Czyli jak możemy usprawnić weryfikację wykonanych czynności przez magazyniera i obliczyć wypracowaną normę.

Potrzeba biznesowa

Magazynierzy wykonują szereg różnych czynności, takich jak przyjęcia towarów na magazyn, przygotowanie towarów do wydania czy inwentaryzacja magazynu. Pracują w systemach zmianowych, o różnych porach i na pograniczu różnych dni. Wiele z tych czynności realizują na terminalach radiowych, korzystając z aplikacji WMS Client, która posiada zdefiniowane procesy. Zdarzają się również zadania wykraczające poza zakres zdefiniowanych procesów, takie jak zbieranie pustych palet lub kartonów z miejsc kompletacyjnych, oklejanie towarów etykietami czy segregacja towarów uszkodzonych. Aby poprawnie wyliczać wypracowaną normę przez magazyniera, konieczne jest, aby każda wykonana przez niego czynność została zarejestrowana w systemie Softlab ERP z dokładnym uwzględnieniem każdego procesu oraz godzin pracy.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas zarejestrowane czynności operatorów nie podlegały żadnym czasowym podziałom, a rejestrowanie czasu dla czynności niezdefiniowanych w aplikacji WMS Client nie było możliwe. W efekcie oszacowanie wydajności pracy magazyniera było uciążliwe i czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

Prace zostały przeprowadzone w trzech etapach:

1. Dodanie dodatkowych statystyk obliczających procent wypracowanej normy
   Aby mierzyć wydajność pracy pracowników, co wpływa na rozwój przedsiębiorstwa i realizację celów biznesowych, można sprawdzić, ile czasu dany magazynier spędził na realizacji poszczególnych procesów. Dodano dodatkowe statystyki, które umożliwiają wyliczanie, jaką normę wypracował magazynier. Do każdego procesu realizowanego przez magazyniera można zdefiniować ilość wzorcową, która powinna zostać wypracowana w ciągu jednej godziny, a do ilości wzorcowej przypisuje się liczbę punktów. Czas pracy spędzony w danym procesie jest przeliczany na punkty, a następnie na procent normy.
2. Dodanie podziału czynności zarejestrowanych przez magazyniera na przedziały dobowe i godzinowe
   Prezentacja czasu pracy w ujęciu godzinowym lub dobowym umożliwia skuteczniejszą analizę czasu pracy magazyniera w poszczególnych procesach, a tym samym ich wydajności. Dzięki ujęciu godzinowemu można sprawdzić, ile czasu magazynier poświęcił na realizację danego procesu w każdej godzinie. Natomiast ujęcie dobowe czasu pracy jest przydatne w sytuacjach, gdy magazynier realizuje czynności na pograniczu dwóch dni, np. na zmianie nocnej.
3. Dodanie możliwości definiowania dodatkowych czynności
   Aplikacja WMS Client posiada zdefiniowane procesy, takie jak: przyjęcie, kompletacja i inwentaryzacja. Czas spędzony na danym procesie przez magazyniera jest zapisywany w systemie Softlab ERP. Magazynierzy często realizują również zadania, które nie są zdefiniowane w aplikacji, np. oklejanie towarów etykietami czy segregacja towarów uszkodzonych, co uniemożliwiało dokładne sprawdzenie czasu pracy. Dzięki usprawnieniu systemu można zdefiniować tego typu czynności. Dzięki temu magazynier może wybrać odpowiednią opcję w aplikacji WMS Client, a czas pracy w tym procesie zostanie automatycznie zarejestrowany.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Opisywane rozwiązanie daje możliwość szczegółowej analizy procesów magazynowych dzięki generowaniu raportów dotyczących czasu pracy i wydajności. Możliwość definiowania dodatkowych czynności oraz analiza czasu pracy w ujęciu godzinowym i dobowym pozwala na lepsze zrozumienie wydajności pracowników, dokładniejsze planowanie zasobów ludzkich oraz optymalizację procesów magazynowych.

Przykład 1

W systemie Softlab ERP znajdują się zamówienia od odbiorców oczekujące na realizację zbiórki kompletacyjnej. Magazynier w ciągu 3 godzin pracy skompletował 90 zamówień. Ustalono, że norma kompletacji zamówień wynosi 35 zamówień na godzinę.

Aby przeanalizować dane dotyczące wypracowanej przez magazyniera normy należy przejść do słownika Rejestracja czasu pracy, w którym zapisane są informacje o łącznym czasie spędzonym w procesie, liczbie zdobytych punktów oraz procencie wypracowanej normy. Dane w tym słowniku odświeżane są o określonych godzinach (zgodnie z konfiguracją systemu), natomiast istnieje możliwość przeliczenia tych danych na żądanie. W takim przypadku należy użyć procedury Przelicz zawartość agregatu. W oknie z parametrami w polu Typ czynności należy wybrać odpowiednią czynność – dla zbiórki kompletacyjnej będzie to ZB.KOMPL, natomiast w polach Operator oraz Data należy wskazać, dla jakiego operatora oraz w jakim dniu ma zostać wyliczona norma dla wskazanej czynności. Po zatwierdzeniu wprowadzonych wartości przyciskiem OK dane w słowniku zostaną zaktualizowane.

Rys. . Okno procedury Przelicz zawartość agregatu

Przykład 2

Magazynier kompletował zamówienia od północy do godziny 6:00. Kierownik zmiany chce sprawdzić wydajność pracownika na zmianie nocnej w poszczególnych godzinach.

Aby to sprawdzić, w systemie musi być dostępna konfiguracja pozwalająca na prezentację zarejestrowanych godzin w rozbiciu na godziny zegarowe. Aby przeanalizować dane dotyczące wydajności wypracowanej przez magazyniera należy wykonać te same czynności co w przykładzie 1. W rezultacie każdy wiersz będzie przedstawiał wypracowaną normę magazyniera w poszczególnych godzinach, w których realizował zbiórkę.

Rys. . Słownik Rejestracja czasu pracy

Przykład 3

Do magazynu trafia kilka palet z towarem, bez oklejonej etykiety. Kierownik zmiany chce, aby czas spędzony przez magazyniera na oklejaniu etykiet był zarejestrowany w systemie, aby oszacować normę dla tego typu czynności.

W tym celu magazynier w aplikacji WMS Client wybiera opcję Informacje, a następnie Czynności dodatkowe. Następnie pojawi się lista czynności dodatkowych, które są zdefiniowane w systemie.

Rys. . Lista czynności dodatkowych

Operator wybiera czynność, którą będzie realizował i potwierdza ją. Następnie zostanie wyświetlony ekran z informacją, że czynność dodatkowa została rozpoczęta. Operator rozpoczynając daną czynność nie będzie mógł pracować w innym procesie do czasu jej zakończenia, a czas spędzony na wykonywaniu danej czynności zostanie zapisany w systemie. Pozwoli to na zachowanie jednoznaczności w interpretacji pracy, którą użytkownik w danym momencie wykonywał.

Rys. . Ekran z potwierdzeniem rozpoczęcia rejestracji czasu pracy dla czynności dodatkowej

Rys. . Informacja o rozpoczęciu rejestracji czasu pracy czynności dodatkowej

Jakie to daje korzyści

Wprowadzenie nowych funkcji w systemie związanych z raportowaniem wydajności pracy przynosi wiele korzyści, między innymi:

• Dzięki dodatkowym statystykom obliczającym procent wypracowanej normy, menedżerowie mogą dokładniej monitorować wydajność magazynierów, co pozwala na identyfikację obszarów wymagających poprawy.
• Podział czynności na przedziały godzinowe i dobowe umożliwia bardziej szczegółową analizę czasu pracy, co pozwala lepiej zrozumieć, jak pracownicy wykorzystują swój czas i wprowadzać optymalizacje w procesach.
• Możliwość definiowania dodatkowych czynności pozwala na dokładniejsze rejestrowanie czasu pracy magazynierów, prowadzi to do bardziej precyzyjnych danych dotyczących wydajności i lepszego planowania zasobów.
• Dzięki szczegółowym statystykom i rejestrowaniu wszystkich czynności, zarówno pracownicy, jak i menedżerowie mają lepszy wgląd w przebieg pracy w magazynie, co może prowadzić do większej transparentności i zaufania w zespole.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Rafał Kidaj