Elektroniczne zwolnienia lekarskie to nowe rozwiązanie dodane do systemu Softlab HR by Asseco, którego zadaniem jest nie tylko dostosowanie naszego programu do zmian w przepisach, ale również usprawnienie obsługi i kontroli elektronicznych zwolnień przez pracowników działu HR.
Potrzeba biznesowa
Zgodnie z ustawą z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066) od dnia 1 lipca 2018 roku zwolnienia lekarskie trzeba będzie wystawiać w formie elektronicznej. W ten sposób wyeliminowane zostaną z obiegu zwolnienia papierowe. Zmiany te mają na celu znacznie skrócić i uprościć proces wystawiania zwolnienia lekarskiego oraz przekazywania go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i płatnika.
Jak to usprawniliśmy
Umożliwiliśmy:
- import zwolnień lekarskich z pliku *.csv (bezpośrednio lub z weryfikacją użytkownika),
- weryfikację importowanych danych wraz z informacją o ewentualnym błędzie,
- przeglądanie i analizowanie zaimportowanych zwolnień z Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS,
- przesłanie elektronicznych zwolnień lekarskich do kartoteki zasiłków lub wniosków o nieobecność (dla importów, dla których obsługiwana jest ścieżka akceptacji),
- kontrolę przesłanych zwolnień lekarskich w kartotece zasiłków.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
Przypadek użycia 1
Import zwolnień lekarskich z weryfikacją przez pracownika działu kadr
Pracownik działu kadr otwiera słownik Zasiłki E-ZLA. Po wejściu do słownika uruchamia procedurę Import E-ZLA.
Rys. 1. Procedura importu e-deklaracji
Na wyświetlonej formatce wskazuje plik do importu:
Rys. 2. Okno procedury Import E_ZLA
Plik zawiera dane wyeksportowane z profilu informacyjnego płatnika (zakładka Zaświadczenia lekarskie w Panelu Płatnika na portalu PUE ZUS).
System importuje dane do słownika Zasiłki E-ZLA i sprawdza poprawność pliku, czyli weryfikuje:
- poprawność struktury danych importowanego pliku,
- czy w momencie importu zasiłku w systemie są zarejestrowane dane pracownika na datę nieobecności (sprawdzanie polega na weryfikacji pola PESEL),
- czy zwolnienie nie zostało już zaimportowane,
- dane płatnika pomiędzy systemem a zwolnieniem, czyli sprawdza, czy dane płatnika w systemie zgadzają się z danymi płatnika na zwolnieniu,
- pokrywanie się zwolnienia z innymi wprowadzonymi absencjami,
- pokrywanie się zwolnienia z wprowadzonymi wnioskami o nieobecność,
- w przypadku zasiłków opiekuńczych, czy dane członka rodziny są zarejestrowane w systemie,
- chronologiczną kolejność eksportu danych.
Rys. 3. Import zakończony sukcesem
W słowniku Zasiłki E-ZLA użytkownik wskazuje wybrane zwolnienia (po wcześniejszej weryfikacji). Następnie uruchamia procedurę Przenieś dane E-ZLA dla wybranych zwolnień.
Rys. 4. Procedura przeniesienia danych do Kartoteki zasiłków
Poprawne zasiłki zostają automatycznie przeniesione do słownika Kartoteka zasiłków.
Rys. 5. Podgląd zasiłków
Z poziomu słownika Zasiłki E-ZLA pracownik może zobaczyć historię zaimportowanych zasiłków, jak również dane o absencjach przeniesionych do Kartoteki zasiłków.
Rys. 6. Podgląd historii zaimportowanych zasiłków
Zasiłki poprawnie przeniesione do Kartoteki zasiłków mają zatwierdzony wskaźnik w kolumnie Przeniesione.
Zasiłki nie przeniesione do Kartoteki zasiłków oznaczane są w słowniku Zasiłki E-ZLA jako błędne.
Rys. 7. Informacja o poprawności zaimportowanych zasiłków
Wykaz błędów dostępny jest w szczególe E-ZLA błędy importu CSV w słowniku Zasiłki E-ZLA.
Istnieje możliwość automatycznego przeniesienia zasiłków podczas importu od razu do słownika Kartoteka zasiłków. Zależy to od ustawień systemu.
Przypadek użycia 2
Poprawa błędnego zasiłku
Pracownik działu kadr otwiera słownik Zasiłki E-ZLA w celu pobrania zaimportowanych zasiłków pracownika do słownika Kartoteka zasiłków.
Po wejściu do słownika uruchamia procedurę Przenieś dane E-ZLA.
Rys. 8. Procedura Przenieś dane E_ZLA z bufora
System wyświetla informacje o błędzie, który skutkuje niepowodzeniem przy przenoszeniu zasiłku.
Rys. 9. Błąd importu elektronicznych zasiłków
Pracownik odnajduje błędne zwolnienia w słowniku Zasiłki E-ZLA. Błędne zwolnienia mają znacznik w kolumnie Błąd. Rodzaj błędu widoczny jest w szczególe E-ZLA błędy importu CSV.
Rys. 10. Wykaz błędów z importu elektronicznych zasiłków
Komunikat wskazuje, że w systemie zostały zarejestrowane zasiłki w okresie podanym na e-zwolnieniu.
Pracownik działu HR sprawdza i poprawia, bądź usuwa wcześniej zarejestrowane błędne dane dotyczące absencji chorobowej w słowniku Kartoteka zasiłków. Następnie w słowniku Zasiłki E-ZLA uruchamia ponownie procedurę do przeniesienia niezaimportowanego wcześniej zwolnienia do Kartoteki zasiłków. Zasiłek zostaje przeniesiony do Kartoteki zasiłków.
Rys. 11. Poprawnie przeniesiony zasiłek
Jakie to daje korzyści
- Zmniejszenie ilości dostarczonych błędnych zwolnień lekarskich.
- Brak konieczności ręcznego wprowadzania zasiłków przez pracowników HR.
- Uniknięcie korekt naliczeń związanych z dostarczaniem zwolnień przez pracowników po naliczeniu listy.
- Lepsza organizacja pracy działu kadr.
- Wyeliminowanie błędów ręcznego wprowadzania danych poprzez automatyczną rejestrację zasiłków w systemie.
- Usprawnienie obiegu dokumentów.
- Możliwość szybszego złożenia przez pracodawcę wniosku do ZUS w sprawie kontroli prawidłowości wystawienia zwolnienia lekarskiego.
- Dostępność zwolnienia od razu do importu do systemu, co skraca oczekiwanie pracodawcy na dostarczenie zwolnienia przez pracownika.
Autorka wpisu: Iwona Gołaś