W systemie Asseco Softlab ERP dodany został mechanizm, dzięki któremu można zaimportować fakturę paliwową i automatycznie przypisać pozycje kosztów do pojazdu.
Co chcemy usprawnić
Proces wprowadzania faktury związanej z zakupem paliwa do samochodów służbowych to w przypadku wielu firm czasochłonna operacja. Należy bowiem zaksięgować koszty zgodnie z przypisaniem do konkretnego pojazdu. W systemie Asseco Softlab ERP wprowadziliśmy szereg usprawnień, które pomagają prawidłowo zaksięgować tego typu dokumenty. Dzięki temu, przy odpowiedniej konfiguracji systemu, można ten proces znacznie przyspieszyć.
Jak to usprawniliśmy
Do modułu Sekretariat został dodany mechanizm importu faktur paliwowych z pliku. Na chwilę obecną obsługiwany jest standard koncernów Orlen, Statoil, BP, Aral. Import faktur paliwowych dostępny jest z poziomu menu Importy -> Import dokumentów sekretariatu. Konfigurację importu należy wykonać w menu Importy -> Konfiguracja -> Importy faktur paliwowych. W tym celu należy przypisać RD, Magazyn i Kontrahenta do konkretnego rodzaju importu. Kolejny krok to uzupełnienie powiązań między produktami i wymiarami kontrolingowymi.
Rys. 1 Konfiguracja w słowniku Importy faktur paliwowych
Przykład użycia
Firma handlowa posiada flotę 30 samochodów służbowych i współpracuje z firmą Statoil. Co miesiąc otrzymuje fakturę paliwową w postaci pliku xls, w którym wyszczególnione są poszczególne pozycje z podziałem na różne stawki VAT.
Pracownik działu księgowości chce zaimportować dane z tego pliku do systemu Asseco Softlab ERP (oczywiście wcześniej import taki został prawidłowo skonfigurowany). W tym celu uruchamia w słowniku Importy -> Import dokumentów sekretariatu procedurę „Import faktur paliwowych”, wybiera typ importu (w tym przypadku IFP_STAT) i wskazuje odpowiedni plik do importu.
Rys. 2 Okno dialogowe przy imporcie faktur paliwowych
Po zakończeniu importu dokument pojawi się w słowniku Importy -> Import dokumentów sekretariatu w tzw. buforze. Jest to moment, w którym można jeszcze poprawić importowane dane.
Rys. 3 Słownik Import dokumentów sekretariatu
Po upewnieniu się, że dane w buforze są prawidłowe, pracownik uruchomia eksport dokumentu do modułu Sekretariat. W tym celu należy zmienić status dokumentu (Statusy -> Status dokumentu -> Eksportuj).
Rys. 4 Słownik Import dokumentów sekretariatu po eksporcie dowodów z bufora
Rys. 5 Słownik Dokumenty po eksporcie dowodów z bufora
Po zaimportowaniu danych do systemu może nastąpić ich automatyczne księgowanie w module FK systemu Asseco Softlab ERP.
Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność
- Skrócenie czasu rozliczenia faktur paliwowych.
- Zmniejszenie liczby popełnianych błędów przy rejestracji faktur paliwowych.
- Prawidłowa klasyfikacja pozycji faktur względem rodzajów kosztów.
- Import faktur paliwowych może być realizowany przez pracowników sekretariatu co przekłada się na zmniejszenie obciążenia pracowników księgowości.
Autor wpisu: Jakub Kuśmierek