W związku z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r. wdrożono zmiany w obsłudze dokumentów księgowych, obejmujące możliwość ich edycji w zakresie zgodnym z obowiązującymi wymogami. Celem tych modyfikacji jest zapewnienie pełnej zgodności danych przekazywanych do KSeF oraz ograniczenie ryzyka błędów powstających na etapie ewidencji i raportowania, np. do JPK. Rozszerzona kontrola nad edycją dokumentów powiązanych z KSeF stanowi istotny element dostosowania procesów księgowych do nowych wymagań.

Niniejszy dokument ma charakter poglądowy, ponieważ dotyczy wersji produktu, która jest jeszcze w trakcie opracowania. Opisane w nim działanie funkcjonalności w przyszłości może ulec zmianie.

Dokumenty pochodzące z LS

W przypadku dokumentów pochodzących z modułu LS możliwość edycji dowodu w module FK jest ograniczona w zależności od tego, w którym module jest generowany plik XML:

• jeżeli XML jest generowany po stronie LS – możliwość edycji dowodu w module FK jest ograniczona wyłącznie do części dowodowej. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji plik XML nie jest usuwany.
• jeżeli XML jest generowany w module FK:

• jeśli do dowodu został wygenerowany plik XML i jest już wysłany do KSeF, edycja jest ograniczona tylko do części dowodowej.
• jeśli do dowodu został wygenerowany plik XML, ale nie został on jeszcze wysłany do KSeF, w momencie przeniesienia dowodu do edycji plik XML jest usuwany. Po wprowadzeniu poprawek i przeniesieniu dowodu do brulionu plik XML zostaje wygenerowany ponownie. W takim przypadku możliwa jest edycja zarówno części dowodowej, jak i wybranych parametrów w nagłówku w zakładce JPK VAT.

Rys. . Słownik Rejestr sprzedaży, parametry odblokowane do edycji w nagłówku

Jeżeli w module FK istnieje dokument, dla którego został już wygenerowany plik XML i wysłany do KSeF, a z powodu np. błędów synchronizacji konieczne jest jego ponowne zaimportowanie do modułu FK, system umożliwia wykonanie takiej operacji.

Aby ponownie zaimportować dokument do modułu FK:

1. Przenieś dokument do edycji w module FK (np. w słowniku Rejestr sprzedaży).
2. Przejdź do modułu LS (np. w słowniku Sprzedaż ogółem) i cofnij wysyłkę do FK, ustawiając status Dokument do rejestru VAT → Niewyeksportowany.
3. Następnie wyeksportuj ponownie dokument do modułu FK, ustawiając status Dokument do rejestru VAT → Wyeksportuj.

Wykonanie powyższych czynności nie usuwa istniejącego pliku XML, jednak umożliwia ponowny eksport dokumentu do modułu FK w sytuacji wystąpienia niezawinionych błędów synchronizacji (np. chwilowych problemów komunikacyjnych).

Dokumenty pochodzące z FK

Dokument utworzony w module FK można edytować w zależności od tego, czy został do niego wygenerowany plik XML oraz od jego statusu w KSeF:

• plik XML nie został jeszcze wygenerowany (status KSeF: Oczekuje na generowanie) – nie ma ograniczeń w edycji takiego dowodu.
• plik XML nie został jeszcze wysłany do KSeF (status KSeF: Oczekuje na wysłanie do Businesslink) – w takiej sytuacji, po przeniesieniu dowodu do edycji możliwa jest modyfikacja wszystkich danych. Plik XML zostaje wtedy usunięty, a po wprowadzeniu zmian i ponownym przeniesieniu dowodu do brulionu generowany jest nowy plik XML.
• plik XML został wysłany do KSeF, ale jeszcze nie ma nadanego numeru identyfikującego KSeF (status KSeF: Przekazane do Businesslink) – dowód można edytować, ale wyłącznie w części dowodowej. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji plik XML nie jest usuwany.
• plik XML został wysłany do KSeF i ma nadany numer identyfikujący KSeF (status KSeF: Przyjęte w KSeF) – dowód można edytować, ale wyłącznie w części dowodowej. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji plik XML nie jest usuwany.

Nie ma ograniczenia w edycji dowodów, w których numer identyfikujący w KSeF został uzupełniony ręcznie.

Faktury sprzedaży zaimportowane z KSeF

System Softlab ERP umożliwia import faktur sprzedaży pochodzących z KSeF. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Obsługa faktur sprzedaży.

Po przeniesieniu do edycji dowodu zaimportowanego w ten sposób nie występują żadne ograniczenia w jego edycji.

Procedury umożliwiające edycję danych

W słownikach Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE ograniczono dostępność następujących procedur:

• Zmień klasyfikację JPK VAT,
• Wycofaj zmianę klasyfikacji JPK VAT,
• Zmień dane adresowe kontrahenta.

Procedury te nie są dostępne w sytuacji, gdy dla wskazanego dokumentu został już wygenerowany plik XML przeznaczony do wysyłki do KSeF.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumencie, który został już wysyłany do KSeF, należy przeanalizować, czy te zmiany są przekazywane do KSeF. Przykładem jest symbol grupy klasyfikacji VAT, który nie jest elementem faktury w KSeF, ale dane te są wymagane na potrzeby JPK.

Jeśli zmiany na dokumencie nie dotyczą KSeF, zalecane jest użycie procedury Stornuj/kopiuj dowód. Po jej uruchomieniu należy w oknie edycyjnym, w polu Rodzaj operacji, wybrać wartość StornoCopyJPK. Wybranie tego rodzaju operacji powoduje automatyczne zaznaczenie opcji Kopiuj linijki dowodu oraz Kopiuj dane KSeF. Zaznaczenie opcji Kopiuj dane KSeF powoduje skopiowanie wszystkich danych KSeF z dokumentu źródłowego na utworzony dowód wewnętrzny – w tym numeru KSeF. W przypadku gdy dokument źródłowy nie posiada numeru KSeF, na dowód wewnętrzny zostanie przeniesione przypisane oznaczenie KSeF: BFK, OFF lub DI (jeśli zostało uprzednio uzupełnione).

Rys. . Okno edycyjne procedury Stornuj/kopiuj dowód

Po uzupełnieniu pozostałych wymaganych pól i wykonaniu procedury tworzą się dwa dokumenty:

• jeden stornujący dokument źródłowy (kwoty ze znakiem przeciwnym),
• drugi będący kopią dokumentu źródłowego (kwoty z tym samym znakiem).

Dokumenty powstałe w wyniku wykonania tej procedury mają przypisane identyczny numer faktury oraz numer referencyjny KSeF z dokumentu źródłowego – o ile dokument źródłowy posiada numer KSeF. Jeśli numer KSeF na dokumencie źródłowym nie jest uzupełniony, a dokument ma przypisane oznaczenie KSeF (BFK, OFF lub DI), oznaczenie to również zostaje przeniesione. Przeniesione są również wszystkie dane z dokumentu pierwotnego (data sprzedaży, data VAT, data wystawienia, dane JPK VAT).

Zmiany w danych nanosimy na drugim dokumencie, będącym kopią dokumentu źródłowego.

Zapisane dokumenty ujmowane są w rejestrach VAT, czyli w rejestrze VAT pojawią się trzy dokumenty: faktura źródłowa, storno tej faktury oraz poprawiona kopia faktury. Analogicznie dokumenty te będą ujęte w pliku JPK VAT.

Uwaga! Dokumenty wewnętrzne wygenerowane w ten sposób są uwzględniane w rejestrach VAT, ale nie są wysyłane do KSeF.

Przykład

W słowniku Rejestr sprzedaży źle oznaczono grupę klasyfikacji VAT. Zamiast SK wpisano grupę SI.

W słowniku Rejestr sprzedaży wyszukujemy fakturę i uruchamiamy akcję Stornuj/kopiuj dowód. W parametrach akcji wpisujemy wartości, jak na rysunku poniżej.

Rys. . Rejestr sprzedaży, parametry akcji Stornuj/kopiuj dowód

Po zatwierdzeniu akcji, w słowniku Rejestr sprzedaży powstaną dwa dokumenty KJPKS. Dokument KJPKS na plus będzie w stanie Edycja (parametr Przenieś do brulionu nie został zaznaczony).

Rys. . Rejestr sprzedaży, dokumenty utworzone po uruchomieniu procedury Stornuj/kopiuj dowód

Wybieramy dokument KJPKS na plus i poprzez edycję poprawiamy grupę klasyfikacji z SI na SK w linijkach dokumentu. Jeśli wymaga tego ewidencja, to dokonujemy zmiany na kontach, np. przeksięgowania na koncie przychodów.

Rys. . Zmodyfikowane linijki dokumentu

Przenosimy dokument do brulionu. Po sporządzeniu kontroli JPK VAT, w słowniku Ewidencja sprzedaży i podatku należnego pojawią się trzy dokumenty.

Rys. . Ewidencja sprzedaży i podatku należnego

Uwaga! W przypadku konieczności skorygowania danych wysyłanych do KSeF rekomendowanym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej.

Noty korygujące

Od 1 lutego 2026 roku, w związku z uchyleniem art. 106k ustawy o VAT, noty korygujące zostały całkowicie wycofane z obrotu prawnego. Oznacza to, że nabywca nie ma już możliwości samodzielnego poprawiania błędów znajdujących się na otrzymanej fakturze. Obecnie każda pomyłka wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę.

Jeśli na otrzymanej fakturze występuje błąd (np. błędny NIP, adres lub nazwa), nie należy wystawiać noty korygującej. W takiej sytuacji konieczne jest:

• powiadomienie sprzedawcy o stwierdzonym błędzie na dokumencie.
• zwrócenie się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie odpowiedniej faktury korygującej – obejmującej dane formalne lub pozycje faktury, w zależności od rodzaju pomyłki.

W kolejnych wersjach systemu planowane są zmiany ograniczające możliwość korzystania z funkcjonalności not korygujących.

Blokady

Wprowadzono dodatkowe mechanizmy kontrolne, które ułatwiają zapewnienie zgodności z wymaganiami KSeF.

Zablokowano możliwość ponownego wygenerowania pliku XML dla dokumentu, jeśli został on już wcześniej utworzony. W takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat informujący o błędzie.

Rys. . Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby wygenerowania pliku XML do dowodu, który już ma wygenerowany taki plik

Zablokowana jest również możliwość usunięcia dokumentu, jeśli został dla niego wygenerowany plik XML i wysłany do KSeF. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji i próbie usunięcia go wyświetlany jest odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. . Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby usunięcia dowodu, który już ma wygenerowany plik XML

Uwaga! W przypadku faktur pochodzących z modułu LS opcja usunięcia dowodu nie jest dostępna.

Nie ma również możliwości anulowania dowodu, do którego został wygenerowany XML i wysłany do KSeF. W takiej sytuacji pojawi się odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. . Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby anulowania dowodu, do którego został wygenerowany plik XML

Autor wpisu: Justyna Zagórska, Ewa Kukier