W modułach FK i SEK rozszerzono możliwości systemu o automatyczne przetwarzanie danych dotyczących dodatkowych obciążeń oraz odliczeń wykazywanych na fakturach.

Dodatkowe opłaty i obciążenia są w strukturze pliku XML umieszczone w odrębnej sekcji Rozliczenie, poza pozycjami fakturowymi. W sekcji tej zawarte są informacje o dodatkowych obciążeniach oraz odliczeniach wpływających na ostateczną kwotę do zapłaty, którą zobowiązany jest uiścić nabywca lub usługobiorca np. dotyczących zwrotu udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy (opłata urzędowa uiszczona przez pełnomocnika w imieniu i na rzecz klienta).

Wprowadzona zmiana obejmuje dodanie nowego szczegółu oraz rozszerzenie dostępnych dotychczas standardowych schematów księgowania.

1. Obsługa dodatkowych obciążeń i odliczeń w dokumentach zakupu

Dotychczas dodatkowe obciążenia były ewidencjonowane w systemie ręcznie jako pozycje ze stawką NPN. Nowa funkcjonalność eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania takich danych – system pobiera dane bezpośrednio z właściwej struktury XML i automatycznie uwzględnia w dedykowanym szczególe oraz w księgowaniu dowodu.

W oknie edycyjnym dowodów zaimportowanych do odpowiednich rejestrów modułów FK oraz SEK udostępniono nowy szczegół KSEF – dodatkowe obciążenia i odliczenia. Dane do tego szczegółu są importowane automatycznie (bez konieczności dodatkowej konfiguracji) w momencie przesyłania dokumentu z bufora dokumentów przychodzących do właściwego rejestru.

Rys. 1. Słownik Rejestr zakupów, szczegół KSeF – Dodatkowe obciążenia i odliczenia

Szczegół zawiera następujące informacje:

• Lp. – liczba porządkowa,
• Powód – opis powodu zastosowania obciążenia lub odliczenia,
• Kwota – kwota obciążenia lub odliczenia,
• Odliczenie – informacja, czy dany rekord dotyczy odliczenia,
• Waluta Symbol – symbol waluty.

Uwaga! Dodatkowe obciążenia i odliczenia są zawsze ujmowane w tej samej walucie, w której wystawiono fakturę. Oznacza to, że jeśli faktura krajowa została wystawiona w walucie obcej (np. EUR), to wszystkie dodatkowe obciążenia i odliczenia również zostaną ujęte w tej walucie. Utworzony dodatkowy rozrachunek także będzie prowadzony w walucie faktury.

Po odpowiedniej konfiguracji schematu księgowania, kwoty zaimportowane z pliku XML, widoczne w szczególe KSeF – dodatkowe obciążenia i odliczenia, są automatycznie uwzględniane w wygenerowanych linijkach dowodu.

Rys. 2. Linijki dowodu z uwzględnieniem dodatkowych obciążeń i odliczeń

Prezentowana faktura zawiera: zakup towaru (poz. 1 i 3), VAT naliczony (poz. 2) oraz pozycje spójne z tymi prezentowanymi w szczególe KSeF – Dodatkowe obciążenia i odliczenia (zwrot pobrania –odliczenie, opłata urzędowa – obciążenie oraz opłaty sądowe – obciążenie):

• Pozycja 1 – kwota brutto faktury księgowana na konto rozrachunkowe dostawcy (Ma 202/3/000177) z symbolem rozrachunku 2026/FV/SG/000325.
• Pozycja 3 – wartość netto towaru księgowana na konto 300/3/00 (Wn), z tym samym symbolem rozrachunku.
• Pozycja 2 – VAT naliczony na koncie 221/02 (Wn), również z symbolem 2026/FV/SG/000325.
• Pozycje 6-8 – kwoty dodatkowych obciążeń i odliczenia po stronie Ma na konto rozrachunkowe dostawcy, każda z własnym symbolem rozrachunku zawierającym tytuł obciążenia:

• 2026/FV/SG/000325/K/Opłata urzędowa,
• 2026/FV/SG/000325/K/Opłaty sądowe,
• 2026/FV/SG/000325/K/Zwrot pobrania.
• Dzięki osobnym symbolom każde zobowiązanie można rozliczyć niezależnie.

• Pozycje 9-11 – księgowanie po stronie Wn na konta wynikowe odpowiadające charakterowi obciążenia:

• Opłaty urzędowe i sądowe na konto 766/3/99 Inne pozostałe koszty operacyjne.
• Zwrot pobrania na konto 761/3/99 Inne pozostałe przychody operacyjne. Konta pobierane są zgodnie z konfiguracją.

W terminarzu płatności uwzględniona jest kwota wynikająca z głównego rozrachunku z faktury (bez dodatkowych obciążeń i odliczeń KSeF). Kwoty dodatkowych obciążeń i odliczeń są prezentowane osobno, w szczególe KSeF – Dodatkowe obciążenia i odliczenia, i nie są ujmowane w terminarzu płatności.

Rys. 3. Terminarz płatności uwzględniający kwotę z głównego rozrachunku z faktury

Z tytułu dodatkowych obciążeń i odliczeń system tworzy oddzielne rozrachunki. Każdy z tych rozrachunków otrzymuje ten sam numer rachunku bankowego oraz warunki płatności co rozrachunek główny wynikający z faktury. Oznacza to, że niezależnie od liczby rachunków bankowych wskazanych na dokumencie, rozrachunki utworzone z tytułu dodatkowych obciążeń/odliczeń dziedziczą ustawienia z rozrachunku oznaczonego w terminarzu płatności jako główny.

Rys. 4. Słownik Przeglądanie rozrachunków, utworzone rozrachunki uwzględniające dodatkowe obciążenia i odliczenia

W zależności od wybranej konfiguracji symbol rozrachunku może przyjąć wartość:

• symbol rozrachunku składa się z: numer faktury + sufiks (zgodnie z wybraną konfiguracją, domyślnie: /K) – używany, gdy wszystkie obciążenia/odliczenia z faktury mają być ujęte pod jednym rozrachunkiem.
• symbol rozrachunku składa się z: numer faktury + sufiks (zgodnie z wybraną konfiguracją, domyślnie: /K) + Powód (Opisgrupy) – jest to rekomendowana opcja. Pozwala rozliczyć każdy tytuł obciążenia/odliczenia oddzielnie. Ta opcja jest domyślnie skonfigurowana.

W systemie można określić wartość sufiksu, który jest automatycznie dopisywany do numeru rozrachunku tworzonego dla dodatkowych obciążeń lub odliczeń wynikających z faktury (domyślnie ma wartość /K). Zmiana parametru wpływa na wszystkie nowo powstające księgowania, w których generowany jest numer rozrachunku z tym sufiksem. Parametr jest konfigurowany oddzielnie dla każdej firmy, co pozwala dostosować sposób oznaczania rozrachunków do specyfiki organizacji.

Uwaga! Rekomendowanym rozwiązaniem jest tworzenie osobnego rozrachunku uwzględniającego dodatkowe obciążenia i odliczenia.

Takie podejście ułatwia późniejsze rozliczenia, zwłaszcza w sytuacjach związanych ze szczególnym momentem VAT lub ulgą na złe długi. Oddzielny rozrachunek pozwala jednoznacznie zidentyfikować te kwoty, uniknąć mieszania ich z główną należnością z faktury oraz zapewnia pełną przejrzystość przy późniejszych korektach i analizach.

Uwaga! Opisywany mechanizm nie zakłada korygowania wartości dodatkowych obciążeń i odliczeń. Nie powinny być one wykazywane na fakturze bez pozycji. W przypadku konieczności uwzględnienia dodatkowych obciążeń i odliczeń bez zasadniczej części faktury, należy wystawić notę księgową, a nie fakturę.

2. Obsługa dodatkowych obciążeń i odliczeń w dokumentach sprzedaży

W ramach rozwoju systemu rozszerzono obsługę dodatkowych obciążeń i odliczeń w dokumentach sprzedaży ewidencjonowanych w module FK. Funkcjonalność obejmuje:

• dokumenty sprzedaży importowane z modułu LS,
• dokumenty sprzedaży własnej importowane z KSeF za pośrednictwem bufora dokumentów przychodzących.

W słowniku Rejestr sprzedaży udostępniono nowy szczegół KSeF – Dodatkowe obciążenia i odliczenia, który prezentuje informacje o dodatkowych obciążeniach i odliczeniach wpływających na wartość dokumentu. Dane w tym obszarze są automatycznie pobierane podczas importu dokumentów do modułu FK i mają charakter wyłącznie informacyjny. Z poziomu modułu FK nie ma możliwości ich edycji.

Wprowadzono również zmiany w schematach księgowania, które po odpowiedniej konfiguracji umożliwiają automatyczne uwzględnianie dodatkowych obciążeń i odliczeń podczas księgowania dokumentów. Rozwiązanie zapewnia zgodność zapisów księgowych z dokumentem źródłowym, zwiększa spójność danych oraz ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania dekretów.

Z tytułu dodatkowych obciążeń i odliczeń system tworzy oddzielne rozrachunki w taki sam sposób jak w przypadku faktur zakupu.

Zmiany w sposobie korzystania z funkcjonalności

Dotychczas użytkownik musiał ręcznie wprowadzać kwoty dodatkowych obciążeń i odliczeń. Po wprowadzonych zmianach i odpowiedniej konfiguracji systemu wartości te są automatycznie pobierane oraz uwzględniane w księgowaniu.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK