Jak zmniejszyć liczbę zgubionych czy zniszczonych faktur w postaci papierowej, oraz jak skrócić czas poszukiwania dokumentu „papierowego” na wypadek np.: kontroli skarbowej.
Potrzeba biznesowa
Każda firma, wraz z rozwojem swojego biznesu, staje przed koniecznością obsługi rosnącej liczby dokumentów przychodzących, co w połączeniu z ich różnorodnością generuje znaczące koszty dla organizacji. Przy tradycyjnej (ręcznej) obsłudze korespondencji przychodzącej, występuje dodatkowo ryzyko zagubienia oryginalnych egzemplarzy dokumentów, pojawiają się także problemy z szybkim dostępem do konkretnego dokumentu, czy też z jego archiwizowaniem.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Dotychczas, w przypadku pojawienia się dokumentu przychodzącego, pracownik sekretariatu zanosił dokument (papierowy oryginał) do osoby odpowiedzialnej za jego opisanie. W przypadku nieobecności takiej osoby, dokument trafiał na jej biurko (pomiędzy inne ważne dokumenty). Mogło więc zdarzyć się, że czekając na swoją kolej data płatności dokumentu mogła upłynąć, dokument mógł ulec zagubieniu lub uszkodzeniu. Dodatkowo cały proces znacząco się komplikował, gdy w proces akceptacji dokumentu było zaangażowanych więcej osób.
Gdy w końcu dokument trafiał do działu księgowości, był rejestrowany przez pracownika tego działu w systemie Asseco Softlab ERP oraz księgowany.
Jak to usprawniliśmy
System Asseco Softlab ERP został wzbogacony o moduł Sekretariat. Moduł jest dedykowany do obsługi dokumentów przychodzących, w szczególności faktur zakupowych krajowych (złotówkowych i walutowych), faktur zakupowych importowych, faktur zakupowych WNT, czy też faktur korygujących. Dodatkowa konfiguracja modułu może rozszerzyć jego działanie na dokumenty urzędowe, oferty, zlecenia fakturowania, umowy, itd.
Moduł umożliwia pracownikowi sekretariatu rejestrację dokumentu przychodzącego bezpośrednio w systemie, dodanie skanu wersji papierowej (w postaci załącznika) oraz przekierowanie dokumentu w postaci elektronicznej do dalszego procesowania (czyli opisania przez osoby odpowiedzialne, przypisania wymiarów kontrolingowych, czy też księgowania w module finansowym i obsługi płatności).
Cały proces rozpoczyna się w słowniku „Dokumenty”, zwanym również „Dziennikiem Podawczym”, gdzie następuje rejestracja dokumentu przychodzącego.
Rys. 1 Główne okno modułu „Sekretariat”
Moduł Sekretariat dostarcza dodatkowo możliwość zbierania zarejestrowanych dokumentów w tzw. paczki, na przykład w celu przekazania ich do filii.
Podczas wprowadzania do systemu nowego dokumentu pracownik sekretariatu może mieć podgląd na załącznik (jest to możliwe dla odpowiedniej konfiguracji wyglądu słownika), co znacznie przyspiesza proces i ogranicza liczbę popełnianych podczas rejestracji błędów.
Rys. 2 Przykładowa konfiguracja systemu z widocznym podglądem załącznika
Przykładowe zastosowanie rozwiązania
Do sekretariatu trafia faktura kosztowa za usługi telefoniczne.
Pracownik sekretariatu po otrzymaniu takiej korespondencji określa rodzaj dokumentu i przechodzi do jego rejestracji w systemie Asseco Softlab ERP, w trakcie której uzupełnia następujące informacje:
- Dane nagłówkowe związane z otrzymanym dokumentem, tj.:
- Rodzaj przesyłki
- Numer dokumentu i data wpływu
- Osoba dedykowana do obsługi merytorycznej dokumentu
Rys. 3 Formatka do uzupełniania danych o dokumencie
- Dane o kontrahencie, od którego przyszła korespondencja:
Rys. 4 Formatka do wprowadzania kontrahenta
- Kwoty z dokumentu w rozbiciu na poszczególne stawki VAT:
Rys. 5 Rozbicie kwot na poszczególne stawki VAT
- Dodaje skan dokumentu w formie załącznika:
Rys. 6 Dodawanie skanu dokumentu w formie załącznika
Tak przygotowany dokument w postaci elektronicznej kieruje do dalszej obsługi. Ostatecznie dokument trafia do modułu Finanse i Księgowość, gdzie zostaje obsłużony księgowo.
Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność
- Zmniejszenie liczby zgubionych czy zniszczonych faktur w postaci papierowej.
- Utworzenie dodatkowego repozytorium dokumentów, które dotychczas funkcjonowały tylko w wersji papierowej bez kopii zapasowej.
- Skrócenie czasu obsługi dokumentów kosztowych.
- Odciążenie pracowników działu księgowości od konieczności rejestrowania faktur zakupowych.
- Skrócenie czasu poszukiwania dokumentu „papierowego” na wypadek np.: kontroli skarbowej.
- Możliwość rozszerzenia funkcjonalności, o ścieżki akceptacji (możliwość przypisania konkretnych osób, odpowiedzialnych za obsługę dokumentu), oraz o mechanizm OCR (rozpoznawanie tekstu).
Autor wpisu: Mariusz Mazurek