Jednolity Plik Kontrolny dla ksiąg rachunkowych i podatku dochodowego (JPK CIT) to jedno z największych wyzwań sprawozdawczych ostatnich lat dla działów księgowości. Plik wymaga nie tylko dokumentów wraz z ich dekretacją, ale też zestawienia obrotów i sald (ZOiS) opisanego znacznikami, które precyzyjnie wskazują charakter każdego konta. Wielokrotnie będzie się to wiązało z przeorganizowaniem planu kont pod kątem przypisania do nich jednoznacznych znaczników (znaczników głównych, jak i znaczników dla podatku dochodowego).

Przykładem takich zmian może być konieczność znakowania kont rozrachunkowych oraz przychodów i kosztów w podziale na jednostki powiązane i jednostki pozostałe.

Potrzeba biznesowa

Wprowadzenie zmian w planie kont na przełomie lat może polegać na zdefiniowaniu nowych kont syntetycznych, podziału lub połączenia istniejących, a przy tym przeniesienia sald, otwartych rozrachunków i wymiarów kontrolingowych do nowego roku — z zachowaniem pełnej historii.

Dla głównego księgowego, dyrektora finansowego czy biura rachunkowego obsługującego wiele podmiotów oznacza to setki ręcznych operacji wykonywanych pod presją terminu, w których łatwo o pomyłkę rzutującą wprost na poprawność deklaracji.

Jak wyglądało to dotychczas

Zmiana planu kont z roku na rok to proces żmudny i czasochłonny. Zamknięcie „starych” kont, otwarcie „nowych”, przeniesienie sald oraz nierozliczonych rozrachunków wraz z ich datami i terminami płatności, a do tego wymiarów kontrolingowych — to operacje, które wykonywane ręcznie pochłaniały czas i niosły ryzyko utraty historii rozrachunku. Przy skali planu kont dużej firmy stawało się to wąskim gardłem całego procesu zamknięcia roku.

Jak to usprawniliśmy

Wprowadzono słownik Bilans przekształcenia, który umożliwia przenoszenie sald z kont roku źródłowego na konta roku następnego. Rozwiązanie zapewnia poprawne odwzorowanie zmian w planie kont oraz pełną identyfikowalność przekształceń na potrzeby audytu.

Wskazujesz rok zamykany i otwierany, zakres kont oraz sposób ich przekształcenia, a system zbiera wszystkie dane potrzebne do przeniesienia: konta z saldem, nierozliczone rozrachunki i klasyfikatory wraz z wymiarami.

Rys. 1-2. Na górnym dane bilansu zamknięcia, po dolnym— otwarcia. Kolumna „Dodaj do zapisu” zaznacza się automatycznie tam, gdzie konto się zmieniło, a Ty zachowujesz pełną kontrolę nad tym, co zostanie przeniesione.

Na podstawie danych zawartych w słowniku system generuje dwa spójne dokumenty: bilans zamknięcia w starym roku (zamyka stare konta przez konto techniczne, w dodanym specjalnym okresie na samym końcu roku) oraz bilans otwarcia w nowym roku (otwiera nowe konta z tego samego konta technicznego). Konto techniczne łączy oba dokumenty. Mechanizm obsługuje typowe sytuacje: zmianę symbolu konta, podział jednego konta na kilka nowych (np. w zależności od tego, czy kontrahent jest powiązany) oraz łączenie wielu kont w jedno. Nowe konta wyznaczane są automatycznie według zdefiniowanego przekształcenia (definicji konwersji kont), a wraz z nimi przenoszone są wymiary kontrolingowe i odpowiednio przekształcane według słownika konwersji wymiarów.

Rys. 3. Wygenerowany bilans zamknięcia – salda i wymiary przeniesione na konta techniczne

Rys. 4. Wygenerowany bilans otwarcia — salda i wymiary kontrolingowe przeniesione przez konta techniczne na nowe konta docelowe, bez ręcznego przepisywania.

Szczególnie cenne jest traktowanie rozrachunków. Dla kont rozrachunkowych dokumenty schodzą do poziomu pojedynczego zapisu: rozrachunek zostaje zamknięty w starym roku i ponownie otwarty w nowym z zachowaniem dat źródłowych — daty rozrachunku, terminu płatności i pozostałych danych do płatności. Historia rozrachunku pozostaje nienaruszona.

Rys. 5. Rozrachunek zamknięty w starym roku (31.12) i otwarty w nowym (01.01) z pełną historią dat — ciągłość rozliczeń zostaje zachowana. (Przed publikacją zanonimizować dane kontrahenta.)

Cały proces jest odwracalny: dokumenty bilansu zamknięcia i otwarcia można usunąć, a przeglądanie rozrachunków wraca wtedy do stanu pierwotnego. Dzięki temu zmianę planu kont możesz spokojnie przygotować, sprawdzić i — w razie potrzeby — wygenerować ponownie.

Przykłady zastosowania

Przykład : Firma zmieniająca plan kont pod JPK CIT na nowy rok

Sytuacja: Wdrożenie wymogów JPK CIT pociąga za sobą nowy plan kont — część kont trzeba podzielić w zależności od powiązania kontrahenta, inne zmieniają symbol.

Rozwiązanie: Księgowość wskazuje rok zamykany i otwierany oraz sposób przekształcenia kont, a bilans przekształcenia generuje dokumenty zamknięcia i otwarcia, przenosząc salda, rozrachunki i wymiary przez konto techniczne.

Rezultat: Przejście na nowy plan kont w kilku krokach zamiast setek ręcznych księgowań, z zachowaniem historii każdego rozrachunku i możliwością wycofania zmian.

Korzyści

• Oszczędność czasu przy zamknięciu roku: zmiana planu kont wykonywana automatycznie zastępuje setki ręcznych operacji i analiz prowadzonych poza systemem.
• Gotowość do dalszych etapów JPK CIT: uporządkowany plan kont i poprawne znaczniki otwierają drogę do kolejnych wymogów ewidencji podatkowej (m.in. różnic podatkowych na kontach pozabilansowych).
• Pełna kontrola i odwracalność: decydujesz, które zapisy są przenoszone, a dokumenty bilansu możesz w każdej chwili wycofać i wygenerować ponownie.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Jolanta Socha