Czy wiesz, że brak numeru KSeF lub nieprawidłowe oznaczenie choćby jednego wiersza ewidencji spowoduje automatyczne odrzucenie całego pliku JPK_VAT przez bramkę Ministerstwa Finansów? Od rozliczenia za luty 2026 roku każdy podatnik VAT musi składać plik JPK w nowej strukturze V7(3), zawierającej obowiązkowy numer KSeF lub jedno z trzech oznaczeń zastępczych: OFF, BFK albo DI. Dzięki zaktualizowanemu modułowi JPK i FK w systemie Softlab ERP cały proces oznaczania dokumentów odbywa się automatycznie – od importu danych, przez walidację, aż po wysłanie gotowego pliku do urzędu skarbowego.

Potrzeba biznesowa

Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 roku oraz uruchomienie ogólnopolskiego systemu kaucyjnego dla opakowań na napoje to dwie najważniejsze zmiany podatkowe tego roku. Obie znalazły bezpośrednie odzwierciedlenie w nowej strukturze JPK_V7(3), która obowiązuje wszystkich podatników VAT – niezależnie od tego, czy dany podmiot już wystawia faktury w KSeF, czy korzysta z okresu odroczenia do 1 kwietnia 2026 roku.

Głównym wyzwaniem jest nowa reguła walidacyjna: każdy wiersz ewidencji, zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów, musi zawierać albo 35-znakowy numer KSeF, albo jedno z trzech oznaczeń zastępczych (OFF, BFK lub DI). Brak którejkolwiek z tych wartości oznacza błąd krytyczny i odrzucenie pliku przez bramkę Ministerstwa Finansów. Dodatkowo w deklaracji VAT-7 pojawiła się nowa pozycja P_360, służąca do wykazania podatku od niezwróconej kaucji.

Z perspektywy działu finansowo-księgowego oznacza to konieczność precyzyjnej klasyfikacji każdego dokumentu według logiki KSeF: czy faktura posiada numer, czy została wystawiona w trybie awarii, poza systemem, czy jest dowodem innym niż faktura. Dla kierowników działów IT i wdrożeniowców kluczowe jest dopilnowanie, aby aktualizacja systemu zakończyła się przed 25 marca 2026 roku – terminem złożenia pierwszego pliku JPK_V7(3) za luty.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczasowa struktura JPK_V7(2) nie przewidywała żadnych pól związanych z identyfikacją faktur w KSeF. Ewidencja nie wymagała oznaczania trybu wystawienia dokumentu ani podawania numeru nadanego przez platformę ministerialną. Wraz z wejściem nowych przepisów pojawiły się zupełnie nowe wymagania, którym dotychczasowe rozwiązanie nie mogło sprostać.

W szczególności brakowało mechanizmu automatycznego przypisywania oznaczeń OFF, BFK i DI na podstawie trybu wystawienia faktury. Nie istniała również możliwość ewidencjonowania podatku od niezwróconej kaucji w ramach systemu kaucyjnego. Formularze deklaracji VAT-7 nie zawierały pozycji P_360, a zestawy ewidencyjne kończyły się na wersji obowiązującej do stycznia 2026 roku.

Ręczne oznaczanie każdego dokumentu w ewidencji JPK byłoby procesem czasochłonnym i narażonym na błędy. Przy kilkuset lub nawet kilku tysiącach pozycji miesięcznie nawet jeden przeoczony wiersz mógłby skutkować odrzuceniem całego pliku. Pojawiła się konieczność wdrożenia rozwiązania systemowego, które maksymalnie zautomatyzuje ten proces.

Jak to usprawniliśmy

W odpowiedzi na zmiany legislacyjne w systemie Softlab ERP zostały przygotowane kompleksowe aktualizacje modułów FK i JPK, obejmujące pełne wsparcie dla struktury JPK_V7(3). Zmiany objęły cztery kluczowe obszary:

• nowe wersje deklaracji,
• obsługę systemu kaucyjnego,
• automatyczne oznaczenia KSeF,
• możliwość ręcznej korekty znaczników.

Nowe wersje deklaracji VAT-7

Utworzono nowe rodzaje deklaracji: miesięczną VAT-7 w wersji 23 oraz kwartalną VAT-7K w wersji 17. Do deklaracji dodano pozycję 360 – Wysokość podatku od niezwróconej kaucji pobranej za produkty w opakowaniach na napoje objęte systemem kaucyjnym. Jednocześnie ze struktury deklaracji usunięto pozycję 57 (Zwrot na rachunek rozliczeniowy podatnika w terminie 60 dni).

Obsługa systemu kaucyjnego

W słowniku Grupy klasyfikacji VAT dodano nową grupę klasyfikacji SKAUCJE. Przy rejestracji dokumentu sprzedaży użytkownik wybiera tę grupę, a system automatycznie uwzględnia wartość podatku w pozycji 360 deklaracji VAT-7 oraz w kolumnie SPRZ_KAUCJE VAT ewidencji sprzedaży JPK.

Automatyczne oznaczenia KSeF przy imporcie

Podczas importu danych z rejestrów FK do ewidencji JPK system automatycznie przypisuje oznaczenia według następującej logiki:

• NrKSeF – numer pobrany z KSeF, znacznik wypełniany automatycznie, jeśli faktura posiada 35-znakowy identyfikator pobrany z KSeF;
• OFF – faktura wystawiona w czasie awarii KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów, znacznik wypełniany dla faktur sprzedaży z kodem trybu offline AW, faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, nie trzeba korygować ewidencji JPK;
• DI – dokument inny niż faktura, na przykład dowód wewnętrzny (WEW), raport fiskalny (RO), nota, bilet, a także faktura bez numeru KSeF wystawiona z przyczyn leżących po stronie podatnika w trybie offline24 lub w przypadku tymczasowej niedostępności KSeF, znacznik przypisywany na podstawie nowego parametru FKREJ\RD\VDEK\DI na rodzaju dowodu lub dla sprzedaży w trybie offline24;
• BFK – faktura elektroniczna lub papierowa wystawiona poza KSeF, znacznik przypisywany domyślnie, gdy żaden z powyższych warunków nie został spełniony (dotyczy faktur papierowych i elektronicznych wystawionych legalnie poza KSeF).

Konwerter automatycznie ustawia parametr FKREJ\RD\VDEK\DI na rodzajach dowodów sprzedaży z typem dokumentu RO i WEW oraz na dowodach zakupu z typem WEW i VAT_RR. Planowane jest również objęcie tym parametrem rejestru SAD oraz faktur wewnętrznych do WDT i WNT.

Możliwość ręcznej korekty oznaczeń

W rejestrach sprzedaży i zakupu, w sekcji Dodatkowe dane do JPK, użytkownik może ręcznie oznaczyć powód braku numeru KSeF (OFF, BFK lub DI). Ręczne oznaczenia są importowane do ewidencji JPK i mają pierwszeństwo przed klasyfikacją automatyczną.

Dodatkowo, bezpośrednio w ewidencji sprzedaży lub zakupu JPK dostępna jest akcja Oznacz KSeF, która pozwala na zbiorową zmianę znaczników dla jednej lub wielu pozycji jednocześnie. Procedura aktualizuje wyłącznie te pozycje, dla których nie został nadany numer KSeF.

Zwrotne zapisywanie oznaczeń do rejestrów FK

Po poprawnym wysłaniu pliku XML do Ministerstwa Finansów system automatycznie przepisuje oznaczenia KSeF (OFF, BFK, DI) z ewidencji JPK z powrotem do słownika Dodatkowe dane do JPK w rejestrach FK. Jeśli klient wysyła plik poza systemem Softlab ERP, dostępna jest również akcja Wstaw oznaczenia KSeF do ERP, umożliwiająca ręczne uzupełnienie znaczników.

Nowy zestaw ewidencyjny

Do JPK VAT z deklaracją dodano nowy zestaw 202602, obowiązujący od 1 lutego 2026 roku. Zestaw ten uwzględnia wszystkie nowe kolumny i pola wymagane przez strukturę JPK_V7(3).

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1: Firma produkcyjna z obowiązkowym KSeF od 1 lutego 2026 r.

Duży producent artykułów spożywczych, którego przychody za 2024 rok przekroczyły 200 mln PLN, od 1 lutego 2026 roku wystawia faktury sprzedaży wyłącznie w KSeF. Większość dokumentów otrzymuje numer KSeF automatycznie w momencie wystawienia. System Softlab ERP pobiera ten identyfikator z platformy ministerialnej i przy imporcie do ewidencji JPK automatycznie wypełnia pole NrKSeF. 28 lutego 2026 roku dochodzi jednak do awarii po stronie podatnika (z powodu braku internetu) i kilka faktur zostaje wystawionych w trybie offline24. Do czasu wysłania JPK (25 marca) większość z nich zdążyła trafić do KSeF i otrzymać numer – system automatycznie przypisze im NrKSeF. Jedna faktura nadal nie posiada numeru – system oznacza ją kodem DI. Dział księgowości wie, że po nadaniu numeru będzie musiał złożyć korektę JPK_VAT w ciągu 14 dni.

Firma rozlicza również VAT od niezwróconej kaucji jako wprowadzający napoje na rynek. Księgowa rejestruje dokument wewnętrzny z grupą klasyfikacji SKAUCJE, a system uwzględnia wartość podatku w pozycji 360 deklaracji VAT-7.

Przykład 2: Średnia firma handlowa przed wejściem obowiązkowego KSeF

Średniej wielkości dystrybutor materiałów budowlanych nie przekroczył progu 200 mln PLN przychodu i rozpocznie wystawianie faktur w KSeF dopiero 1 kwietnia 2026 roku. Mimo to już za luty 2026 musi złożyć plik w nowej strukturze JPK_V7(3). Wszystkie faktury sprzedaży wystawione w tym okresie to dokumenty papierowe lub elektroniczne poza KSeF, które system automatycznie oznacza kodem BFK przy imporcie do ewidencji JPK. Równocześnie raporty fiskalne z kas rejestrujących (typ dokumentu RO) i dowody wewnętrzne (WEW) otrzymują automatycznie oznaczenie DI dzięki parametrowi FKREJ\RD\VDEK\DI ustawionemu na rodzajach dowodów. Klient nie musi ręcznie klasyfikować żadnego dokumentu – cały proces przebiega bez interwencji użytkownika.

Przykład 3: Biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów

Biuro rachunkowe prowadzi księgi dla kilkudziesięciu podmiotów o różnym statusie w KSeF: część to duże firmy wystawiające faktury w KSeF od lutego, część przejdzie na KSeF dopiero w kwietniu, a niektórzy klienci korzystają ze zwolnienia podmiotowego. W każdym przypadku JPK za luty musi być złożony w nowej strukturze. System Softlab ERP umożliwia seryjne generowanie plików JPK_V7(3) z automatycznym przypisywaniem oznaczeń – NrKSeF dla faktur z numerem, BFK dla dokumentów poza KSeF, DI dla dowodów wewnętrznych. W sytuacjach wyjątkowych, gdy oznaczenie wymaga korekty, pracownik biura korzysta z akcji Oznacz KSeF do zbiorczej zmiany znaczników bezpośrednio w ewidencji JPK, bez konieczności edycji każdego dokumentu z osobna.

Jakie to daje korzyści

• Zgodność z przepisami. System Softlab ERP jest w pełni przygotowany na strukturę JPK_V7(3) obowiązującą od 1 lutego 2026 roku. Nowe zestawy ewidencyjne, formularze deklaracji i mechanizmy walidacyjne eliminują ryzyko odrzucenia pliku przez bramkę Ministerstwa Finansów. Firma unika potencjalnych sankcji za nieterminowe lub błędne złożenie JPK_VAT.
• Oszczędność czasu pracy przy zamknięciu miesiąca. Automatyzacja oznaczeń KSeF to trójstopniowy mechanizm przypisywania znaczników (ręcznie w rejestrze, automatycznie przy imporcie, zbiorowo w ewidencji JPK), która radykalnie ogranicza pracę ręczną.
• Redukcja ryzyka błędów. Automatyczna klasyfikacja dokumentów według logiki NrKSeF → OFF → DI → BFK minimalizuje ryzyko nieprawidłowego oznaczenia. Każdy wiersz ewidencji spełnia regułę walidacyjną – dokładnie jedno z czterech pól jest uzupełnione, co zapobiega błędom krytycznym przy walidacji pliku.
• Elastyczność i kontrola. Mimo wysokiego stopnia automatyzacji, użytkownik zachowuje pełną kontrolę nad oznaczeniami. Akcja Oznacz KSeF pozwala na zbiorową korektę znaczników, a ręczne ustawienia w Dodatkowych danych do JPK mają priorytet nad automatem – co jest szczególnie istotne w okresie przejściowym, gdy interpretacje przepisów mogą się jeszcze zmieniać.
• Pełne wsparcie systemu kaucyjnego. Nowa grupa klasyfikacji VAT SKAUCJE i dedykowana kolumna w ewidencji sprzedaży pozwalają na prawidłowe wykazanie podatku od niezwróconej kaucji w pozycji P_360 deklaracji VAT-7, bez konieczności ręcznych modyfikacji struktury pliku.
• Ciągłość działania. Aktualizacja jest dostępna w formie fixów i feature packów do wielu wersji bazy danych, co pozwala na wdrożenie zmian bez konieczności pełnej migracji systemu. Klienci mogą dokonać aktualizacji na bieżącej wersji bazy, minimalizując ryzyko przestoju operacyjnego.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie: https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Ewa Kukier, Grażyna Cieślak-Chrzan