W systemie Asseco Softlab ERP poprawiono ergonomię procesu wystawiania dokumentów KP/KW.

Potrzeba biznesowa

Niezależnie od tego czy przyjmowanie płatności jest obsługiwane w Kasie przez kasjera czy też przez sprzedawcę-kasjera podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, proces wystawiania dokumentów ewidencjonujących płatność powinien być w jak największym stopniu zautomatyzowany. Dodatkowo,  taki proces powinien umożliwiać rejestrację płatności mieszanej: gotówką i kartą, a także pozwalać na zmianę formy płatności w sytuacji, gdy klient chce (lub musi) zmienić sposób uiszczania zapłaty.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas w procesie przyjmowania płatności, system Asseco Softlab ERP w pierwszym kroku wymagał zarejestrowania nagłówka dokumentu i uzupełnienia danych kontrahenta. Dopiero w kolejnym kroku można było wskazać niezapłaconą fakturę tego kontrahenta i na jej podstawie wystawić dokument zapłaty. Ograniczaniem było również prowadzenie oddzielnych raportów kasowych dla płatności gotówkowych i płatności kartami płatniczymi. Takie płatności należało wprowadzać na osobnych dokumentach KP/KW, co utrudniało ewentualną zmianę formy płatności w momencie przyjmowania zapłaty.

Jak to usprawniliśmy

Usprawniono pracę kasjera, poprzez dostarczenie mu możliwość zaznaczenia kilka rozrachunków (pochodzących od jednego kontrahenta) w celu utworzenia jednego dokumentu KP/KW rozliczającego zaznaczone faktury. Umożliwiono również rejestrowanie w jednym raporcie kasowym płatności zarówno gotówką, jak też kartami płatniczymi/czekami. Dzięki takiemu rozwiązaniu, w momencie wystawiania dokumentu KP/KW, istnieje możliwość modyfikacji kwot jakie są wpłacane gotówką lub kartami.

Rys. 1 Wydruk dokumentu KP/KW ze specyfikacją form płatności

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działają nowe funkcjonalności posłużymy się  praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Do kasy przychodzi klient, który chce uregulować płatność za fakturę gotówką.

Kasjer uruchamia z poziomu Raportu kasowego okno Zapłaty bieżące, w którym są wyświetlane wszystkie nierozliczone faktury o rodzaju płatności „gotówka”.

Rys. 2 Słownik Zapłaty bieżące

Następnie, odnajduje odpowiednią fakturę i po zaznaczeniu jej uruchamia procedurę Utwórz dokument KP/KW. System automatycznie inicjuje dokument KP/KW, w którym wszystkie wartości są domyślnie uzupełnione na podstawie danych z tej faktury oraz jej terminarza płatności.

Rys. 3  Propozycja kwot w tworzonym dokumencie KP/KW z Zapłat bieżących

Kasjer widzi całkowitą wartość do zapłaty, a także (po wpisaniu kwoty gotówki wpłacanej przez kontrahenta) wyliczoną resztę kwoty, pozostałą do uregulowania. Po potwierdzeniu operacji, system automatycznie zapisuje dokument KP.

Przykład 2:

Do kasy przychodzi klient, który chce uregulować płatność za trzy zaległe faktury.

Kasjer (w oknie Zapłaty bieżące) odnajduje odpowiednie dokumenty i zaznacza je (wykorzystując opcję wielokrotnego wyboru), a następnie uruchamia procedurę Utwórz dokument KP/KW. System automatycznie tworzy dokument KP (analogicznie jak w  Przykładzie 1), w którym wartości są zainicjowane na podstawie wszystkich trzech zaznaczonych dokumentów.

Przykład 3:

Podczas przyjmowania płatności kasjer uruchamia procedurę Utwórz dokument KP/KW (do wystawienia dokumentu kasowego) w celu rejestracji przyjęcia gotówki w wysokości 66,05 zł.

Rys. 4  Propozycja dokumentu KP/KW 

W tym momencie klient zmienia zdanie i chce uregulować 50 złotych kartą płatniczą, a resztę gotówką. Kasjer wprowadza więc kwotę 50 zł (oznaczając formę płatności „karta płatnicza”), a wartość gotówki automatycznie przelicza się (na kwotę 16.05 zł). Klient podaje kasjerowi banknot dwudziestozłotowy, kasjer rejestruje wartość faktycznie wpłacanej gotówki (tj. 20 zł), a system podpowiada wartość reszty (w wysokości 3.95 zł). 

Rys. 5  Zmodyfikowana propozycja dokumentu KP/KW

Po potwierdzeniu operacji, system zapisuje dokument KP w raporcie kasowym.

Przykład 4:

Do kasy przychodzi klient, który chce otrzymać zwrot należności z tytułu korekty sprzedaży.

Kasjer (w oknie Zapłaty bieżące) odnajduje fakturę korygującą, a następnie uruchamia procedurę Utwórz dokument KP/KW. System automatycznie rozpoznaje i inicjuje dokument KW, a po potwierdzeniu zapisuje go do raportu kasowego.

Przykład 5:

Kasjer rejestruje dokument zapłaty w raporcie kasowym (poprzez procedurę Wpłata) i chce zmienić  formę płatności zadeklarowaną w terminarzu płatności. Po uzupełnieniu danych w nagłówku dokumentu i dopisaniu pozycji, kasjer przechodzi na zakładkę Rodzaje płatności, gdzie wprowadza kwoty odpowiednie dla danego rodzaju płatności.

Rys. 6 Rodzaje płatności na dokumentach KPKW

Przykład 6:

Kasjer chce zweryfikować stan gotówki w kasie. Wartość gotówki (faktycznie zgromadzonej w kasie) porównuje do wartości na Raporcie kasowym, dostępnym w systemie (w kolumnie Stan – Końcowy). Wartość ta nie uwzględnia płatności innych niż gotówka. Są one wykazywane jako Operacje/Inne wpłaty i Inne wypłaty.

Rys. 7 Przeglądarka raportów kasowych z uwzględnieniem operacji innych niż gotówkowe

Jakie to daje korzyści

Możliwość obsługi przez kasjera większej liczby operacji kasowych w tym samy czasie, poprzez:

• skrócenie czasu potrzebnego na wystawienie dokumentu zapłaty (jak również ograniczenie liczby popełnianych błędów) dzięki maksymalnemu wykorzystaniu informacji z dokumentu sprzedaży/ zakupu,
• możliwość ewidencji zapłat gotówkowych i bezgotówkowych (karty płatniczej) w jednym raporcie kasowym,
• możliwość zmiany rodzaju płatności gotówka/karta w momencie przyjmowania zapłaty.

Autor wpisu:  Barbara Badowska-Bernat