Terminowe wysyłanie pracowników na badania lekarskie jest jednym z obowiązków pracodawcy. System Asseco Softlab HR może przypominać o zbliżającym się terminie ważności badań lekarskich danego pracownika. Dzięki temu można uniknąć pomyłek, wskutek których pracownik bez ważnych badań lekarskich zostałby dopuszczony do pracy.
Potrzeba biznesowa
Dopilnowanie tego, aby pracownik został skierowany na badania lekarskie w odpowiednim terminie, jest jednym z obowiązków pracodawcy, wynikających z przepisów kodeksu pracy. Pracodawca musi wysyłać pracowników m.in. na badania wstępne, okresowe oraz kontrolne.
Termin ważności badań lekarskich dla każdego pracownika może być różny. Z tego względu łatwo o pomyłki, pominięcie danej osoby podczas wypisywania skierowań lub zbyt późne skierowanie jej na badania.
Jak to realizujemy
System Asseco Softlab HR może w odpowiednim momencie (w zależności od konfiguracji powiadomień) przypominać o zobowiązaniach kadrowych względem pracownika.
W pierwszym kroku musimy dla każdego rodzaju badania zdefiniować, na ile dni przed upływem jego daty ważności ma być generowane powiadomienie. Do wyboru mamy:
- BL-O – Badania Lekarskie Okresowe,
- BL-K – Badania Lekarskie Kontrolne,
- BL-S – Badania Lekarskie Sanitarne,
- BL-W – Badania Lekarskie Wstępne,
- BL-U – Badania Lekarskie Uzupełniające,
- BL-inne – Badania Lekarskie Inne.
Rys. 1. Słownik Definicje kursów
Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu należy uzupełnić daty ważności ostatnich badań pracowników.
Rys. 2. Słownik Pracownicy – umowy (etaty), szczegół Badania / Kursy/ Szkolenia – okno dodawania nowego badania, kursu lub szkolenia
Od tej chwili (dla prezentowanego na zrzutach ekranów przypadku) przypomnienie dla badań lekarskich okresowych (BL-O) pojawi się po raz pierwszy 30 dni przed datą końca ważności poprzedniego badania danego pracownika i poinformuje o konieczności wysłania go na kolejne badanie okresowe.
Oczywiście przypominacz będzie pokazywał się tylko osobom, które zostały wcześniej wskazane, a nie wszystkim użytkownikom systemu.
Przypominacz może uruchamiać się automatycznie po każdym zalogowaniu się do aplikacji Asseco Softlab HR lub po wywołaniu go z menu systemu.
Rys. 3. Przypominacz wywoływany na żądanie
Poniżej zamieszczony zrzut ekranu prezentuje informacje o tym, że pracownik nie posiada aktualnych badań lekarskich.
Rys. 4. Słownik Bieżące przypomnienia
Przypomnienie zniknie w momencie gdy zaktualizujemy datę ważności badania lekarskiego.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
Konsekwencją nieskierowania pracownika na obowiązkowe badania lekarskie może być dopuszczenie go bez ważnych badań lekarskich do pracy, a co za tym idzie naruszenie przepisów BHP. Pracodawca mógłby wtedy zostać ukarany karą grzywny.
Jeżeli jednak w systemie Asseco Softlab ERP ustawimy powiadomienia, mamy szansę z wyprzedzeniem podjąć odpowiednie działania i uniknąć kar oraz innych nieprzyjemności. System automatycznie (po zalogowaniu) przypomni o wszystkich zbliżających się datach zakończenia ważności badania lekarskiego. Dzięki temu pracownicy działu HR nie muszą pamiętać o tych datach, ani prowadzić dla nich (co jest częstą praktyką) dodatkowej ewidencji. Pracownicy w odpowiednim terminie są kierowani na badania lekarskie. Łatwiej jest też potem wyegzekwować dostarczenia potwierdzenia wykonania badań w ustalonym czasie.
Jakie to daje korzyści
- Zmniejszenie liczby błędów popełnianych przez osoby odpowiedzialne za kontrolę terminowości badań lekarskich.
- Wyeliminowanie sytuacji dopuszczenia osoby nieposiadającej aktualnych badań lekarskich do pracy.
- Oszczędność czasu wynikająca z tego, że nie trzeba prowadzić eweidencji terminów badań w osobnych katalogach/plikach, a powiadomienia są generowane automatycznie.
Autor wpisu: Adrian Konopiński