W systemie Softlab HR by Asseco możliwa jest ewidencja wszystkich informacji dotyczących wyposażenia pracownika. Dzięki temu łatwo można wygenerować dokument potrzebny do rozliczenia pracownika z powierzonego mu sprzętu.
Potrzeba biznesowa
Firmy często spotykają się z problemem ewidencjonowania i rozliczenia wyposażenia użytkowanego przez pracowników. Wielokrotnie wartość powierzonego pracownikom mienia jest na tyle wysoka, że precyzyjna informacja o tym kto aktualnie je użytkuje (a co za tym idzie ponosi za niego odpowiedzialność) pozwala znacznie ograniczyć koszty ich utrzymania.
Jak to realizujemy
W systemie Softlab HR by Asseco dodano moduł Wyposażenie pracownika. Wspomaga on prowadzenie ewidencji przedmiotów i urządzeń stanowiących wyposażenie pracownika. Jest on również przydatny przy gospodarowaniu sprzętem. Głównym słownikiem wykorzystywanym do ewidencjonowania wyposażenia pracownika jest Kartoteka wyposażenia pracownika. Służy ona do zbierania informacji dotyczących sprzętu i innych przedmiotów przekazanych do użytkowania pracownikowi w trakcie trwania umowy i może być na przykład podstawą do utworzenia dokumentu rozliczenia podczas zwalniania pracownika. W szczególe Wyposażenie pracownika możemy przypisać wybranemu pracownikowi dowolny element wyposażenia wraz z jego atrybutami.
Rys. 1. Słownik Kartoteka wyposażenia pracownika, szczegół Wyposażenie pracownika
Do każdego elementu wyposażenia możemy przypisać datę jego otrzymania przez pracownika, a także wypełnić lub zaznaczyć pola wspomagające rozliczanie stanu posiadania pracownika z pracodawcą: Data; Zdania oraz Rozliczone. Pola te informują nas o tym, że sprzęt został pomyślnie rozliczony i pracownik już nie jest w jego posiadaniu.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis rejestrowania elementu wyposażenia wraz z przypisywaniem go do odpowiedniego rodzaju wyposażenia, a także przypisywaniem do niego atrybutów (cech). Warto zaznaczyć, że dodawanie wyposażenia w słowniku Kartoteka wyposażenia pracownika odbywa się w szczególe Wyposażenie pracownika za pomocą przycisku Nowy. Finalnie utworzony element wyposażenia wybieramy z listy rozwijanej, dzięki czemu wykonywane przez nas czynności definiowania wyposażenia nie są powielane.
- Rodzaje wyposażenia – jest to słownik zawierający grupy wyposażenia, które możemy dowolnie definiować i którym na tym etapie możemy przypisywać zdefiniowane wcześniej atrybuty ze słownika Atrybuty wyposażenia (informacja o tym znajduje się poniżej w punkcie 3.), np.:
- Samochód (grupa wyposażenia), przykładowe atrybuty: nr rejestracyjny, marka, model, numer VIN, kolor, homologacja;
- Komputery (grupa wyposażenia), przykładowe atrybuty: marka, model, typ, nr identyfikacyjny.
Określamy także ich wymagalność poprzez zaznaczenie pola wyboru w kolumnie Wymagany.
Rys. 2. Definiowanie rodzajów wyposażenia
- W słowniku Kartoteka wyposażenia definiujemy poszczególne elementy wyposażenia i przyporządkowujemy je do rodzaju (grupy) wyposażenia. Tworzymy na przykład samochód osobowy o numerach rejestracyjnych LU0451N i dodajemy go do wcześniej utworzonej i skonfigurowanej grupy Samochód.
Rys. 3. Kartoteka wyposażenia
- W słowniku Atrybuty wyposażenia definiujemy atrybuty wyposażenia. Służą one do określania cech charakterystycznych oraz niezbędnych informacji dotyczących danego sprzętu. Dla samochodu osobowego będą to np. nr rejestracyjny, marka, model, numer VIN, kolor, homologacja na auto ciężarowe. Przykład widoczny na rysunku numer 4.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.
Przykład 1:
W firmie handlowej pracownicy działu sprzedaży dysponowali (poza telefonem komórkowym, komputerem i samochodem osobowym) drobniejszym sprzętem firmowym, ale stosunkowo kosztownym. Skrupulatne zapisy oraz informacje o stanie posiadania pracownika rejestrowane w module Wyposażenie pracownika firma wykorzystuje w przypadku zwolnienia pracownika. Wgląd w jedną kartotekę ułatwia wystawienie pracownikowi karty obiegowej, która obliguje go do rozliczenia się z całego posiadanego wyposażenia. W ten sposób udało się znacząco ograniczyć skalę zagubionych sprzętów firmowych.
Przykład 2:
Firma usługowa wykorzystuje moduł Wyposażenia pracownika w konfiguracji, która w przypadku zatrudnienia osoby pozwala na przypisanie do niej rodzaju wyposażenia wymaganego do pracy na danym stanowisku. Dzięki temu nie zapomina o przyznaniu pracownikowi narzędzi niezbędnych do wykonywania jego czynności służbowych.
Jakie to daje korzyści dla klienta
- Skrócenie czasu potrzebnego na zebranie informacji o wyposażeniu będącym w posiadaniu pracowników.
- Usprawnienie procesu rozliczenia się ze zwalnianym pracownikiem, np. za pomocą karty obiegowej.
- Zmniejszenie kosztów utrzymywania wyposażenia firmowego.
Autor wpisu: Adrian Konopiński