Czyli jak spowodować, żeby faktura, zamówienie, dostawa czy wypowiedzenie umowy zawsze zostały wysłane we właściwe miejsce.

Potrzeba biznesowa

Adres rejestrowy przedsiębiorstwa najczęściej wskazuje również na jego fizyczną lokalizację. Pod tym samym adresem znajduje się np. magazyn przyjmujący i wysyłający dostawy, księgowość, dział zajmujący się obsługą zamówień i zakupami oraz biuro zarządu.

Zdarza się jednak, że współpracujemy z firmami, w których dział przyjmujący dostawy znajduje się w innej lokalizacji niż np. księgowość. Adres rejestrowy przedsiębiorstwa wskazuje na jeszcze inną lokalizację, ponadto istnieje kilka potencjalnych miejsc dostawy, dla których stosunkowo często zmieniają się adresy. Wówczas doręczenia stają się bardziej skomplikowane i wymagają starannego zarządzania adresami kontrahenta. Dodatkowo, gdy w grę wchodzi element „skutecznego doręczenia” rodzącego skutki natury prawnej, wskazanie właściwego adresu na przesyłce staje się kluczowe.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP wprowadzono szereg zmian, które usprawniają proces zarządzania adresami kontrahenta.

Możliwość definiowania wielu podmiotów (lokalizacji) powiązanych z tym samym kontrahentem

Dodano możliwość ewidencjonowania każdej lokalizacji powiązanej z danym kontrahentem. Powiązanie to może być typu „miejsce dostawy” (poprzez wskazanie punktów odbioru), jak również poprzez powiązanie pomiędzy konkretnym podmiotem (jego fizyczną lokalizacją) i odpowiadającym mu płatnikiem.

Każda lokalizacja może oczywiście posiadać swoją reprezentację (kartotekę) w systemie, gdzie będzie istniała możliwość przypisania szczegółowych danych adresowych, jak również jej innych atrybutów, takich jak np. rola kontrahenta.

Dodatkowo, przy wysyłce dokumentów elektronicznych możliwe jest powiązanie kontrahenta z usługodawcą (np. zewnętrznym biurem księgowym) poprzez zdefiniowanie odrębnego adresu e-mail, na który mają być wysyłane określone rodzaje dokumentów.

Oznaczenie kategorii adresu

Adresy przypisane do danego kontrahenta mogą być podzielone na kilka podstawowych kategorii:

1. Adres rejestracji lub zamieszkania (dla osoby fizycznej),
2. Adres do korespondencji,
3. Do wysyłki/odbioru,
4. Adres domyślny.

Dodatkowo, wprowadzone zostało oznaczenie „Adres historyczny”. Służy ono do przechowywania  wcześniejszych danych adresowych kontrahenta oraz umożliwia zawężenie list wyboru dostępnych adresów (w miejscach, w których są one używane np. na fakturach) wyłącznie do adresów aktywnych.

W zależności od konfiguracji systemu klienta, dana kategoria adresu może być wykorzystywana do określonego celu. Na przykład, w przypadku uruchomienia funkcjonalności wydruku Pocztowej Książki Nadawczej, dla przesyłek wykorzystywany będzie domyślnie adres do korespondencji.

Rysunek 1. Przypisanie trzech różnych kategorii adresu dla wybranego kontrahenta w szczególe Adresy słownika Kartoteka Kontrahentów

 Płatnik, odbiorca, miejsca dostawy kontrahenta

W systemie Asseco Sofltab ERP istnieje możliwość przypisania konkretnemu kontrahentowi roli płatnika oraz powiązania go z innymi podmiotami, które są wyłącznie odbiorcami.

Rysunek 2. Powiązanie płatnika z odbiorcami i dostęp do ich danych adresowych

 Istnieje również możliwość zdefiniowania wielu miejsc dostaw dla jednego kontrahenta oraz wskazania, które jest domyślnym miejscem dostawy.

Rysunek 3. Przypisanie dwóch miejsc dostawy dla jednego kontrahenta.

W tym przykładzie dostawy dla OptiKomp Sp. z o.o. realizowane mogą być do dwóch magazynów w Warszawie (Magazyn Żerań oraz Magazyn Mokotów), z czego domyślnym miejscem dostawy jest Magazyn Żerań
(identyfikator – „logo” – kontrahenta: 002005)

Adres wysyłki na Zamówieniach

Aby zapewnić realizację dostaw zamówień pod właściwy adres, podczas rejestrowania zamówienia od odbiorców użytkownik otrzymał możliwość (podczas uzupełniania adresu dostawy) skorzystania z jednej z poniższych opcji:

1. „Wybór z listy” – umożliwiająca wybranie w polu Adres dostawy właściwego adresu z listy wcześniej zdefiniowanych adresów,
2. „Jednorazowy” – powoduje utworzenie adresu tylko na potrzeby tego zamówienia – adres nie zostanie zapisany w adresach kontrahenta,
3. „Edycja wybranego” – umożliwia poprawienie wcześniej wybranego adresu kontrahenta z listy adresów; przy zapisie nagłówka dokumentu adres jest poprawiany w kartotece kontrahenta,
4. „Nowy” – dla wybranego (w polu Dostawa) kontrahenta, w momencie zapisu nagłówka dokumentu zostanie utworzony nowy adres w kartotece kontrahenta.

Rysunek 4. Opcje adresowe dostępne przy tworzeniu nowych zamówień

Adresy e-mail dla rodzaju dokumentu

Do kartoteki kontrahentów została dodana zakładka Adresy e-mail dla RD, umożliwiająca wprowadzanie adresów e-mail obowiązujących dla danego kontrahenta oraz rodzaju dokumentu. Rozszerza to dostępną funkcjonalność o możliwość automatycznego wysyłania dokumentów (w formacie PDF) na wskazane w konfiguracji adresy e-mail (funkcjonalność wymaga dodatkowej licencji).

Rysunek 5. Adresy e-mail do wysyłki wybranych rodzajów dowodów.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się  praktycznymi przykładami:

Przykład 1.

Firma realizuje sprzedaż i dostawy dla odbiorcy posiadającego kilka magazynów w wielu miastach Polski.

Firma borykała się dotychczas z problemem polegającym na pomyłkach w adresie odbioru, który przy każdym zamówieniu wprowadzany był ręcznie przez pracownika przyjmującego zamówienie.

Po wdrożeniu wersji 82 systemu Asseco Softlab ERP osoby odpowiedzialne za zarządzanie bazą klientów uzupełniły w kartotece kontrahenta adresy poszczególnych magazynów, dokonały powiązania kontrahenta z wykorzystywanymi przez niego lokalizacjami, do których dokonywane będą dostawy.

Dzięki temu sprzedawca może obecnie wybierać na dokumencie zamówienia adres dostawy, wyłącznie z wcześniej zdefiniowanych i przypisanych do odbiorcy adresów. Wyeliminowało to błędy w adresach dzięki czemu kierowcy obsługujący przedsiębiorstwo, bez problemu docierają z dostawą do właściwego punktu odbioru.

W konsekwencji skróciły się czasy dostaw, przy jednoczesnym obniżeniu ich kosztów.

 Przykład 2.

Firma usługowo-produkcyjna podjęła decyzję o rozwiązaniu umowy z jednym ze swoich dostawców.

Dotychczas, wysłanie tego typu korespondencji poprzedzone było odszukaniem łączącej strony umowy (wraz ze wszystkimi aneksami oraz pismami wymienianymi między firmami), w celu ustalenia prawidłowego adresu dla doręczeń.

Po wdrożeniu wersji 82 systemu Asseco Softlab ERP, nadaniu uprawnień do modyfikacji adresów wyznaczonym pracownikom, uporządkowaniu adresów i zapewnieniu ich bieżącej aktualizacji, ustalenie właściwego adresu doręczenia sprowadza się jedynie do sprawdzenia przez pracownika sekretariatu aktualnego adresu do korespondencji w systemie Asseco Softlab ERP.

Znacznie upraszcza to wymianę korespondencji, poprawia jej skuteczność oraz angażuje mniej zasobów (ludzkich i czasowych).

 Jakie to daje korzyści

• Wyeliminowanie błędów w adresach dostaw i przesyłek.
• Skrócenie czasu i ograniczenie kosztów dostaw.
• Możliwość archiwizowania adresów historycznych.

Autor wpisu:  Radosław Laskowski