Funkcjonalność sprawozdań finansowych została rozszerzona o mechanizm synchronizacji definicji sprawozdań.

Rozwiązanie to umożliwia użytkownikowi wskazanie w systemie, które definicje sprawozdań mają być objęte synchronizacją oraz do jakich firm mają być przekazywane. Dzięki temu proces zarządzania sprawozdaniami staje się bardziej przejrzysty i mniej czasochłonny.

Dotychczas klienci, którzy prowadzili w systemie wiele firm i dla każdej z nich generowali sprawozdania finansowe, mogli korzystać jedynie z funkcji kopiowania definicji sprawozdań pomiędzy firmami. Rozwiązanie to sprawdzało się przy tworzeniu nowych sprawozdań, ale w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w sposobie ich wyliczania pojawiał się problem. Każda modyfikacja musiała być ręcznie powielana w każdej firmie osobno, co zwiększało nakład pracy oraz ryzyko wystąpienia niespójności danych.

Nowy mechanizm synchronizacji eliminuje tę niedogodność. Po odpowiedniej konfiguracji systemu, wystarczy wprowadzić zmiany w jednej, wybranej firmie, w której przechowywana jest definicja sprawozdania wzorcowego. System automatycznie przeniesie je do pozostałych, wskazanych firm docelowych, zapewniając spójność definicji i oszczędność czasu.

Aby możliwe było skorzystanie z mechanizmu synchronizacji sprawozdań, należy spełnić następujące warunki:

• Wskazanie wzorcowego sprawozdania – w jednej z firm należy wskazać sprawozdanie, które będzie stanowiło wzorzec dla firm docelowych.
• Definicja w firmie docelowej – w każdej firmie docelowej musi istnieć sprawozdanie o identycznym symbolu jak w firmie wzorcowej. Symbol sprawozdania stanowi kluczowe powiązanie, które umożliwia systemowi rozpoznanie i dopasowanie odpowiednich pozycji podczas synchronizacji.

Po włączeniu synchronizacji wszelkie zmiany wprowadzane w definicji sprawozdania wzorcowego są automatycznie odzwierciedlane w definicji sprawozdań firm docelowych. Mechanizm ten porównuje symbole pozycji sprawozdania oraz:

• aktualizuje dane w istniejących rekordach,
• dodaje nowe pozycje w sprawozdaniach docelowych, jeśli zostały dodane w sprawozdaniu wzorcowym,
• usuwa pozycje w sprawozdaniach docelowych, jeśli zostały usunięte ze sprawozdania wzorcowego,
• blokuje możliwość wprowadzania zmian w definicji sprawozdań z poziomu firm docelowych.

Włączony w ten sposób mechanizm działa wyłącznie od momentu jego uruchomienia. Oznacza to, że wszystkie zmiany dokonane wcześniej (przed włączeniem funkcjonalności) w sprawozdaniu wzorcowym nie zostaną przeniesione do firm docelowych.

System nie dokonuje również automatycznego ujednolicania danych historycznych. Jeżeli sprawozdania w firmach docelowych różnią się od wzorcowego przed uruchomieniem synchronizacji, różnice te zostaną zachowane.

W słowniku Definicja nagłówków sprawozdań dodano pole Synchornizacja;Wzorzec. Zaznaczenie tego pola określa czy dane sprawozdanie jest wzorcem w procesie synchronizacji.

W słowniku Definicja nagłówków sprawozdań dodano również nowy szczegół Synchronizacja sprawozdań między firmami. Szczegół ten prezentuje listę wszystkich firm zdefiniowanych w systemie, z wyjątkiem firmy, w której znajduje się sprawozdanie wzorcowe. Dla każdej firmy wyświetlane są następujące informacje:

• Sprawozdanie/Plan;Symbol – symbol sprawozdania lub planu. W mechanizmie synchronizacji symbol ten stanowi identyfikator, który pozwala powiązać sprawozdania między firmą wzorcową a docelową.
• Definicja w firmie docelowej – informacja, czy sprawozdanie o danym symbolu zostało już zdefiniowane w firmie docelowej.
• Synchronizuj – wskazanie, czy dane sprawozdanie ma być synchronizowane w danej firmie.
• Firma;Numer;Logo;Nazwa – numer, logo oraz nazwa firmy docelowej (do której będzie synchronizowane sprawozdanie).
• Firma wzorcowa;Numer – Numer firmy wzorcowej (z której będzie synchronizowane sprawozdanie).

Rys. 1. Słownik Definicja nagłówków sprawozdań, prezentowanie informacji dotyczących synchronizacji sprawozdań

Użytkownik ma możliwość samodzielnego zaznaczenia, w których firmach synchronizacja powinna być aktywna. Po włączeniu tej opcji wszystkie zmiany wprowadzone w sprawozdaniu wzorcowym będą automatycznie przenoszone do odpowiednich sprawozdań w firmach docelowych.

1. Elementy sprawozdań, które podlegają synchronizacji

Synchronizacja działa dla elementów sprawozdań prezentowanych w słowniku Definicja nagłówków sprawozdań w szczegółach:

• Wymiary,

Rys. 2. Słownik Definicja nagłówków sprawozdań, szczegół Wymiary

• Wersje,

Rys. 3. Słownik Definicja nagłówków sprawozdań, szczegół Wersje

• Przekształcenia do druku,

Rys. 4. Słownik Definicja nagłówków sprawozdań, szczegół Przekształcenia do druku

Ponadto synchronizacja działa dla zdefiniowanych linijek sprawozdań prezentowanych w słowniku Definicja linijek sprawozdań oraz ich parametrów prezentowanych w szczegółach:

• Definicja wyliczania kwot realizacji,

Rys. 5. Słownik Definicja linijek sprawozdań, szczegół Definicja wyliczania kwot realizacji

• Definicja wyliczania kwot planowanych,

Rys. 6. Słownik Definicja linijek sprawozdań, szczegół Definicja wyliczania kwot planowanych

• Grupowanie kont planów.

Rys. 7. Słownik Definicja linijek sprawozdań, szczegół Grupowanie kont planów

2. Blokady po włączeniu synchronizacji

Po uruchomieniu synchronizacji system wprowadza dodatkowe kontrole i zabezpieczenia. Jednym z nich jest blokada usuwania definicji sprawozdania oznaczonego jako wzorzec. W przypadku próby usunięcia takiej definicji pojawi się odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. 8. Komunikat wyświetlający się podczas próby usunięcia sprawozdania oznaczonego jako wzorcowe

Ponadto, w firmach docelowych (w których sprawozdanie jest synchronizowane) zablokowana jest możliwość edycji elementów, które podlegają synchronizacji.

Rys. 9. Blokada edycji danych, które podlegają synchronizacji w firmie docelowej

System sprawdza również, czy w firmie docelowej istnieje odpowiednia definicja sprawozdania. Wynik tej weryfikacji prezentowany jest w szczególe Synchronizacja sprawozdań między firmami. Jeżeli w danej firmie nie ma zdefiniowanego sprawozdania o wskazanym symbolu, kolumna Definicja w firmie docelowej nie jest zaznaczona.

Rys. 10. Weryfikacja czy w firmie docelowej istnieje definicja sprawozdania do synchronizacji

W przypadku próby włączenia synchronizacji dla sprawozdania, którego definicji brakuje w firmie docelowej, pojawi się odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. 11. Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby włączenia synchronizacji dla sprawozdania, którego definicji brakuje w firmie docelowej

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK