub odwołuje się do widoku w bazie danych. W przypadku nowych definicji na etapie wdrożenia tego rozwiązania należy odpowiednio przygotować procedury przetwarzające dane.

Niezależnie od tego, czy dane pochodzą z plików, czy z zewnętrznej bazy danych, import danych z rejestratorów RCP do aplikacji Softlab HR by Asseco odbywa się w dwóch fazach.

W pierwszym kroku dane przenoszone są do tabeli buforowej dostępnej w słowniku Bufor importu zdarzeń RCP. Operator może wykonać taki import na żądanie, korzystając w tym celu z procedury Import zdarzeń RCP. Zwykle jednak ta faza importu odbywa się automatycznie i cyklicznie, bez udziału operatora, zaś import wykonywany jest zgodnie z ustalonym harmonogramem pobierania danych.

Słownik Bufor importu zdarzeń RCP zawiera zaimportowane zdarzenia, zweryfikowane pod względem poprawności i poddane obróbce zgodnie z wymaganiami danej definicji importu.

Rys. 2. Zaimportowane zdarzenia w tabeli buforowej słownika Bufor importu zdarzeń RCP

Status wierszy Zaimportowany wskazuje na prawidłowe zdarzenia wejścia/wyjścia. W przypadku, gdy importowane dane nie są spójne lub zawierają błędy, wiersze w buforze otrzymują status Błędny i zawierają dokładną informację o błędzie. Dane w buforze mogą podlegać niezbędnej korekcie, a informacje o błędach pozwalają ograniczyć czas potrzebny na poprawę danych.

W drugim kroku dane o prawidłowych zdarzeniach wejścia/wyjścia przenoszone są z tabeli buforowej, czyli ze słownika Bufor importu zdarzeń RCP do tabeli docelowej dostępnej w słowniku Zdarzenia RCP. Na podstawie przeniesionych zdarzeń rozliczany będzie rzeczywisty czas pracy, a w konsekwencji zostaną naliczone wynagrodzenia. Ta faza importu odbywa się na żądanie operatora, który wykorzystuje w tym celu procedurę Przenieś. Status wierszy poprawnie przekazanych ze słownika Bufor importu zdarzeń RCP do słownika Zdarzenia RCP zmienia się na Przeniesiony.

W słowniku Bufor importu zdarzeń RCP dostępna jest również procedura Import zdarzeń RCP z przeniesieniem, która służy do jednoczesnego importu zdarzeń oraz do ich przeniesienia do słownika Zdarzenia RCP.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie?

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się  praktycznym przykładem.

Przykład:

Przedsiębiorstwo posiada rejestratory czasu pracy firmy HSK. Co godzinę oprogramowanie RCP tworzy w zewnętrznej bazie danych zrzuty danych o wejściach/wyjściach z pamięci czytników. Dane te powinny być przetwarzane w systemie Softlab HR by Asseco.

Ustalono, że dane będą pobierane z zewnętrznej bazy danych automatycznie, z wykorzystaniem mechanizmu standardowej definicji importu o nazwie RCP_SQLHSK dostępnej w słowniku Definicje importów:

Rys. 3. Konfiguracja importu z bazy danych dla rejestratorów HSK w słowniku Definicje importów

Import danych wymaga zdefiniowania połączenia do obiektu w zewnętrznej bazie danych MSDB_HSK, gdzie składowane są dane o zdarzeniach. W słowniku Zewnętrzne bazy danych dodano w tym celu definicję połączenia do obiektu ze zdarzeniami:

Rys. 4. Konfiguracja połączenia z bazą danych dla rejestratorów HSK w słowniku Zewnętrzne bazy danych

Następnie należy utworzyć cykliczne zadanie (tzw. job) w słowniku Definicja jobów bazodanowych, które odpowiada za uruchomienie importu zdarzeń RCP z zewnętrznej bazy danych rejestratorów HSK do słownika Bufor importu zdarzeń RCP:

Rys. 5. Konfiguracja joba dla importu z bazy danych dla rejestratorów HSK w słowniku Definicje jobów bazodanowych

Wszystkie powyższe działania dotyczą konfiguracji i wykonuje się je raz na etapie wdrożenia funkcjonalności importu. Zdefiniowane zadanie cykliczne odpowiada za uruchomienie importu danych z zewnętrznej bazy do bufora w słowniku Bufor importu zdarzeń RCP. Zadanie aktywuje import zgodnie z harmonogramem, każdego dnia co godzinę. W trakcie importu dane podlegają weryfikacji, a następnie oczekują w buforze na przeniesienie do docelowej kartoteki zdarzeń pracowniczych w słowniku Zdarzenia RCP. Przykładowe zdarzenia są w statusie Zaimportowany, co oznacza, że nie zawierają one błędów:

Rys. 6. Zdarzenia ze statusem Zaimportowany w słowniku Bufor importu zdarzeń RCP

Powyższa faza importu odbywa się automatycznie i nie wymaga ingerencji operatora.

Ustalono, iż w celu weryfikacji czasu pracy przez bezpośrednich przełożonych, raz dziennie osoba odpowiedzialna za sprawdzenie stanu bufora przeniesie dane ze słownika Bufor importu zdarzeń RCP do docelowej kartoteki zdarzeń w słowniku Zdarzenia RCP. W tym celu operator zaznacza wybrane wiersze ze statusem Zaimportowany i uruchamia procedurę Przenieś. Status wierszy w buforze zmienia się na Przeniesiony:

Rys. 7. Zdarzenia ze statusem Przeniesiony w słowniku Bufor importu zdarzeń RCP

Operator przeprowadził import danych o czasie pracy pracowników. Przeniesione dane o wejściach/wyjściach znajdują się w słowniku Zdarzenia RCP, dostępnym również w kontekście danego pracownika oraz wybranego okresu rozliczeniowego jako szczegół słownika Harmonogramowanie i kontrola RCP. Dane dostępne są dla bezpośrednich przełożonych w celu wykonania rozliczenia czasu pracy.

Rys. 8. Zdarzenia RCP w słowniku Harmonogramowanie i Kontrola RCP

Jakie to daje korzyści

• Ograniczenie czasu poświęcanego na przeniesienie danych między rejestratorami czasu pracy a systemem Softlab HR.
• Dostęp bezpośrednio w systemie Softlab HR do bieżących informacji o obecnościach i nieobecnościach pracowników w firmie.
• Możliwość zlokalizowania w nagłych przypadkach pracowników na terenie obiektu na podstawie miejsca użycia karty RCP.
• Łatwość przystosowania importu do nowego formatu danych w przypadku ewentualnej zmiany dostawcy rejestratorów czasu pracy.

Podsumowując, mechanizm importu wspiera istotny obszar działalności firmy, jakim jest rozliczenie pracy na podstawie rzeczywistego czasu pracy. Ewidencja czasu pracy jest dostarczana na bieżąco, bez opóźnień. Ma to istotny wpływ na terminowość oraz poprawność naliczenia wynagrodzeń. Na sukces tego rozwiązania składają się:

• elastyczność konfiguracji,
• przejrzystość importowanych danych,
• łatwość obsługi,
• szybkość działania.

 

Autor artykułu: Piotr Błazik, Anna Parzyszek