W ramach rozwoju systemu wprowadzono szereg usprawnień, które znacząco podnoszą jakość, przejrzystość i poziom automatyzacji procesu obsługi awizacji. Funkcjonalność została opisana w artykule Awizacje faktur zakupowych.

W ramach udostępnionych zmian:

• zastąpiono procedury do potwierdzania i odrzucania awizacji przejściami na statusach,
• usprawniono działanie procesu potwierdzania awizacji,
• wprowadzono usprawnienia w słownikach do awizacji,
• zautomatyzowano zarządzanie nieaktualnymi awizacjami,
• rozszerzono zakres informacji dotyczących awizacji w buforze dokumentów przychodzących,
• rozszerzono obsługę załączników,
• wprowadzono system powiadomień e-mail.

1. Zmiany w słownikach do awizacji

Wprowadzono system statusów awizacji, który w przejrzysty sposób pokazuje aktualny etap ich obsługi oraz ułatwia monitorowanie całego procesu:

• Niepowiązana – wartość statusu 0. Awizacja, utworzona za pomocą procedury Powiadom w słowniku Awizacje faktur zakupowych – moje lub Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, nie jest jeszcze powiązana z fakturą.
• Powiązana – wartość statusu 1. Awizacja jednoznacznie powiązana z fakturą. Awizacja, utworzona za pomocą procedury Powiadom w słowniku Awizacje faktur zakupowych – moje lub Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, została automatycznie powiązana z fakturą w wyniku zgodności wszystkich wymaganych wartości.
• Faktura do potwierdzenia – wartość statusu 10. Awizacja, utworzona za pomocą procedury Powiadom o fakturze w słowniku Dokumenty przychodzące, nie jest jeszcze powiązana z fakturą.
• Potwierdzona – wartość statusu 11. Awizacja powiązana z fakturą, która została potwierdzona przez użytkownika poprzez wybranie statusu Potwierdź fakturę w słowniku Awizacje faktur zakupowych – moje lub Awizacje faktur zakupowych – wszystkie – awizacja utworzona z poziomu słownika Dokumenty przychodzące.
• Faktura zaimportowana do ERP – wartość statusu -11. Faktura wskazana w awizacji (utworzonej z poziomu słownika Dokumenty przychodzące) została już zaimportowana do systemu ERP. Nie ma możliwości przypisania takiej faktury do awizacji.
• Faktura powiązana już z inną awizacją – wartość statusu -10. Faktura wskazana w awizacji została powiązana już z inną awizacją.
• Odrzucona – wartość statusu -5. Awizacja odrzucona za pomocą wybrania statusu Odrzuć fakturę.

Rys. 1. Słownik Awizacje faktur zakupowych – moje, dostępne statusy utworzonych awizacji

W słownikach Awizacje faktur zakupowych – moje oraz Awizacje faktur zakupowych – wszystkie wyświetlane są wszystkie awizacje z wyjątkiem takich, które zostały potwierdzone przez innych użytkowników (ze statusem o wartości -10) oraz odrzucone (ze statusem -5). Jest możliwość doświetlenia tych awizacji po zaznaczeniu w obszarze filtrów pola Status;Faktura powiązana już z inną awizacją oraz Status;Odrzucona.

Rys. 2. Słownik Awizacje faktur zakupowych – moje, filtrowanie nieaktualnych awizacji

Ograniczono możliwość edycji utworzonych awizacji. Jest możliwość edycji tylko awizacji ze statusem o wartości 0.

W słowniku Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, do którego mają dostęp wyłącznie użytkownicy z uprawnieniami, istnieje możliwość potwierdzenia lub odrzucenia awizacji również przypisanych do innych użytkowników.

W ramach rozwoju funkcjonalności zastąpiono dotychczasowe procedury potwierdzania i odrzucania awizacji mechanizmem przejść pomiędzy statusami.

W słownikach Awizacje faktur zakupowych – moje oraz Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, dla awizacji utworzonych z poziomu słownika Dokumenty przychodzące, dostępne są przejścia między statusami:

• 10 – Faktura do potwierdzenia na 11 – Potwierdzona poprzez wybranie statusu Potwierdź fakturę.
• 11 – Potwierdzona na 10 – Faktura do potwierdzenia poprzez wybranie statusu Cofnij potwierdzenie.
• 10 – Faktura do potwierdzenia na -5 – Odrzucona poprzez wybranie statusu Odrzuć fakturę.
• -5 – Odrzucona na 10 – Faktura do potwierdzenia poprzez wybranie statusu Cofnij odrzucenie.

Nie ma możliwości przejść pomiędzy statusami w przypadku awizacji utworzonych z poziomu słownika Awizacje faktur zakupowych – moje oraz Awizacje faktur zakupowych – wszystkie za pomocą procedury Powiadom.

W słownikach do awizacji Awizacje faktur zakupowych – moje oraz Awizacje faktur zakupowych – wszystkie wpisy o statusie 10, utworzone z poziomu słownika Dokumenty przychodzące, zostały zablokowane przed standardową edycją i mogą być obsługiwane wyłącznie za pomocą zmiany statusów.

Rozszerzono też proces potwierdzania awizacji. Aby potwierdzić awizację i powiązać ją z fakturą, użytkownik wybiera status Potwierdź fakturę. Następnie wyświetlane jest okno wymagające podania kwoty faktury. Jeżeli w awizacji wcześniej wskazano kwotę, pole to zostanie automatycznie uzupełnione.

Rys. 8. Okno edycyjne po wybraniu statusu Potwierdź fakturę

Jeżeli użytkownik wprowadzi kwotę faktury zgodną z kwotą dokumentu znajdującego się w buforze dokumentów przychodzących, awizacja zostanie jednoznacznie powiązana z fakturą, a status awizacji zmieni się na wartość 1.

W przypadku wprowadzenia nieprawidłowej kwoty system wyświetli odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. 9. Komunikat informujący o błędzie w przypadku braku uzupełnienia kwoty podczas próby potwierdzenia faktury

Kolejnym usprawnieniem jest automatyczne zarządzanie nieaktualnymi awizacjami. W momencie potwierdzania awizacji system analizuje, czy istnieją inne powiązane awizacje tego samego operatora dotyczące tej samej faktury, a następnie usuwa powielone pozycje.

Wprowadzono również blokadę zmiany statusu z -5 – Odrzucona na status 10 – Faktura do potwierdzenia poprzez wybranie statusu Cofnij odrzucenie w przypadku, gdy faktura została już zaimportowana do systemu ERP. W takiej sytuacji pojawia się odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Taki komunikat informujący o błędzie pojawia się również w przypadku awizacji ze statusem 0, gdy faktura została zaimportowana już po utworzeniu awizacji. W takiej sytuacji faktura nadal widnieje w propozycjach, ale przy próbie jej przypisania pojawi się komunikat informujący o błędzie.

Rys. 12. Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby przypisania już zaimportowanej faktury do awizacji

Dodatkowo wprowadzono mechanizm automatycznego czyszczenia nieaktualnych awizacji. Po odpowiedniej konfiguracji system identyfikuje niepowiązane awizacje (o statusie innym niż 1 oraz 11) starsze niż określony czas i automatycznie je usuwa, co pozwala na utrzymanie porządku i aktualności danych.

Usprawniono również ergonomię pracy w słownikach obsługujących awizacje. Po przejściu do słownika z poziomu powiadomienia, system automatycznie filtruje listę wpisów, prezentując wyłącznie awizację oczekującą na potwierdzenie, wskazaną w danym powiadomieniu. Pozwala to użytkownikowi na szybszy dostęp do właściwego wpisu oraz ogranicza ryzyko pomyłek. Jeżeli inny użytkownik potwierdził wcześniej awizację do wskazanej faktury, pojawi się awizacja ze statusem -10.

2. Zmiany w słowniku Dokumenty przychodzące

W słowniku Dokumenty przychodzące dodano kolumnę Awizacja. W zależności od tego, czy dokument jest powiązany z awizacją, znacznik przyjmuje inny kolor:

• Biała kropka – do dokumentu nie jest przypisana żadna awizacja.
• Zielona kropka – dokument jest jednoznacznie powiązany z awizacją.
• Czerwona kropka – osoba odpowiedzialna przypisana do dokumentu z awizacji została nadpisana wskutek użycia procedury Edytuj propozycje. Więcej na temat tej procedury można znaleźć w artykule (KSeF) Zmiany w kategoryzacji dokumentów przychodzących.
• Żółta kropka – do dokumentu jest utworzona awizacja, ale nie została ona jednoznacznie przypisana. Użytkownik, po najechaniu kursorem na znacznik może szybko zidentyfikować operatorów, do których została wysłana propozycja awizacji.

Rys. 13. Słownik Dokumenty przychodzące, kolumna Awizacja, informacja o użytkownikach, do których została wysłana propozycja awizacji

Umożliwiono również wyszukanie dokumentów według ich powiązania z awizacją. Dodano filtr Awizacja, w którym można zaznaczyć jedną z dostępnych opcji:

• Awizacja oczekuje na potwierdzenie,
• Dokument jest powiązany z awizacją,
• Awizacja nadpisana,
• Brak awizacji.

Rys. 14. Słownik Dokumenty przychodzące, filtr Awizacja

Informacja o przypisaniu faktury do awizacji jest zapisywana również w szczególe Log zmian propozycji.

Rys. 15. Słownik Dokumenty przychodzące, szczegół Log zmian propozycji

W tym szczególe zapisywana jest również informacja o wycofaniu awizacji. Oznacza to, że użytkownik najpierw potwierdził fakturę, w wyniku czego została ona przypisana do awizacji, a następnie wycofał to potwierdzenie.

Rys. 16. Słownik Dokumenty przychodzące, szczegół Log zmian propozycji

Więcej na temat logiki nadpisywania wartości w grupie kolumn Propozycja można znaleźć w artykule (KSeF) Zmiany w kategoryzacji dokumentów przychodzących.

Wprowadzono również zmiany oraz dodatkowe kontrole podczas wykonywania procedury Powiadom o fakturze. W oknie edycyjnym procedury, po zaznaczeniu opcji Dodaj załącznik, automatycznie zaznaczana jest opcja Pokaż wartość faktury.

W przypadku zaznaczenia wyłącznie opcji Dodaj załącznik, utworzona awizacja nie będzie zawierała wartości faktury w linijkach dokumentu. Dokument źródłowy zostanie jednak dołączony jako załącznik, a użytkownik otrzymujący powiadomienie będzie miał dostęp do wszystkich informacji zawartych w fakturze.

Rys. 17. Okno edycyjne procedury Powiadom o fakturze

Ponadto funkcjonalność została rozszerzona o możliwość wysyłania powiadomień z załącznikami w formacie HTML, co wcześniej było ograniczone wyłącznie do plików PDF. Dzięki temu użytkownik może generować i wysyłać powiadomienia również wtedy, gdy dokument źródłowy jest w formie HTML.

Wprowadzono również czytelne komunikaty błędów. Jeśli podczas wysyłki powiadomienia wystąpi problem lub użytkownik nie wskaże wymaganych danych, system jednoznacznie informuje o przyczynie braku możliwości wygenerowania powiadomienia.

Jeżeli nie zostanie wybrany użytkownik, do którego ma być utworzona awizacja, system wyświetli odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. 18. Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby wykonania procedury Powiadom o fakturze i braku wybrania użytkowników, do których ma być przesłana awizacja

Wprowadzono również blokadę w przypadku, gdy w słowniku Dokumenty przychodzące użytkownik próbuje utworzyć awizację do faktury, która jest już przypisana do innej awizacji. W takiej sytuacji pojawia się odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. 19. Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby wykonania procedury Powiadom o fakturze, gdy wybrana faktura jest już jednoznacznie przypisana do innej awizacji

Zmodyfikowano też sposób prezentowania propozycji awizacji do faktur w słowniku Dokumenty przychodzące. Propozycje awizacji są kolorowane w zależności od zgodności ich wartości z danymi faktury. Jeżeli wartość wskazana w propozycji awizacji jest zgodna z tą prezentowaną w dokumencie, pole podświetla się na zielono. Natomiast w przypadku, gdy wartość nie jest zgodna, pole podświetla się na różowo.

Rys. 20. Propozycje awizacji do faktury, oznaczenie zgodności wartości z awizacji z dokumentem

Dodatkowo ograniczono dostępność procedury Powiadom o fakturze. Nie jest ona dostępna dla dokumentów zaimportowanych do systemu ERP (w kolumnie Status;Importu do ERP widnieje wartość Zaimportowany). Ponadto procedurę można wykonać wyłącznie dla jednego dokumentu. Jeśli użytkownik zaznaczy kilka pozycji, procedura zostanie wykonana jedynie dla aktywnie wybranego rekordu. W oknie edycyjnym procedury jest informacja, do którego dokumentu zostanie utworzona awizacja.

Rys. 21. Okno edycyjne procedury Powiadom o fakturze

3. System powiadomień o awizacji

W ramach wprowadzonych zmian znacząco rozbudowano mechanizm powiadomień dotyczących nowo utworzonych awizacji. Po dodaniu awizacji osoba wskazana jako odpowiedzialna otrzymuje nie tylko standardowe powiadomienie w systemie, lecz także automatycznie wysyłaną wiadomość e‑mail informującą o jej utworzeniu z prośbą o potwierdzenie.

Rys. 22. Powiadomienie mailowe o nowej awizacji

Analogicznie, każda modyfikacja awizacji o statusie 0 — niezależnie od tego, czy dotyczy samego statusu, danych czy załączników — powoduje automatyczne wysłanie wiadomości e‑mail do pracownika, do którego jest przypisana awizacja, informującej o wprowadzonych zmianach. Powiadomienie generowane jest wyłącznie wtedy, gdy aktualizacji dokonał inny użytkownik niż osoba, która utworzyła awizację. Takie podejście zapewnia pełną transparentność oraz bieżący dostęp do informacji.

Rys. 23. Powiadomienie mailowe o zmianach w utworzonej wcześniej awizacji

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK