Faktura kosztowa dociera dziś do firmy w kilka sekund po wystawieniu — ale wciąż bez informacji, jakiego kosztu dotyczy, kto ma ją zaakceptować i w którym rejestrze powinna się znaleźć. Agent klasyfikacji w Softlab ERP by Asseco czyta treść pozycji faktury, przypisuje jej kategorię kosztową i na tej podstawie ustala rejestr, rodzaj dowodu, magazyn oraz osobę odpowiedzialną — a dokumenty rutynowe potrafi samodzielnie zatwierdzić i przekazać do właściwego modułu. Według szacunku zespołu produktowego automatyzacji podlega w ten sposób około 80% drogi dokumentu od wpływu do akceptacji. Człowiekowi zostaje to, co wymaga jego decyzji: ocena merytoryczna kosztu, zaksięgowanie i płatność.

Nagranie z webinaru

Serdecznie zachęcamy do obejrzenia webinarium, podczas którego pokazaliśmy, jak sztuczna inteligencja w Softlab ERP obsługuje fakturę zakupową od odbioru z KSeF do zatwierdzonego przelewu.

Potrzeba biznesowa

Rok 2026 zmienił sposób, w jaki faktury zakupowe trafiają do firm. Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku — dla pozostałych; odbieranie faktur przez KSeF objęło wszystkich podatników już od lutego. Dokumenty przychodzą kompletne, ustrukturyzowane i praktycznie natychmiast. Zniknął problem czekania na papier i przepisywania danych z załącznika PDF.

Pojawił się jednak inny. Dokument cyfrowy to jeszcze nie dokument opisany. Faktury lądują w buforze dokumentów przychodzących bez wskazania, czy dotyczą paliwa, mediów, szkolenia czy usługi doradczej, bez przypisanej osoby odpowiedzialnej i bez rejestru docelowego. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie każde z tych pól ktoś musi uzupełnić ręcznie.

Skutki widać na różnych poziomach organizacji. Pracownik księgowości przepisuje te same informacje na dziesiątkach podobnych faktur i wykonuje telefony z pytaniem „czyja to faktura”. Kierownik działu dostaje do akceptacji dokumenty opisane pobieżnie albo z opóźnieniem. Dyrektor finansowy widzi, że od wpływu faktury do wygenerowania przelewu upływają typowo dwa do czterech dni — a przy fakturach z krótkim terminem płatności to różnica między rabatem za wcześniejszą zapłatę a odsetkami. Kontroler kosztów z kolei potrzebuje, żeby koszt trafił we właściwy wymiar kontrolingowy od razu, a nie po zamknięciu miesiąca.

Cel, który postawiliśmy przed agentem klasyfikacji, wynika wprost z tej sytuacji: skrócić drogę faktury od wpływu do księgowania i sprawić, by system sam wiedział, czego dotyczy koszt i kto za niego odpowiada — bez utraty kontroli nad tym, co dzieje się automatycznie.

Jak wyglądało to dotychczas

Softlab ERP rozpoznawał dokumenty przychodzące już wcześniej — na podstawie słów kluczowych i wyrażeń nadrzędnych. Mechanizm sprawdzał się i nadal jest w systemie dostępny, ma jednak naturalne ograniczenie: działa tylko wtedy, gdy ktoś wcześniej przewidział, jak dostawca nazwie pozycję na fakturze. „Olej silnikowy 5l”, „olej silnikowy 5 l” i „ol. silnikowy” to dla dopasowania po słowie kluczowym trzy różne przypadki.

W praktyce oznaczało to trzy niedogodności, które opisywali nam klienci:

Konieczność ciągłego dopisywania wyrażeń. Każdy nowy dostawca i każda zmiana sposobu opisywania pozycji wymagały ręcznej korekty konfiguracji, zwykle po tym, jak faktura już przeszła nierozpoznana.

Ręczne uzupełnianie tych samych pól. Rejestr, rodzaj dowodu, magazyn, wymiary kontrolingowe — przy fakturach cyklicznych te dane powtarzają się co miesiąc, a mimo to wprowadzano je od nowa.

Poszukiwanie właściciela kosztu. Przy zakupach doraźnych — hotelu z delegacji, opłacie za parking, tonerze kupionym w oddziale — nie wynika z faktury, kto ma ją potwierdzić. W mniejszej firmie załatwia to pytanie zadane na głos, w większej strukturze kończy się serią wiadomości i opóźnieniem.

Jak to usprawniliśmy

Agent klasyfikacji dokłada do sprawdzonego mechanizmu warstwę sztucznej inteligencji, która rozumie treść, a nie tylko dopasowuje wzorce tekstu. Cały proces widać na jednym ekranie — w buforze dokumentów przychodzących.

Rozpoznanie treści faktury. Agent czyta opis każdej pozycji dokumentu i zestawia go z opisami kategorii kosztowych zdefiniowanych dla Państwa firmy, a następnie wskazuje kategorię najlepiej pasującą do pozycji. Dodatkowym źródłem kontekstu jest opis dodatkowy na fakturze — dzięki niemu system rozumie nie tylko „co kupiono”, ale też „w jakim celu”. Skróty, literówki czy brak polskich znaków w treści faktury nie stanowią przeszkody.

Rys. 1. Bufor dokumentów przychodzących po przetworzeniu. Kategoria kosztowa, rejestr, rodzaj dowodu, magazyn, osoba odpowiedzialna i dział wypełniają się automatycznie, a status dokumentów zmienia się na „Zatwierdzony” i „Zaimportowany”.

Jedna kategoria główna dla całego dokumentu. Faktura ma zwykle kilka pozycji, a te mogą należeć do różnych kategorii. O tym, którą kategorią kieruje się dalszy obieg, decyduje system — nie model. Rozstrzyga kolejno: priorytet kategorii, następnie częstość jej występowania na dokumencie, a na końcu największa kwota. Przykład z prezentacji: faktura za usługi doradcze z adnotacją „zarząd” otrzymała dwie kategorie, a ponieważ „koszty zarządu” mają w tej konfiguracji najwyższy priorytet, to one wyznaczyły dalszą ścieżkę dokumentu. Ta prosta zasada ma konkretne zastosowanie biznesowe, do którego wrócimy przy fakturach poufnych.

Od kategorii do gotowego dokumentu. Wyznaczona kategoria uruchamia regułę dopasowania, która ustawia dane docelowe: moduł, rejestr, rodzaj dowodu, magazyn oraz osobę odpowiedzialną lub dział. Regułę można zawęzić do wybranych kontrahentów — wskazanych po nazwie, numerze NIP, roli lub grupie — a wybranych kontrahentów z niej wykluczyć. Dla dostawców powtarzalnych reguła może wskazywać dokument wzorcowy: wcześniej opisaną fakturę tego samego kontrahenta, z której kopiowane są pozycje i wymiary kontrolingowe. Jeśli na wzorcu jest klucz kosztowy, nowy dokument dostanie go automatycznie, z rozbiciem zgodnym z okresem. Reguła może też zatwierdzić dokument w buforze i przekazać go do właściwego modułu — ale tylko wtedy, gdy jest precyzyjnie zawężona. To celowe ograniczenie: automatycznie dzieje się wyłącznie to, co zostało świadomie skonfigurowane.

Rys. 2. Reguły dopasowania — dla każdej kategorii i grupy kontrahentów określają moduł docelowy, rodzaj dowodu, magazyn, osobę odpowiedzialną i dział, opcjonalny dokument wzorcowy oraz zakres automatyzacji.

Konfiguracja wspierana przez AI. Kategorie kosztowe odzwierciedlają specyfikę konkretnej firmy, dlatego definiuje się je indywidualnie. Praca, która zwykle zajmuje najwięcej czasu — napisanie precyzyjnego opisu każdej kategorii — jest wspomagana przez system: wystarczy podać nazwę kategorii i krótką wskazówkę, a opis powstaje automatycznie. Można go swobodnie poprawić, uzupełnić o to, czego kategoria nie obejmuje, albo o element, który zawsze powinien się w niej znaleźć. Klienci, którzy mają już własne kategorie kosztowe, nie muszą zaczynać od zera — system dogeneruje opisy do istniejących pozycji lub przygotuje je na podstawie kodów transakcji (RTR).

Rys. 3. Dodanie nowej kategorii kosztowej. Opis, którym kieruje się agent przy rozpoznawaniu pozycji, powstaje automatycznie i pozostaje w pełni edytowalny.

Człowiek podejmuje decyzję, system zostawia ślad. Propozycja agenta nigdy nie księguje się sama. Dopóki dokument jest w buforze, można wyczyścić zaproponowane dane albo wskazać własną kategorię, a każda zmiana trafia do dziennika zmian. Wartości ustalone przez sztuczną inteligencję są wyraźnie oznaczone wskaźnikiem Genius AI — w każdej chwili wiadomo, co zaproponował system, a co wprowadził człowiek. Ręcznie przypisane kategorie mają pierwszeństwo: pozycja rozpoznana słowem kluczowym nie jest ponownie klasyfikowana.

Rys. 4. Wskaźnik Genius AI przy kategorii przypisanej pozycji — podstawa przejrzystości i śladu audytowego wymaganego od rozwiązań wspieranych sztuczną inteligencją.

Takie podejście odpowiada na pytania, które klienci zadają najczęściej. Nadzór człowieka jest zachowany na każdym etapie, decyzje są oznaczane i rejestrowane, do modelu trafiają wyłącznie opisy pozycji i opisy kategorii — bez danych wrażliwych. Modele pracują w Azure na terenie Unii Europejskiej, co eliminuje kwestię przekazywania danych do państw trzecich, a dane klientów nie są wykorzystywane do uczenia modeli.

Akceptacja tam, gdzie pracuje osoba odpowiedzialna. Po opisaniu dokument wchodzi w ścieżkę akceptacji. Pracownicy księgowości i administracji pracują bezpośrednio w Softlab ERP. Osoby spoza systemu korzystają z portalu akceptacji, który pokazuje im dokładnie tyle, ile potrzebują: kwotę, koszt, załączniki, miejsce na komentarz i przycisk akceptacji. Tam też można uzupełnić rozbicie na wymiary kontrolingowe, jeśli dokument nie został opisany z wzorca. Liczba wymaganych akceptacji dopasowuje się do wagi decyzji — w konfiguracji pokazowej faktury powyżej 5 000,00 PLN trafiały dodatkowo do dyrektora.

Rys. 5. Centrum akceptacji w portalu — osoba odpowiedzialna widzi kwotę do zapłaty, opis kosztu i dział, a decyzję podejmuje jednym kliknięciem.

Awizacja zamyka lukę przy zakupach doraźnych. Reguły potrafią wskazać rejestr i rodzaj dowodu, ale przy jednorazowym zakupie nie wskażą konkretnego pracownika. Rozwiązaniem jest awizacja: pracownik zgłasza w portalu, że taka faktura pojawi się w systemie, podając tylko to, co ma na potwierdzeniu transakcji — numer NIP sprzedawcy, datę zakupu, opcjonalnie numer faktury i kwotę do zapłaty. Po imporcie system paruje zgłoszenie z fakturą i przypisuje pracownika jako osobę odpowiedzialną, zanim zadziała jakakolwiek reguła. Dla bezpieczeństwa danych kwota z faktury nie jest pracownikowi prezentowana — to on potwierdza, że dokument należy do niego.

Rys. 6. Zgłoszenia awizacji faktur w portalu wraz ze statusami — pracownik zgłasza zakup doraźny, a system sam dopasuje zgłoszenie do faktury po jej odebraniu z KSeF.

W efekcie droga dokumentu, która wcześniej składała się z kilkunastu ręcznych czynności, sprowadza się do świadomych decyzji: potwierdzenia zgodności, akceptacji merytorycznej i zaksięgowania. Reszta — rozpoznanie kosztu, przypisanie danych, skierowanie do właściwej osoby — dzieje się w tle, w ciągu kilku sekund od odebrania faktury.

Przypadki użycia

Przykład 1: Firma dystrybucyjna z własną flotą

Sytuacja: Kierowcy tankują, korzystają z myjni i serwisów w całym kraju. Faktury spływają od kilkudziesięciu dostawców, a księgowość nie wie, którego pojazdu i którego kierowcy dotyczą.

Rozwiązanie: Dla stałych dostawców reguła wskazuje kierownika floty jako osobę odpowiedzialną i kieruje dokument do akceptacji w portalu. Przy dostawcach jednorazowych — przegląd wykonany w trasie — pracownik zgłasza fakturę awizacją, a system po odebraniu dokumentu z KSeF sam przypisuje go zgłaszającemu.

Rezultat: Znika etap ustalania właściciela kosztu. Faktura trafia do osoby, która potrafi ją potwierdzić, w dniu wpływu, a nie po tygodniu poszukiwań.

Przykład 2: Firma produkcyjna z rozproszonymi obiektami

Sytuacja: Media, wywóz odpadów, przeglądy techniczne i utrzymanie budynków generują co miesiąc te same faktury, rozksięgowywane na te same wymiary kontrolingowe. Za każdym razem ręcznie.

Rozwiązanie: Kategoria rozpoznana na fakturze uruchamia regułę z dokumentem wzorcowym danego dostawcy. Pozycje, wymiary kontrolingowe i klucz kosztowy kopiują się automatycznie, a dokument jest zatwierdzany i przekazywany do modułu Sekretariat, gdzie potwierdza go dział administracji.

Rezultat: Faktury cykliczne obsługują się praktycznie same. Księgowość nie uzupełnia dekretu od zera, a koszt trafia we właściwy wymiar już w momencie wpływu dokumentu — bez korekt na zamknięciu miesiąca.

Przykład 3: Firma usługowa z kosztami wymagającymi poufności

Sytuacja: Faktury za usługi zarządu, umowy B2B ze współpracownikami czy doradztwo prawne nie powinny być widoczne dla wszystkich osób pracujących z buforem dokumentów.

Rozwiązanie: Kategoria obejmująca takie koszty otrzymuje najwyższy priorytet, dzięki czemu wygrywa z pozostałymi kategoriami na dokumencie i wyznacza dalszą ścieżkę. Powiązana z nią reguła od razu przypisuje dokument wskazanej osobie lub działowi — a przypisany dokument widzą w buforze wyłącznie uprawnione osoby.

Rezultat: Ochrona dokumentów wrażliwych działa w ramach tego samego mechanizmu, bez osobnego rozwiązania i bez ręcznego pilnowania, kto co zobaczył.

Korzyści dla Państwa organizacji

• Krótszy cykl obsługi faktury, a więc realny wpływ na płynność. Etap, który dotychczas rozciągał się na dni — opisanie dokumentu i skierowanie go do właściwej osoby — zamyka się w kilku sekundach od odebrania faktury. Dokument czeka na decyzję człowieka, a nie na wolną chwilę w księgowości, co pozwala korzystać ze skont za wcześniejszą płatność i unikać odsetek za przekroczone terminy.
• Niższy koszt obsługi rosnącego wolumenu. Około 80% drogi dokumentu od bufora do akceptacji obsługuje system, dzięki czemu zespół księgowy przyjmuje więcej faktur bez zwiększania zatrudnienia. Zakres pracy ręcznej maleje z czasem — w miarę jak konfiguracja obejmuje kolejnych dostawców.
• Otwarcie drogi do dalszej automatyzacji. Poprawnie skategoryzowany i opisany dokument jest warunkiem wejściowym dla kolejnych usprawnień: automatycznego rozksięgowania, obiegu delegacji czy analiz kosztowych w czasie rzeczywistym. To inwestycja, która procentuje przy następnych etapach cyfryzacji procesu zakupowego.
• Koszt przypisany do właściwego wymiaru od pierwszego dnia. Wymiary kontrolingowe i klucze kosztowe kopiowane z dokumentu wzorcowego oznaczają wiarygodne dane kontrolingowe w trakcie miesiąca, a nie po jego zamknięciu.
• Rozwiązanie przygotowane pod wymagania AI Act i RODO. Nadzór człowieka, oznaczanie decyzji sztucznej inteligencji, pełny ślad audytowy, modele pracujące w Unii Europejskiej i brak uczenia na danych klienta — argumenty gotowe do przedstawienia audytorowi i inspektorowi ochrony danych.
• Ochrona dokumentów poufnych bez dodatkowych narzędzi. Priorytet kategorii wraz z przypisaniem osoby lub działu ogranicza widoczność faktur wrażliwych do osób uprawnionych.
• Wdrożenie we własnym tempie. Rozwiązanie jest hybrydowe: mechanizm oparty na słowach kluczowych działa jak dotychczas, a warstwa sztucznej inteligencji jest opcją, którą można włączyć wtedy, gdy organizacja jest na nią gotowa.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Sylwia Dekondy-Szymańska