Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stało się jednym z najważniejszych projektów transformacyjnych w polskich przedsiębiorstwach.

Raport „Gotowość polskich firm na KSeF” jasno pokazuje, że większość przedsiębiorstw poważnie podchodzi do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – aż 71 proc. firm deklaruje częściową lub pełną gotowość. Jednak badania i nasze doświadczenia wdrożeniowe jasno pokazują, że samo przygotowanie techniczne to za mało. KSeF to projekt, który wymaga zmian w sposobie organizacji pracy, odpowiedzialności i obiegu informacji. Na podstawie doświadczeń z projektów realizowanych dla naszych klientów, przygotowaliśmy pięć praktycznych porad, które pomagają przedsiębiorstwom przejść przez proces integracji z KSeF sprawnie, bezpiecznie i z realnymi korzyściami biznesowymi.

1. Przygotuj procedury awaryjne i scenariusze wyjątków

Opracuj procedury na wypadek sytuacji nietypowych. KSeF może być okresowo niedostępny – firmy muszą mieć plan działania w trybie offline. Warto zdefiniować, jak postępować w razie spiętrzenia przesyłania dokumentów lub błędów komunikacji z serwerami Ministerstwa Finansów.

Coraz częściej pojawia się problem faktur scamowych – fałszywych dokumentów wystawianych przez podmioty podszywające się pod kontrahentów. Ich rozpoznanie i odrzucenie wymaga nie tylko czujności użytkowników, ale i wsparcia systemowego – walidacji danych i automatycznego sprawdzania wiarygodności kontrahenta.

2. Ujednolić obsługę faktur zakupowych

Dużym wyzwaniem jest równoległa obsługa dokumentów z KSeF i spoza niego (np. zagranicznych). Warto wszystkie faktury zakupowe obsługiwać w jednym procesie i narzędziu. Integracja ERP z KSeF powinna objąć również procedury wewnętrzne.

3. Zadbaj o identyfikację zakupów pracowniczych

Wiele firm zmaga się z sytuacjami, gdy faktura trafia do systemu, ale trudno ustalić, kto dokonał zakupu. Rekomendujemy mechanizmy awizacji zakupów – narzędzia pozwalające powiązać dokument z osobą odpowiedzialną. System ERP może automatycznie przypisać fakturę na podstawie zgłoszenia.

4. Postaw na rozwiązania wspierające jakość danych

Kluczowym elementem przygotowania jest solidna warstwa komunikacyjna pomiędzy ERP a systemem MF. W Asseco Business Solutions proponujemy platformę Businesslink, która automatyzuje wymianę danych i obsługuje tryby awaryjne. Integralną częścią jest Businesscheck – narzędzie weryfikujące e-faktury według ponad 40 reguł. System sprawdza poprawność kursów walut, danych kontrahenta i wymaganych pól, wykrywając błędy zanim staną się problemem podatkowym.

5. Włącz ludzi w proces

Najlepsze narzędzia nie zadziałają bez zaangażowania zespołów. Warto włączyć działy księgowe, zakupowe i IT w testy oraz szkolenia. Praktyczne przygotowanie pracowników pozwala przejść przez wdrożenie bez przestojów i stresu.

Podsumowując: integracja ERP z KSeF to dla firm okazja do uporządkowania procesów i automatyzacji obiegu dokumentów. Ci, którzy zaczną działać z wyprzedzeniem, zyskają przewagę – nie tylko technologiczną, ale i organizacyjną.