W funkcjonalności miękkiej windykacji umożliwiono wysyłkę monitów windykacyjnych z księgowości do kontrahentów na dedykowane adresy e-mail i numery telefonu, a nie na adresy e-mail i numery telefonu obowiązujące ogólnie dla wszystkich e-dokumentów.

Klienci systemu Softlab ERP współpracują często z kontrahentami, których firmy mają rozbudowaną strukturę organizacyjną. W takich przedsiębiorstwach to oddzielne zespoły pracowników odpowiadają za różne aspekty działalności firmy, np. obsługę sprzedaży, zakupu, księgowości czy spraw personalnych. Informacje od kontrahentów w danym obszarze działalności powinny trafiać do odpowiednich osób, aby nie dochodziło do opóźnień finansowych, nieporozumień w realizacji umów czy naruszeń przepisów.

Dotychczas w systemie była możliwość definiowania numeru telefonu (do wysyłki komunikatów SMS) oraz adresu e-mail dla wszystkich e-dokumentów kontrahenta, bez podziału na ich rodzaje. Taki stan rzeczy nie spełniał jednak wymagań wielu kontrahentów klientów systemu Softlab. Optymalnym rozwiązaniem jest możliwość wysyłki e-dokumentów do odpowiednich osób czy działów w firmach kontrahentów, właściwych ze względu na rodzaj e-dokumentu.

Wprowadzona zmiana umożliwia stworzenie dedykowanych sposobów kontaktu, dzięki którym korespondencja dotycząca obsługi wierzytelności finansowych może trafić bezpośrednio do odpowiedniego działu w organizacji kontrahentów użytkownika systemu Softlab ERP.

Obecnie w słowniku Kontrahenci w szczególe Kontakty dla e-dokumentów jest możliwość dodania dedykowanych typów kontaktu do wysyłki monitów windykacyjnych:

• MWIN.Reminder.Email – monity w postaci e-mail,
• MWIN.Reminder.SMS – monity w formie wiadomości SMS.

Rys. 1. Szczegół Kontakty dla e-dokumentów – definiowanie nowych typów kontaktu

W przypadku typów kontaktu MWIN.Reminder.Email i MWIN.Reminder.SMS wypełnienie pola Osoba jest obowiązkowe, ale nie jest wymagana żadna konkretna wartość.

Dla typu kontaktu MWIN.Reminder.Email, który jest przeznaczony do wysyłki monitów pocztą elektroniczną, w polu Treść należy wpisać adres e-mail odbiorcy monitów windykacyjnych. W przypadku tej drogi dystrybucji można zdefiniować kilka adresów e-mail, na które monit windykacyjny zostanie wysłany jednocześnie. W takim wypadku w polu Treść należy wpisać listę adresów oddzielonych średnikiem. Można też stworzyć więcej niż jeden kontakt z tym typem kontaktu, gdzie w treści będą pojedyncze adresy lub ich listy. W takiej sytuacji dane te zostaną zagregowane w jedną wspólną listę adresów o długości do 6000 znaków.

Wysyłka monitu na listę adresów e‑mail jest logowana na każdy z adresów oddzielnie. Jest to widoczne w szczególe Historia wysyłania dokumentów słownika Dokumenty wychodzące.

Dla typu kontaktu MWIN.Reminder.SMS, który jest przeznaczony do wysyłki monitów w formie wiadomości SMS, w polu Treść należy wpisać prawidłowy numer telefonu komórkowego odbiorcy monitów windykacyjnych. W przypadku tej drogi dystrybucji nie ma możliwości wysyłki na listę numerów. Jest to uwarunkowane metodą wysyłki wiadomości udostępnianą w systemie przez dostawców takiej usługi. W przypadku utworzenia kilku kontaktów z tym typem kontaktu wybierany będzie zawsze pierwszy w kolejności jego utworzenia w systemie.

Rys. 2. Możliwe warianty kontaktów w szczególe Kontakty dla e-dokumentów

Powyższe typy kontaktów są dedykowane dwóm ww. drogom dystrybucji monitów. Jeśli zachodzi potrzeba, to mogą być one zastąpione innymi typami kontaktów, które dostępne są w szczególe Kontakty dla e-dokumentów w słowniku Kontrahenci. Jest to możliwe dzięki rozbudowaniu słownika Rodzaje e-dokumentów. Dodano w nim dwie kolumny Typ kontaktu;Email i Typ kontaktu;SMS, domyślnie są one ukryte i należy je doświetlić. Nieuzupełnione pola w tych kolumnach oznaczają, że dla danego rodzaju e-dokumentu stosuje się domyślne typy kontaktów E-mailEDok i SMSEDok. Ich uzupełnienie przekierowuje taki rodzaj e-dokumentu na wybrany nowy typ kontaktu.

Rys. 3. Słownik Rodzaje e-dokumentów, nowe kolumny do wskazywania dedykowanych typów kontaktów dla danego rodzaju e-dokumentu

Od strony prawnej wymagane jest pozwolenie odbiorcy na wykorzystanie każdego dodatkowego adresu e‑mail i numeru telefonu. Operatorzy systemu powinni zadbać o to, aby w systemie była zarejestrowana zgoda kontrahenta na wszystkie dozwolone kontakty do niego. Jeśli zachodzi potrzeba dodania nowych kontaktów od kontrahenta, to należy wycofać dotychczasową zgodę, dodać aktualną (jeśli ma być zachowana ciągłość, to data nowej zgody powinna być równa dacie wycofania zgody dotychczasowej) z załącznikiem zawierającym nowe adresy e‑mail i numery telefonu. Opcje te są dostępne słowniku Kontrahenci.

W słowniku Konfiguracja automatycznych zadań miękkiej windykacji w zakładce Konfiguracja w sekcji Pisma, po użyciu przycisku Konfiguruj otwiera się okno edycyjne. Dostępny w tym oknie parametr Kontrahent wyraził zgodę jest domyślnie zaznaczony. Oznacza to, że zgoda na kontakt jest wymagana, a kontrahenci, którzy takiej zgody nie wyrazili nie otrzymają monitów dotyczących płatności z procesów miękkiej windykacji.

Rys. 4. Słownik Konfiguracja automatycznych zadań miękkiej windykacji

Rys. 5. Parametr Kontrahent wyraził zgodę

Zmiany w sposobie działania funkcjonalności

Wykonana zmiana jest rozbudową funkcjonalności systemu dotyczącej generowania monitów windykacyjnych w procesie Miękkiej windykacji, ale w zakresie modyfikacji słownika Rodzaje e‑dokumentów umożliwia wykorzystanie zdefiniowania opcjonalnych typów kontaktów na dystrybucję drogą e-mailową i SMS-ową, ewentualnie także dla rodzajów e‑dokumentów z innej grupy niż ROZR. W tym elemencie zmiana jest uniwersalna.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK