W systemie Softlab HR by Asseco można włączyć funkcjonalność wyliczania limitu urlopowego dla urlopu o typie „a” (art. 188 KP) tylko do dnia osiągnięcia przez dziecko 14 roku życia. Funkcjonalność  pomaga wyeliminować przypadki udzielenia takiego urlopu osobie nieuprawionej.

Potrzeba biznesowa

Firma zatrudnia dużą liczbę pracowników. Każdorazowe analizowanie uprawnień pracownika do zwolnienia od pracy z powodu opieki nad dzieckiem z art. 188 KP jest czasochłonne i może spowodować popełnienie błędu przez pracownika działu kadr, a co za tym idzie udzielenie nieprzysługujących pracownikowi dni wolnych od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Przed wprowadzeniem opisywanego rozwiązania system generował limit dla urlopu „a” na cały rok. Nie uwzględniał sytuacji ukończenia przez dziecko pracownika 14 roku życia w trakcie roku. W rezultacie możliwe było udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi, którego dziecko miało już ukończony 14 rok życia. Tym sposobem pracownik mógł wykorzystać dzień wolny od pracy, do którego zgodnie z przepisami Kodeksu pracy nie był już uprawniony.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab HR by Asseco funkcjonuje blokada generowania limitu dla urlopu typu „a” powyżej określonego wieku dziecka pracownika (obecnie, zgodnie z przepisami prawa pracy, jest to 14 lat) oraz jest zablokowana możliwość rejestracji takiego urlopu po ukończeniu przez dziecko 14 roku życia.

Sposób działania w aplikacji HR wygląda następująco:

W słowniku Pracownicy – umowy(etaty) zapisujemy dane członka rodziny, podając jego datę urodzenia:

Rys. 1. Procedura Dodaj członka rodziny

Po zarejestrowaniu danych dziecka jego wiek jest widoczny w szczególe Rodzina.

Rys. 2. Szczegół Rodzina w słowniku Pracownicy – umowy(etaty)

Podczas generowania limitu urlopowego dla urlopu typu „a” dla danego pracownika procedurą Wyznaczanie limitu urlopowego:

Rys. 3. Procedura Wyznaczanie limitu urlopowego

powstaje następujący wpis w szczególe Limity urlopowe:

Rys. 4. Szczegół Limity urlopowe w słowniku Pracownicy – umowy(etaty)

System automatycznie ustawia datę obowiązywania limitu urlopowego na dzień przed osiągnięciem przez dziecko 14 roku życia.

Przy próbie rejestracji urlopu „a” powyżej daty limitu pojawia się komunikat:

Rys. 5. Komunikat przy próbie rejestracji urlopu powyżej daty wygenerowanego limitu urlopowego

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W firmie pracuje duża liczba pracowników – rodziców, uprawnionych do zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do 14 roku życia.

Przykład:

Podczas rejestracji danych dziecka system zapisuje jego datę urodzenia. Data ta wykorzystywana jest przy generowaniu limitu dla urlopu o symbolu „a”. W danym roku dziecko pracownika ukończy 14 lat w dniu 20 lipca. W tym roku pracownik składa wniosek o dzień wolny na podstawie art. 188 KP na 1 września. Bez uruchomienia opisanej funkcjonalności system umożliwi rejestrację absencji i wypłatę wynagrodzenia ze zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy tego dnia. Przy uruchomionej funkcjonalności procedura Kreator urlopów uniemożliwi rejestrację absencji typu „a”, jeśli dziecko w dniu absencji ma skończone 14 lat.

Jakie to daje korzyści

• Oszczędność czasu pracowników działu kadr.
• Eliminacja ręcznej kontroli uprawnień pracowników do zwolnienia od pracy wynikającego z art. 188 k. p.
• Firma nie ponosi kosztów wynagrodzeń z tytułu nieuprawionego przyznania dnia wolnego dla pracownika oraz nie musi powierzać w tym dniu obowiązków pracowniczych rodzica innym osobom.

Autor wpisu: Lubomir Golda