Moduł Sekretariat rozbudowano o możliwość obsługi dokumentów zaliczkowych i rozliczających zaliczkę.

Dotychczas funkcjonalność ta była dostępna w modułach Logistyka (LS) oraz Finanse i Księgowość (FK), natomiast wielu użytkownikom brakowało jej po stronie modułu Sekretariat. Opisywana zmiana uzupełnia tę lukę. Funkcjonalność ta łączy się z funkcją rozliczania zaliczek w module FK, ale nie modyfikuje jej w module FK w żaden sposób.

Dzięki wprowadzonej zmianie w module Sekretariat możliwe jest rejestrowanie, wiązanie, edycja, zapis i eksport do modułu FK dokumentów zaliczkowych wraz z dokumentami rozliczającymi zaliczkę.

W słowniku Dokumenty dodano dedykowany szczegół Rozliczenie zaliczek. Dostępny jest on zarówno w oknie głównym słownika, jak i w oknie edycyjnym.

Gdy dokument rozliczający zaliczkę jest w stanie edycji, w szczególe Rozliczenie zaliczek widoczne są linijki z podziałem na stawki podatku VAT ze wszystkimi zaliczkami pasującymi do tego dokumentu, czyli przypisanymi do tego samego dostawcy. Po przeniesieniu dokumentu do dziennika, szczegół ten prezentuje w podglądzie już tylko linijki z zaliczek, które zostały rozliczone całościowo lub częściowo przy udziale powyższego dokumentu rozliczającego.

Rys. 1. Słownik Dokumenty, szczegół Rozliczenie zaliczek

Rys. 2. Szczegół Rozliczenie zaliczek w oknie edycyjnym dokumentu

Rozliczenie zaliczki na dokumencie rozliczającym można wykonać na dwa sposoby:

• Za pomocą procedury Rozlicz zaliczki wg FIFO, dostępnej w oknie edycyjnym dokumentu tylko w sytuacji, gdy na danym dokumencie rozliczającym nie rozliczono jeszcze żadnej zaliczki. Uruchomienie procedury przyporządkowuje kwoty zgodnie z kolejką FIFO wpływu zaliczek.
• Za pomocą ręcznego wpisania wartości w linijkach szczegółu Rozliczenie zaliczek, dostępnego zarówno w słowniku Dokumenty, jak i w oknie edycyjnym dokumentu. Po użyciu akcji Edycja w otwartym oknie możemy edytować rozliczoną wartość brutto zaliczki w walucie. Wartość tę można zmienić również bezpośrednio w kolumnie Rozliczenie zaliczki;Brutto wal.

Rys. 3. Słownik Dokumenty, okno edycyjne dokumentu, możliwości rozliczenia zaliczki

Rys. 4. Okno edycyjne dokumentu w słowniku Dokumenty, edycja w szczególe Rozliczenie zaliczek

Aby wycofać powiązanie zaliczki z dokumentem rozliczającym, należy użyć na niej akcji Usuń (w szczególe Rozliczenie zaliczek). Jest to konieczne, nawet jeśli usunęliśmy wartość w kolumnie Rozliczenie zaliczki;Brutto wal. Wtedy szczegół Rozliczenie zaliczek w słowniku Dokumenty odświeży się już tylko z podpowiedzią powiązania usuniętej linijki, ale bez powiązania z dokumentem rozliczającym.

Opisywana zmiana dodatkowo uzupełnia mechanizm eksportu dokumentów z modułu Sekretariat do modułu FK o przenoszenie informacji dotyczących rozliczonych zaliczek przy eksporcie dokumentu rozliczającego zaliczki.

Uwaga! Niezbędne jest zachowanie kolejności eksportowania dokumentów: dokumenty zaliczek należy wyeksportować do modułu FK przed eksportem dokumentu rozliczającego te zaliczki.

1. Księgowanie zaliczek rejestrowanych w sekretariacie

Księgowanie zaliczek, analogicznie jak księgowanie innych dokumentów w sekretariacie, bazuje na kodach transakcji (RTR). W słowniku Kody transakcji zostały zdefiniowane nowe kody transakcji, specjalnie na potrzeby księgowania faktur zaliczkowych. Kody zostały zdefiniowane na podstawie standardowego planu kont i zostały do nich przypisane standardowe konta rozliczania zaliczek.

• ZAL/ZAL_MU – Zaliczki wpłacone dostawcom na zakup materiałów i usług.

• ZAL/ZAL_MU/INW – Zaliczki wpłacone dostawcom na zakup materiałów i usług inwestycyjnych.
• ZAL/ZAL_MU/NINW – Zaliczki wpłacone dostawcom na zakup materiałów i usług nieinwestycyjnych.

• ZAL/ZAL_T – Zaliczki wpłacone dostawcom na zakupy towarów.

• ZAL/ZAL_T/INW – Zaliczki wpłacone dostawcom na zakup towarów inwestycyjnych.
• ZAL/ZAL_T/NINW – Zaliczki wpłacone dostawcom na zakup towarów nieinwestycyjnych.

Rys. 5. Nowe kody w słowniku Kody transakcji

Na podstawie kodu RTR odbywa się wybór konta do księgowania zaliczki, a następnie do jej rozliczenia z fakturą.

Faktura zaliczkowa może mieć wskazane wymiary kontrolingowe dla nagłówka lub linijki. Dla dokumentów, dla których wprowadzamy wymiary kontrolingowe, konto wyznaczające konto rozliczenia zaliczki wyznaczane jest na podstawie kodu transakcji RTR. Istnieje również możliwość konfiguracji wyznaczania konto rozliczenia zaliczki konfiguracji z pominięciem transakcji RTR.

Poniżej znajduje się przykład zaliczki z uzupełnionymi wymiarami nagłówka:

Rys. 6. Słownik Dokumenty, zaliczka z wymiarami nagłówka

Poniżej znajduje się przykładowy dokument zaliczki po zaksięgowaniu w module FK.

Rys. 7. Zaksięgowana zaliczka z wymiarami nagłówka

2. Księgowanie faktur z rozliczeniem zaliczki

Podczas księgowania faktury rozliczającej zaliczkę system korzysta z konta rozliczenia zaliczki na fakturze zaliczkowej. Zatem zaliczki i faktury rozliczające powinny mieć tak samo zarejestrowane wymiary. Czyli uzupełniane są wymiary nagłówka, lub wymiary linijki. Poniżej znajduje się przykładowe księgowanie faktury rozliczającej.

Rys. 8. Zaksięgowana faktura z rozliczoną częściowo zaliczką

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK