W systemie Softlab HR by Asseco możliwe jest automatyczne wysyłanie maili o zatrudnieniu i zwolnieniu pracowników oraz o innych zmianach kadrowych, np. przesunięciu pracownika w strukturze czy zmianie przełożonego. Dzięki temu łatwiej jest dotrzeć z informacją do wszystkich zainteresowanych adresatów oraz uniknąć pomyłek.

Potrzeba biznesowa

Jednym z wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi w firmie jest propagowanie wewnątrz organizacji informacji dotyczących zatrudnienia, zwolnienia pracownika oraz zmian kadrowych.

Dobrze byłoby, aby proces rozsyłania takich informacji był zautomatyzowany i realizowany na bieżąco. Dzięki temu pracownicy szybciej dowiadywaliby się o zmianach, można byłoby też zapobiec pomyłkowemu ominięciu w mailingu zainteresowanych osób. Historia wysyłania powiadomień powinna ponadto znajdować się w jednym miejscu.

Wyzwaniem dla działu HR jest znalezienie odpowiedniego narzędzia do przekazywania informacji wprost z sytemu kadrowego. Maile wysyłane z systemu pocztowego niejednokrotnie są bowiem niekompletne lub spóźnione.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W systemie Softlab HR by Asseco ewidencjonowane były dane kadrowe, ale brakowało możliwości bezpośredniego przesyłania z poziomu aplikacji kluczowych informacji do zainteresowanych osób i działów. Zanim prezentowana funkcjonalność została wprowadzona w firmie, najczęściej te informacje były wysyłane drogą mailową za pomocą odrębnego systemu pocztowego. Niejednokrotnie prowadziło to do sytuacji, że w mailingu były pominięte niektóre zainteresowane osoby, a wiadomości o zmianach dość późno były przekazywane do odpowiednich działów. Ponadto używany w firmie system pocztowy nie miał możliwości skumulowania w jednym miejscu wszystkich wysłanych maili dotyczących zmian w działach. Trudność też sprawiało odszukiwanie w systemie HR informacji o kluczowych zmianach kadrowych potrzebnych do wysłania zbiorczych informacji, np. o przesunięciach pracowniczych.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab HR by Asseco zostało przygotowane rozwiązanie wdrożeniowe (wymagające przeprowadzenia dedykowanych prac wdrożeniowych) polegające na dostarczeniu automatu wspomagającego wysyłkę maili o zmianach kadrowych, bezpośrednio z poziomu modułu HR.

Rozwiązanie obejmuje automatyczne wysyłanie maili dotyczących:

• zatrudnienia pracownika, wraz z możliwością wysłania korekty tej informacji,
• zwolnienia pracownika, wraz informacją o wycofaniu wypowiedzenia,
• zmian kadrowych, w tym zmiany nazwiska, przesunięcia pracownika w zakresie jego działu, zmiany przełożonego czy lokalizacji miejsca pracy.

Użytkownicy systemu mogą tworzyć grupy mailowe w systemie. Pozwala to na uwzględnienie  odpowiednich osób lub działów w mailingu. Przykładowo, informacja o zakończeniu umowy z pracownikiem powinna dotrzeć do administracji, działu IT lub działu rozliczeń – dział HR może to swobodnie definiować.

Rys. 1. Definiowalne grupy mailowe

Wiadomości o zmianach są automatycznie wysyłane przez system HR do wcześniej zdefiniowanych grup mailowych bezpośrednio po wprowadzeniu przez użytkownika zmian w systemie kadrowym. Istnieje  też możliwość wysłania informacji w innym terminie.

Rys. 2. Informacja o wysłaniu maila – zwolnienie pracownika

Użytkownik nie musi pamiętać o wysłaniu maila za pośrednictwem zewnętrznego systemu pocztowego, nie musi też przygotowywać do niego szablonu, ponieważ jest on przygotowany w programie Softlab HR by Asseco. W przypadku pomyłki przy wprowadzaniu danych do systemu użytkownik może zdecydować o ponownym wysłaniu informacji. System sam klasyfikuje kolejny mail jako korektę.

Rys. 3. Informacja o wysłaniu korekty – zwolnienie pracownika

W każdym momencie można odłożyć w czasie wysyłkę maila o zmianach. W takim przypadku w weryfikacji maili pomaga użytkownikowi przeglądarka Wysłane maile. System odnotowuje każdą wysyłkę, dzięki czemu w szybki sposób można sprawdzić, czy informacja została wysłana. Zapisany zostaje nie tylko sam fakt wysłania informacji, ale też treść maila i jego adresaci. Aby uniknąć pomyłki w zakresie adresatów maila, użytkownik może w systemie konfigurować grupy mailowe, dzięki czemu informacja zawsze trafi do odpowiednich osób i działów.

Rys. 4. Zapisana historia wysyłanych maili

W przypadku przesunięć pracowniczych pomocna jest przeglądarka Zmiany kadrowe. Tak jak w opisanych powyżej przypadkach umożliwia ona automatyczne wysłanie maila do odpowiednich osób/działów. Dzięki przeglądarce użytkownik nie musi sprawdzać informacji w różnych słownikach systemu. Pełna informacja znajduje się już w jednym miejscu wraz z opisem poprzednich i aktualnych danych. Skraca to czas przygotowania danych dotyczących zmian kadrowych do wiadomości mailowej.

Rys. 5. Słownik Zmiany kadrowe, zawierający informacje dotyczące zmian w działach, przełożonych, MPK i lokalizacji

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu przygotowywania wiadomości mailowych.
• Ograniczenie pomyłek w treści wiadomości, adresach i innych danych odbiorców.
• Szybszy przekaz informacji dotyczących zmian kadrowych mających miejsce w organizacji.
• Skoncentrowanie danych w jednym miejscu w systemie, co pozwala na skrócenie czasu przygotowywania kluczowych informacji przez dział HR.

Autorka artykułu: Beata Brach