Usługa Businesslink została wyposażona w mechanizm umożliwiający pobranie dokumentu przez określony czas określoną ilość razy bez konieczności każdorazowego logowania się do portalu.
Dotychczas pobranie dokumentu w usłudze Businesslink było możliwe tylko po zalogowaniu się do portalu. Dla użytkowników, którzy otrzymują więcej niż jeden dokument w miesiącu, czynność ta może być dość kłopotliwa. Bardziej aktywni użytkownicy woleliby pobierać dokumenty wprost z wiadomości e‑mail, która stanowi również powiadomienie o fakcie wystawienia dokumentu. Umieszczenie pliku PDF w wiadomości e-mail w postaci załącznika nie jest dobrym rozwiązaniem, gdyż nie ma pewności, czy został on dostarczony, a co ważniejsze: nie ma wiarygodnej informacji, czy został pobrany. Usługa Businesslink ma jednak mechanizm, który generuje odnośnik umożliwiający pobranie dokumentu bez konieczności logowania się do portalu.
Po skonfigurowaniu powiadomień e-mail w treści wygenerowanej wiadomości e-mail informującej o wystawieniu nowego dokumentu zamieszczany jest też odnośnik do niego. Po kliknięciu odnośnika można pobrać dokument wprost z wiadomości.
Rys. Wiadomość e-mail wraz z linkiem do bezpośredniego pobrania dokumentu
Zapisanie pliku załącznika poprzez kliknięcie linku powoduje, że do systemu ERP powraca informacja o statusie jego pobrania, tak jakby został on pobrany wprost z portalu. Należy pamiętać tylko, że pobranie dokumentu tym kanałem sprawi, że jako osoba, która zapisała dokument w systemie ERP, zostanie odnotowana osoba, do której skierowany był mail, czyli nie zawsze ta, która rzeczywiście pobrała dokument.
Aby uruchomić funkcję linków bezpośrednich, należy zalogować się do portalu Businesslink na użytkownika z rolą administratora, przejść do zakładki Administracja i w sekcji Powiadomienia e-mail ustawić wartości dla następujących parametrów:
· Pozwól na pobranie dokumentu wprost z wiadomości e-mail na wartość Tak,
· Przez ile dni będzie aktywny link umożliwiający pobranie dokumentu bez konieczności logowania do portalu na wartość 30, jeśli chcemy aby link były aktywny przez miesiąc,
· Czy pozwalać tylko na jednorazowe pobranie dokumentu wprost z wiadomości e-mail na wartość Nie, jeśli chcemy, aby jednym linkiem można ściągać ten sam plik kilkukrotnie.
Rys. Parametry do konfiguracji powiadomień e-mail w portal Businesslink