Wprowadzono możliwość ograniczenia widoczności dokumentów przychodzących dostępnych w słowniku Dokumenty przychodzące.
Konieczność ograniczenia widoczności dokumentów przychodzących z KSeF może wynikać z potrzeb organizacyjnych, wymogów bezpieczeństwa czy też zgodności z przepisami.
W firmach o dużym wolumenie dokumentów pełna widoczność może prowadzić do nieporozumień i błędów. Ograniczenie dostępu pozwala na uporządkowanie procesu oraz wspiera kontrolę nad procesem księgowania i zatwierdzania dokumentów.
W dużych firmach, w których funkcjonuje wiele działów lub spółek zależnych, widoczność dokumentów może być ograniczana zgodnie z zakresem odpowiedzialności, np. faktury dotyczące konkretnego projektu lub jednostki organizacyjnej są dostępne tylko dla jej pracowników.
Dodatkowo, firmy mogą ograniczać dostęp do faktur przychodzących w celu ochrony danych wrażliwych, takich jak dane kontrahentów czy wartości transakcji. Dostęp do dokumentów powinny mieść tylko upoważnione osoby (np. dział księgowości, kontrolingu), co minimalizuje ryzyko wycieku informacji lub błędów.
Do tej pory była możliwość konfiguracji umożliwiającej użytkownikowi pełną widoczność wszystkich dokumentów przychodzących lub całkowite zablokowanie użytkownikowi dostępu do ich podglądu. Nie było dostępnych opcji ograniczenia widoczności tylko do wybranych dokumentów.
Dzięki wprowadzonej funkcjonalności operator może teraz zdecydować, którzy użytkownicy lub grupy użytkowników mają dostęp do wszystkich lub tylko wybranych dokumentów przychodzących.
Wprowadzona zmiana umożliwia konfigurację systemu w zakresie ograniczenia widoczności dokumentów przychodzących na podstawie:
- użytkownika – dokument jest widoczny wyłącznie dla użytkownika przypisanego do danego dokumentu,
- działu – dokument jest widoczny dla wszystkich użytkowników przypisanych do wybranego działu.
Poniżej znajduje się przykładowy widok słownika dla użytkownika przypisanego do działu F/KSIE.
Rys. 1. Słownik Dokumenty przychodzące, widok dokumentów użytkownika przypisanego do działu F\KSIE
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK