Pierwszy plik JPK KR PD za 2025 rok duże firmy złożą już do 31.07.2026 — a to oznacza obowiązek wykazania należności i zobowiązań w prawidłowym podziale na okres spłaty oraz zestawienia obrotów i sald z poprawnymi znacznikami. Softlab ERP by Asseco wprowadza mechanizm wiekowania rozrachunków, który sklasyfikuje należności i zobowiązania według terminu spłaty i naniesie zapisy korygujące na dzień bilansowy bez ruszania pierwotnych dokumentów. Zamiast ręcznych wyliczeń poza systemem zyskujesz powtarzalny, możliwy do skontrolowania proces zgodny z wymogami JPK CIT.

Potrzeba biznesowa

JPK_KR_PD czyli Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy to jedno z największych wyzwań sprawozdawczych ostatnich lat dla działów księgowości. Pierwszy plik JPK KR PD za rok 2025 duże firmy muszą złożyć do 31.07.2026, a w kolejnych latach — wraz z zeznaniem rocznym, do 31 marca. Plik wymaga nie tylko poprawnego bilansu, ale też zestawienia obrotów i sald (ZOiS) opisanego znacznikami, które precyzyjnie wskazują charakter każdego konta.

Jednym ze szczególnie pracochłonnych wymogów jest prezentacja należności i zobowiązań z tytułu dostaw i usług w podziale na okres spłaty: do 12 miesięcy i powyżej 12 miesięcy. Wydzielenie odrębnych kont rozrachunkowych nie wystarcza, aby taką klasyfikację przeprowadzić, ponieważ jest ona zmienna w czasie i zależna od dnia, w którym jest przeprowadzana.

Dla głównego księgowego, dyrektora finansowego czy biura rachunkowego obsługującego wiele podmiotów oznacza to setki ręcznych operacji wykonywanych pod presją terminu, w których łatwo o pomyłkę rzutującą wprost na poprawność bilansu, czy pliku JPK CIT.

Jak wyglądało to dotychczas

Sam podział należności i zobowiązań krótkoterminowych ze względu na okres spłaty obowiązuje w bilansie od lat. Softlab ERP posiadał wprawdzie dedykowane narzędzie do grupowania rozrachunków ze względu na termin płatności, jednakże uzyskane informacje trzeba było nanosić ręcznie na konta w postaci dowodu księgowego lub ręcznie modyfikować pozycje bilansu. W praktyce mechanizm był rzadko wykorzystywany, a właściwa analiza okresu spłaty prowadzona obok systemu — w arkuszach lub zestawieniach przygotowywanych osobno. Każde zamknięcie roku oznaczało powtórzenie tej żmudnej pracy od początku.

Jak to usprawniliśmy

Klasyfikacja rozrachunków na dzień bilansowy. Rozwiązanie opiera się na sprawdzonym mechanizmie klasyfikacji rozrachunków, obecnym w systemie od lat — rozbudowaliśmy go o automatyczne księgowania.

Rozrachunki są rejestrowane na kontach dla należność/zobowiązań do 12 miesięcy, a na dzień bilansowy wykonywana jest korekta, która ma charakter tymczasowy, służy jedynie prawidłowemu prezentowaniu danych w bilansie. W kolejnych okresach jest odwracalna za pomocą storna czerwonego.

Faktury księgujesz jak dotychczas, na konta podstawowe (np. 200 dla należności), traktowane jako rozrachunki do 12 miesięcy. Na dzień bilansowy system samodzielnie sprawdza, ile dni pozostało do terminu płatności każdego rozrachunku, i przypisuje go do właściwej grupy. Grupy możesz zdefiniować samodzielnie lub skorzystać z grup wzorcowych dostępnych w systemie.

Rys. 1. Gotowe, wzorcowe grupy rozrachunków kopiujesz do wybranych firm i lat finansowych jednym poleceniem — konfiguracja zajmuje chwilę zamiast ręcznego zakładania od zera.

W praktyce wygląda to tak: rozrachunek z terminem płatności za 10 dni trafia do grupy „do 12 miesięcy”, a rozrachunek z terminem odległym o 375 dni — do grupy „powyżej 12 miesięcy”. Klasyfikacja jest w pełni przejrzysta: przy każdym rozrachunku widać liczbę dni pozostałych do zapłaty.

Rys. 2. Każdy rozrachunek otrzymuje grupę na podstawie liczby dni do terminu płatności na dzień bilansowy — bez ręcznego rozdzielania pozycji.

Najważniejsza zaleta dotyczy niezmienności danych źródłowych. Pierwotne rozrachunki nie są ruszane — system nanosi wyłącznie zapisy korygujące, dokładnie tak, jak przy znanym księgowym mechanizmie rozliczeń międzyokresowych kosztów. Rozrachunek pozostaje na koncie podstawowym (np. 200), a na dzień bilansowy powstaje korekta: kwota odpowiadająca części długoterminowej zostaje pokazana na koncie „powyżej 12 miesięcy” (np. 201), a po przeciwnej stronie — na koncie korygującym należności do 12 miesięcy (np.270). W bilansie konta 200 i 270 dają łącznie należności do 12 miesięcy. Co istotne, korygowane są wyłącznie rozrachunki długoterminowe — pozycje do 12 miesięcy są już na właściwym koncie i system ich nie księguje.

Rys. 3. Ten sam rozrachunek widoczny na koncie podstawowym (200), długoterminowym (201) i korygującym (270) — pierwotny zapis pozostaje nienaruszony, a saldo bilansu się zgadza.

Aby od razu otrzymać poprawny bilans, do pozycji należności i zobowiązań do 12 miesięcy wystarczy podpiąć konta korygujące — gotową definicję bilansu (STD_BILANS_2) udostępniamy w repozytorium. Klasyfikację można na każdy dzień bilansowy (powtarzać w kolejnych latach, kwartałach), a poprzednie wyliczenie łatwo wystornować, wskazując utworzony wcześniej dokument.

Przykłady zastosowania

Przykład 1: Duża firma produkcyjna lub handlowa objęta JPK CIT

Sytuacja: Spółka musi złożyć pierwszy plik JPK KR PD za 2025 rok do 31.07.2026 i potrzebuje bilansu z należnościami oraz zobowiązaniami w podziale na okres spłaty.

Rozwiązanie: Na dzień bilansowy księgowy uruchamia mechanizm klasyfikacji rozrachunków, a następnie księguje korektę sald. System sam rozdziela pozycje krótko- i długoterminowe oraz nanosi zapisy korygujące, nie ruszając pierwotnych rozrachunków.

Rezultat: Poprawny bilans i ZOiS ze znacznikami gotowe do JPK CIT, bez ręcznych wyliczeń poza systemem i bez ryzyka, że korekta zaburzy dane operacyjne.

Przykład 2: Biuro rachunkowe obsługujące wiele podmiotów

Sytuacja: Biuro przygotowuje do JPK CIT kilku- lub kilkunastu klientów jednocześnie i potrzebuje powtarzalnej, spójnej konfiguracji.

Rozwiązanie: Wzorcowe grupy rozrachunków oraz definicję bilansu kopiuje się do wybranych firm i lat finansowych jednym poleceniem, a klasyfikację i korekty wykonuje tym samym, ujednoliconym sposobem dla każdego podmiotu.

Rezultat: Skrócona konfiguracja u każdego klienta i jeden, kontrolowalny standard pracy — mniejsze ryzyko błędu przy obsłudze wielu firm.

Korzyści

• Niższe ryzyko sankcji i korekt: poprawny bilans oraz ZOiS zgodne z wymogami JPK CIT ograniczają ryzyko błędów w deklaracji i kosztownych korekt.
• Oszczędność czasu przy zamknięciu roku: klasyfikacja rozrachunków wykonywana automatycznie.
• Bezpieczeństwo danych operacyjnych: zapisy wyłącznie korygujące nie naruszają pierwotnych rozrachunków, a zmiana planu kont zachowuje pełną historię rozliczeń (daty źródłowe, terminy płatności).
• Szybsze wdrożenie: wzorcowe konta, gotowa definicja bilansu i kopiowanie standardowych grup skracają konfigurację, zwłaszcza przy obsłudze wielu firm.
• Pełna kontrola i odwracalność: decydujesz, które zapisy są przenoszone, a wyniki klasyfikacji oraz dokumenty bilansu możesz w każdej chwili wycofać i wygenerować ponownie.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Jolanta Socha