Zmiana planu kont związana z wymogami JPK CIT to dla działów finansowych ogromna praca: nowe konta z podziałem na podmioty powiązane i pozostałe, przeliczanie różnic podatkowych, dostosowanie schematów księgowania. Softlab ERP by Asseco częściowo przejmuje ten ciężar – pozwala używać jednego zestawu schematów księgowych równolegle dla „starego” i „nowego” planu kont, automatycznie rozpoznaje różnice podatkowe przejściowe i trwałe oraz przygotowuje je w układzie wymaganym przez JPK CIT. Dzięki temu przejście na nowy plan kont przestaje być projektem na wiele tygodni ręcznych poprawek, a zamknięcia okresów pozostają zgodne z przepisami.

Potrzeba biznesowa

Rok 2026 przyniósł działom księgowości dwie powiązane zmiany. Po pierwsze, przebudowa planów kont, w tym wprowadzenie analityk dla transakcji z jednostkami powiązanymi i z pozostałymi kontrahentami. Po drugie, Jednolity Plik Kontrolny dla podatku dochodowego (JPK CIT) wymaga, aby każda różnica między wynikiem księgowym a podatkowym była precyzyjnie zaklasyfikowana: czy jest przejściowa (rozliczy się w kolejnych latach), czy trwała (nigdy nie wpłynie na podatek).

Dla dyrektora finansowego i głównego księgowego oznacza to konieczność równoczesnego prowadzenia ksiąg w dwóch układach kont – dotychczasowym dla lat ubiegłych i nowym dla roku bieżącego – przy zachowaniu pełnej porównywalności danych i gotowości do złożenia poprawnego JPK CIT. Każdy odpis aktualizujący należność, każdy nieodliczalny koszt reprezentacji czy paliwa do samochodu osobowego musi trafić we właściwą pozycję rozliczenia różnic podatkowych. Skala tej pracy rośnie wraz z liczbą dokumentów, spółek i okresów, dlatego potrzebne były narzędzia, które tę logikę zautomatyzują i ograniczą ryzyko błędu.

Z czym mierzyły się działy księgowości

Przy dotychczasowym podejściu zmiana planu kont wymagała pracochłonnej przebudowy konfiguracji księgowej. Schematy księgowania trzeba było dostosowywać ręcznie do nowych numerów kont, a po zainstalowaniu planu kont w danej firmie nie dało się ponownie uruchomić konfiguratora, aby wprowadzić kolejny zestaw kont na nowy rok. Naliczanie odpisów aktualizujących należności wymagało ręcznego wskazywania poszczególnych rozrachunków, a wartość odpisu liczono od pełnej kwoty dokumentu, bez automatycznego rozdzielenia części netto i podatku VAT.

Również rozliczanie różnic podatkowych potrafiło zostawić „niedomknięcia”: przykładowo, gdy utworzenie przejściowej różnicy podatkowej dokonywano z innym klasyfikatorem niż jej rozliczenie. Wszystkie te czynności – mnożone przez liczbę dokumentów i okresów – pochłaniały czas zespołów księgowych dokładnie wtedy, gdy presja zamknięć rocznych i obowiązków sprawozdawczych jest największa.

Jak to usprawniliśmy

W module Finansowo-Księgowym (FK) systemu Softlab ERP wprowadziliśmy zestaw usprawnień, który prowadzi użytkownika przez zmianę planu kont i poprawne rozliczenie różnic podatkowych – od założenia kont, przez codzienną ewidencję, po przygotowanie danych do JPK CIT.

Jeden schemat dla dwóch planów kont. Schematy księgowania i reguły grupowania potrafią teraz rozpoznać, którego roku i którego planu kont dotyczy dokument, i automatycznie podstawić właściwe konta – z uwzględnieniem podziału na jednostki powiązane i pozostałe. Dzięki wbudowanej konwersji kont ten sam schemat obsługuje zarówno rok ubiegły, jak i bieżący, więc nie trzeba utrzymywać dwóch równoległych zestawów reguł. Datę graniczną, od której konta są prowadzone w nowym układzie zgodnym z JPK CIT, ustawia się w jednym miejscu.

Rys. . Schemat dla księgowania naliczonych odsetek od należności obsługuje zarówno stary jak i nowy plan kont, został wzbogacony również o wyksięgowanie wyceny bilansowej i odpowiednie przeklasyfikowanie różnic podatkowych PR na PX

Ponowne uruchomienie kreatora planu kont. Kreator zakładania planu kont pozwala teraz wprowadzić nowy zestaw kont na kolejny rok obok już istniejącego. Jeżeli firma ma plan kont z roku ubiegłego, a w roku bieżącym kont jeszcze nie założono, wystarczy wskazać datę zmiany i wybrać nowy zestaw – system zainstaluje konta i pozwoli skopiować znaczniki podatkowe z planu wzorcowego.

Rys. 1. Kreator instalacji kont prowadzi przez wybór zestawu kont wzorcowych

Instalacja kont pozabilansowych – kreator pozwala zdefiniować konta pozabilansowe dla wybranych rodzajów różnic podatkowych, w tym nowych PX i PY.

Rys. 2 – możliwość zdefiniowania wybranych kont pozabilansowych P

Jednym z mechanizmów, które zostały zmodyfikowane jest automatyczne naliczanie odpisów aktualizujących należności według reguł zapisanych w słowniku konfiguracyjnym. Do słownika konfiguracyjnego dodano datę obowiązywania, która pozwala obsłużyć zarówno „stary” jak i nowy plan kont.

Rys. 2. Odpisy aktualizujące należności – system pracuje według wcześniej zdefiniowanych reguł

Poprawne rozpoznanie różnic przejściowych i trwałych. System automatycznie klasyfikuje powstające różnice podatkowe: przejściowe (rozliczane w kolejnych latach) oraz trwałe (które nigdy nie staną się podatkowe), a następnie przenosi je na konta przygotowane pod strukturę JPK CIT. Obsłużyliśmy także nowe przypadki wymagane przez raportowanie – w tym przychody i koszty rozliczane podatkowo w innym roku niż księgowo. Do prawidłowej obsługi różnic podatkowych zostały dostosowane między innymi schematy księgowania dla różnic kursowych, odsetek naliczonych, zapłaconych i bilansowych, odpisy aktualizujące należności.

Sprawna ewidencja kosztów z różnicą trwałą – przykład paliwa. Przy zakupie paliwa do samochodu osobowego używanego w celach mieszanych przepisy pozwalają odliczyć połowę podatku VAT, a do kosztów podatkowych zaliczyć 75% wydatku. Pozostała część stanowi trwałą różnicę podatkową. W Softlab ERP wystarczy wskazać odpowiednią grupę klasyfikacji, a funkcja rozdzielenia kwoty automatycznie podzieli fakturę na część odliczalną i nieodliczalną oraz wyliczy trwałą różnicę podatkową. Dla faktury na 1 000,00 PLN netto z podatkiem VAT 230,00 PLN system samodzielnie wyznacza trwałą różnicę w wysokości 278,75 PLN i ujmuje ją na właściwym koncie – bez ręcznych obliczeń.

Rys. 3. Rejestracja zakupu paliwa – system automatycznie rozdziela kwotę faktury i wylicza trwałą różnicę podatkową.

W efekcie codzienna praca księgowości sprowadza się do wskazania reguł i zatwierdzenia dokumentów, a żmudne wyliczenia, podstawianie kont i klasyfikacja różnic podatkowych dzieją się automatycznie i w sposób przygotowany pod JPK CIT.

Przykłady zastosowania

Przykład 1: Spółka produkcyjna lub dystrybucyjna przechodząca na nowy plan kont

Sytuacja: Firma musi w 2026 roku wprowadzić nowy plan kont z podziałem na jednostki powiązane i pozostałe, jednocześnie zamykając jeszcze rozliczenia za rok poprzedni. Rozwiązanie: Dział księgowości instaluje nowy zestaw kont kreatorem, ustawia datę graniczną i korzysta z tych samych schematów księgowania, które dzięki konwersji kont obsługują oba lata. Rezultat: Brak przebudowy reguł księgowania od zera, zachowana porównywalność danych i płynne zamknięcie okresu przejściowego.

Przykład 2: Biuro rachunkowe obsługujące wiele podmiotów

Sytuacja: Biuro prowadzi księgi dziesiątek firm i co kwartał nalicza odpisy aktualizujące przeterminowane należności. Rozwiązanie: Dla każdej obsługiwanej firmy definiowane są reguły naliczania (progi dni i procenty), a system samodzielnie dobiera należności, nalicza odpisy i koryguje poprzedni okres. Rezultat: Powtarzalna, szybka obsługa wielu podmiotów bez ręcznego przeglądania rozrachunków i mniejsze ryzyko pominięcia pozycji.

Przykład 3: Firma z flotą samochodów osobowych

Sytuacja: Przedsiębiorstwo rozlicza liczne faktury za paliwo do aut używanych w celach mieszanych, z których część kosztu jest podatkowo nieuznawana. Rozwiązanie: Księgowy wskazuje grupę klasyfikacji dla paliwa, a system rozdziela kwotę, ujmuje nieodliczalny VAT i automatycznie wylicza trwałą różnicę podatkową. Rezultat: Spójne, zgodne z przepisami rozliczenie każdej faktury paliwowej i gotowe dane do JPK CIT bez ręcznych przeliczeń.

Korzyści

• Niższe koszty pracy działu księgowości: automatyczne naliczanie odpisów, rozdzielanie kwot i klasyfikacja różnic podatkowych eliminują godziny ręcznych operacji, szczególnie przy zamknięciach okresów i obsłudze wielu podmiotów.
• Krótszy i tańszy projekt zmiany planu kont: jeden zestaw schematów obsługujący stary i nowy plan kont oraz ponowne uruchomienie kreatora ograniczają zakres prac wdrożeniowych i konsultingowych.
• Gotowość do JPK CIT i mniejsze ryzyko podatkowe: automatyczne, poprawne przypisanie różnic przejściowych i trwałych do struktury raportowej zmniejsza ryzyko korekt, sporów i sankcji.
• Większa kontrola i przejrzystość: czytelny opis pozycji księgowych (procent odpisu, symbol rozrachunku, dni opóźnienia) ułatwia weryfikację i audyt.
• Skalowalność: te same reguły działają niezależnie od liczby dokumentów, spółek i okresów, więc rozwiązanie rośnie wraz z organizacją.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Jolanta Socha