Rozwiązanie umożliwia automatyczne zarejestrowanie historii wygenerowanych zaświadczeń pracownika oraz łatwe przeglądanie ich przez użytkowników.
Potrzeba biznesowa
Obowiązkiem pracodawcy jest wydawanie pracownikom zaświadczeń potwierdzających pozostawanie w stosunku pracy oraz uzyskiwane przez pracowników zarobki – na podstawie prowadzonych akt osobowych i innej dokumentacji z zakresu prawa pracy. Jest to dla pracowników działu HR bardzo pracochłonne między innymi ze względu na konieczność ręcznego prowadzenia rejestru wydanych dokumentów i udzielania informacji na pytania pracowników o status sprawy (szczególnie w wieloosobowych działach HR i w firmach o rozproszonej strukturze).
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Zanim została wprowadzona prezentowana funkcjonalność naszego systemu, pracownik działu HR musiał papierowo (czasami w pliku Excel) prowadzić ewidencję wydawanych zaświadczeń. Taki proces był czasochłonny, a przy kilkuset pracownikach bardzo angażujący.
Jak to usprawniliśmy
W wyniku dodatkowych prac wdrożeniowych został przygotowany dedykowany mechanizm umożliwiający automatyczne zapisywanie historii generowania wybranych zaświadczeń. Na formularzu parametrów takiego zaświadczenia zostało dodane pole wyboru Zapisz historię. Zaznaczenie go sprawia, że informacje o wygenerowaniu raportu są automatycznie zapisywane do oddzielnego słownika. Co ważne, domyślnie ta nowa opcja jest zaznaczona, a użytkownik może ją odznaczyć.
Rys. 1. Parametry raportu Zaświadczenie o wynagrodzeniu
Informacje o historii generowania zaświadczeń mogą być przeglądane w słowniku Historia zaświadczeń. Nowo utworzony słownik został udostępniony wybranym użytkownikom, którzy są odpowiedzialni za przygotowywanie i wydawanie zaświadczeń pracownikom.
Rys. 2. Słownik Historia zaświadczeń
Użytkownik może określić przedział czasowy, wybrać tytuł zaświadczenia oraz określić, czy interesują go zaświadczenia konkretnego pracownika czy wszystkich.
Lista pól widocznych w przeglądarce:
- Data dowodu – data wystawienia zaświadczenia,
- Login operatora – login użytkownika generującego zaświadczenie,
- Firma,
- Numer kolejny – automatycznie wstawiany numer zaświadczenia podczas generowania,
- Raport Nazwa, Tytuł formy – nazwa zaświadczenia,
- Pracownik
- LpLogo – numer ewidencyjny pracownika,
- Numer umowy – numer umowy pracownika,
- Imię – imię pracownika,
- Nazwisko – nazwisko pracownika,
- Opis,
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność, posłużymy się praktycznym przykładem.
Przykład:
Udzielenie informacji pracownikowi na temat wystawianego dla niego zaświadczenia
Pracownik dzwoni z pytaniem, czy jego zaświadczenie zostało już wygenerowane i może zgłosić się po jego odbiór. Okazuje się, że osoba z działu HR (która zajmowała się tym akurat zaświadczeniem) jest nieobecna w pracy. W takiej sytuacji inny pracownik HR (który ma nadany dostęp do słownika Historia zaświadczeń) może szybko sprawdzić status danego zaświadczenia i udzielić pełnej informacji pracownikowi.
Jakie to daje korzyści
- Zapewnienie kontroli wydawanych zaświadczeń z możliwością szybkiego dostępu do historii ich wydawania.
- Oszczędność czasu pracownika działu HR.
Autor artykułu: Konrad Królik