Proces zakupowy w firmie bywa niekiedy bardzo skomplikowany ze względu na wiele etapów akceptacji, dużą liczbę oddziałów lub osób akceptujących. Nawet w przypadku mało istotnych wydatków, często dokumenty zakupowe przechodzą tę samą ścieżkę akceptacji, co faktury o dużym znaczeniu. Taka sytuacja powoduje, że dokumenty o większym znaczeniu są traktowane tak samo, jak te o mniejszym.

Potrzeba biznesowa

Zdarza się, że nie wszystkie wydatki w firmie muszą być objęte pełną kontrolą. W ramach konkretnych kategorii wydatków niektóre koszty mogą być na tyle niskie, że nie będą wymagały akceptacji poszczególnych osób czy działów. Pojawia się więc potrzeba klasyfikacji i priorytetyzacji kosztów, aby te większe i bardziej znaczące dla przedsiębiorstwa były zawsze wyróżniane i bezzwłocznie akceptowane.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić?

W przypadku, kiedy wszystkie dokumenty zakupowe traktowane są równorzędnie, może dojść do sytuacji, w której mało znaczący wydatek zablokuje zakup strategiczny z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Odpowiednia konfiguracja systemu Softlab ERP może umożliwić zdefiniowanie warunków akceptacji zależnych od kwoty oraz odpowiedniej kategorii wydatku na dowodzie.

Jak to usprawniliśmy?

Proces akceptacji dokumentów kosztowych możemy usprawnić wykorzystując moduł Sekretariat dostępny w systemie Softlab ERP oraz System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD). Udoskonalone możliwości konfiguracyjne wspomnianych systemów umożliwiają bowiem wdrożenie funkcjonalności polegającej na tworzeniu przedziałów kwotowych dla poszczególnych kodów transakcji rejestrowanych na dokumencie.

SEOD to zbiór funkcjonalności umożliwiających przetwarzanie w organizacji dokumentów w postaci elektronicznej. SEOD jest wykorzystywany zarówno w systemie Softlab ERP, jak i w aplikacji Portal SEOD. Ten ostatni ułatwia dostęp do dokumentów będących w obiegu i pozwala monitorować ich status z dowolnego miejsca i urządzenia posiadającego dostęp do Internetu. Umożliwia prawidłowy przepływ dokumentów między osobami uczestniczącymi w obiegu, a w razie potrzeby przypomina o dokumentach oczekujących na akceptację. Pozwala również monitorować czas przetwarzania poszczególnych dokumentów.

Rys. 1. Portal SEOD, Centrum akceptacji

Elektroniczny obieg dokumentów jest oparty na mechanizmie ścieżek akceptacji dostępnym w module Sekretariat. Dla faktur zakupowych można zdefiniować dowolną ilość etapów akceptacji, uzależnionych od wystąpienia różnych czynników na dowodzie zakupu. Jedną z możliwości, jakie daje nam funkcjonalność ścieżek akceptacji, jest uzależnienie wystąpienia danego etapu akceptacji od rodzaju transakcji i kwoty na fakturze.

Rys. 2. Softlab ERP, Sekretariat, Ścieżka autoryzacji dowodu

Aby szerzej omówić tę funkcjonalność, należy przedstawić w skrócie, jak wygląda dokument zakupowy rejestrowany w module Sekretariat.

Dowód zakupu, oprócz standardowych elementów, takich jak:

• dane nagłówkowe – gdzie można wprowadzić informacje dotyczące sprzedawcy, nabywcy, dat wystawienia, sprzedaży, rodzaju płatności, daty płatności itp.,
• linijki – gdzie możemy rozbić kwotę na odpowiednie stawki VAT oraz grupy klasyfikacji,
• terminarz płatności – gdzie możemy wprowadzić rozbicie płatności na kilka terminów, czy też na kilka sposobów płatności,

posiada również możliwość rozbicia kosztów na szereg linijek opisujących jej oddziaływanie w odpowiednich grupach kosztów i wymiarów kontrolingowych. Rozbicia można dokonać między innymi w kontekście kodu transakcji lub miejsca powstawania kosztów (MPK), np. Struktura\dział.

Rys. . Dowód – szczegół Wymiary kontrolingowe dla nagłówka, Kod transakcji

To właśnie wymiary kontrolingowe dają możliwość odpowiedniego budowania etapów akceptacji i odróżnienia dokumentów o wysokim znaczeniu strategicznym od pozostałych.

System Softlab ERP pozwala zdefiniować różne kategorie wydatków, do których są klasyfikowane faktury zakupowe. Przedstawione w artykule rozwiązania wdrożeniowe umożliwiają wprowadzenie limitów kwotowych akceptacji przez kierownika i dyrektora w kontekście poszczególnych kategorii wydatków.

Rys. . Kody transakcji (Rodzaj kosztu)

Rozwiązanie to pozwala zdefiniować odpowiednie ścieżki akceptacji dla kierowników działów i dyrektora firmy na podstawie wybranego kodu transakcji, kwoty oraz działu na fakturze zakupowej.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie?

Na poniższych przykładach przedstawiono faktury zakupowe, ich wartość i miejsce powstania kosztu oraz kod transakcji. Przykłady ilustrują zastosowanie funkcjonalności limitów kwotowych dla poszczególnych kodów transakcji oraz ścieżkę autoryzacji dokumentów po zastosowaniu wskazanych limitów.

Przykład 1

W systemie została zarejestrowana faktura zakupowa na drukarkę 3D. Jest to strategiczny zakup z punktu widzenia przedsiębiorstwa, ponieważ pozwoli produkować elementy marketingowe, które do tej pory były sprowadzane z zagranicy. Koszt zakupu drukarki 3D to 12 500 zł. Osoba rejestrująca fakturę jako miejsce powstania kosztów wskazała dział handlowy, a jako kod transakcji podała MAT/WYP (Wyposażenie biurowe). Dla takiego rodzaju wydatku zostały zdefiniowane następujące limity kwotowe:

1. Akceptacja kierownika – jeśli kwota faktury przekroczy 500 zł;
2. Akceptacja dyrektora – jeśli kwota faktury przekroczy 10 000 zł.

Dla tak wprowadzonego dokumentu wygeneruje się zarówno etap akceptacji kosztów, który będzie musiał zaakceptować kierownik działu handlowego, jak i etap akceptacji dyrektora.

Przykład 2

W systemie zarejestrowano fakturę zakupową na myszkę do laptopa. Koszt zakupu myszki to 50 zł. Jest to mało znaczący wydatek, który nie wymaga akceptacji kadry zarządzającej wyższego szczebla. Osoba rejestrująca fakturę jako miejsce powstania kosztów wskazała dział logistyki, a jako kod transakcji podała MAT/WYP (Wyposażenie biurowe). Dla takiego rodzaju wydatku zostały zdefiniowane następujące limity kwotowe:

1. Akceptacja kierownika – jeśli kwota faktury przekroczy 500 zł;
2. Akceptacja dyrektora – jeśli kwota faktury przekroczy 10 000 zł.

Dla tak wprowadzonego dokumentu nie wygenerują się ścieżki akceptacji zarówno kierownika działu logistyki, jak i dyrektora – dokument zostanie jedynie zweryfikowany przez księgowość, a zatem zostanie zrealizowany jedyny w tym przypadku i ostatni etap autoryzacji.

Przykład 3

W systemie zarejestrowano fakturę zakupową na laptopa. Koszt zakupu laptopa to 5000 zł. Nie jest to strategiczny wydatek z punktu widzenia przedsiębiorstwa, ale kwota jest na tyle wysoka, że wymaga akceptacji przełożonego. Osoba rejestrująca fakturę jako miejsce powstania kosztów wskazała dział kadrowo-płacowy, a jako kod transakcji podała MAT/WYP (Wyposażenie biurowe). Dla takiego rodzaju wydatku zostały zdefiniowane następujące limity kwotowe:

1. Akceptacja kierownika – jeśli kwota faktury przekroczy 500 zł;
2. Akceptacja dyrektora – jeśli kwota faktury przekroczy 10 000 zł.

Dla tak wprowadzonego dokumentu wygeneruje się wyłącznie ścieżka akceptacji kierownika działu kadrowo-płacowego i nie będzie on wymagał akceptacja dyrektora.

Jakie to daje korzyści?

• Oddzielenie kosztów istotnych z punktu widzenia strategicznego firmy od pozostałych wydatków, mniej znaczących i odczuwalnych dla budżetu przedsiębiorstwa.
• Optymalizacja czasu pracy kadry zarządzającej przedsiębiorstwem w zakresie akceptacji kosztów poprzez wyeliminowanie tych mało znaczących.
• Usprawnienie procesu akceptacji kosztów.

Autor: Jakub Adamus