Ułatwiono i uproszczono wysyłkę potwierdzeń sald za pomocą wiadomości e-mail.

Dotychczas taka wysyłka była możliwa, ale wymagała wykonania czynności zarówno w słowniku Korespondencja seryjna, jak i w słowniku e-Dokumenty wychodzące. Obecnie to słownik Korespondencja seryjna jest podstawowym miejscem do pracy związanej z obsługą pisma potwierdzenie sald.

Umożliwiono tworzenie potwierdzeń sald w formie załączników w formacie PDF i wysyłanie ich w wiadomości e-mail bezpośrednio ze słownika Korespondencja seryjna. Funkcjonalność działa niezależnie od sposobu, w jaki zostało wygenerowane potwierdzenie, czy to procedurą dostępną w słowniku Przeglądanie rozrachunków, czy też podczas generowania wydruku Potwierdzenie sald. Potwierdzenie salda utworzone podczas generowania zestawienia nie posiada załącznika. Załącznik dla takich dokumentów jest tworzony dopiero w procesie elektronicznej wysyłki, a dokument jest automatycznie przenoszony do słownika e-Dokumenty wychodzące. Słownik ten jest słownikiem technicznym i wymagane są do niego uprawnienia. Możliwa jest tu wysyłka potwierdzeń e-mailem i poprzez Businesslink.

Adres e-mail do wysyłki potwierdzenia sald pobierany jest z dedykowanego kontaktu wprowadzonego w słowniku Kontrahenci w szczególe Kontakty na potrzeby korespondencji seryjnej, a treść i tytuł e-maila zależą od konfiguracji. Do e-maila dołączany jest załącznik z potwierdzeniem salda w postaci pliku PDF. W ten sposób zostały zintegrowane ze sobą słowniki Korespondencja seryjna oraz e-Dokumenty wychodzące.

Potwierdzenie salda można w dalszym ciągu wygenerować na dwa sposoby:

• Generując wydruk z jednoczesnym wpisem do słownika Korespondencja seryjna, w którym jest możliwość wydrukowania potwierdzenia sald, zmiany jego statusu i kwoty potwierdzonej przez klienta. Jest tu też opcja wysyłki mailowej za pomocą opcji wydruku Wydruk pozycji – wyślij, ale nie pozwala ona sterować adresem e-mail, tytułem oraz treścią maila.
• Generując plik w formacie PDF za pomocą akcji E-dokumenty **Potwierdzenie sald** dostępnej w słowniku Przeglądanie rozrachunków, która umieszcza e-potwierdzenia w słownikach Korespondencja seryjna oraz e-Dokumenty wychodzące.

1. Integracja słowników Korespondencja seryjna i e-Dokumenty wychodzące

W ramach integracji słownika Korespondencja seryjna ze słownikiem e-Dokumenty wychodzące zostały wykonane następujące prace:

• Dodano nowe kolumny w słowniku Korespondencja seryjna prezentujące informacje o utworzonym e-dokumencie i załącznikach.
• Zablokowano możliwość usuwania korespondencji dla statusów: Wysłany, Wysłany e-mailem, Potwierdzony oraz Potwierdzony e-mailem.
• W słowniku Korespondencja seryjna dodano tzw. szufladę oraz szczegół Załączniki zawierające raporty zapisane w postaci PDF.
• Rozbudowano statusy dostępne w słowniku Korespondencja seryjna, dodano kolorowanie statusów.
• Zintegrowano status Wysłany w słowniku e-Dokumenty wychodzące i słowniku Korespondencja seryjna.
• Dodano procedury do tworzenia załączników i wysyłki potwierdzeń e-mailem w słowniku Korespondencja seryjna.
• Dodano parametry dla wysyłki mailowej w słowniku Teksty wezwań do zapłaty/potwierdzeń sald umożliwiające konfigurację tytułu i treści maila.
• Na wydruku potwierdzenia sald dodano dane osoby wysyłającej potwierdzenie.

 2. Generowanie potwierdzeń sald

Generowanie potwierdzeń sald i wpisów w słowniku Korespondencja seryjna przebiega podobnie jak do tej pory – na dwa sposoby:

• Utworzenie potwierdzenia salda z wpisem do słownika Korespondencja seryjna odbywa się po uruchomieniu zestawienia Potwierdzenia sald i zaznaczeniu opcji Zapamiętaj w ewidencji. Utworzony dokument trafia do słownika Korespondencja seryjna.

Rys. 1. Parametry zestawienia Potwierdzenie sald

• Utworzenie potwierdzenia salda w formie pliku PDF z wpisem do słownika Korespondencja seryjna oraz do słownika e-Dokumenty wychodzące odbywa się za pomocą procedury E-dokumenty **Potwierdzenie sald** dostępnej w słowniku Przeglądanie rozrachunków, po włączeniu parametru Zapamiętaj w ewidencji.

Rys. 2. Parametry procedury E-dokumenty **Potwierdzenie sald**

Tak utworzony dokument widoczny jest w słowniku Korespondencja seryjna. Po uruchomieniu procedury Wyślij e-mailem w słowniku Korespondencja seryjna status zmienia się na Wysłany e-mailem, a w słowniku e-Dokumenty wychodzące status e-dokumentu zmienia się na Wysłany.

Utworzony dokument widoczny jest również w słowniku e-Dokumenty wychodzące w postaci pliku PDF. W tym słowniku mamy dodatkowo możliwość podpisania dokumentu oraz jego wysyłki e-mailem lub za pomocą usługi Businesslink. Adres, treść i tytuł e-maila wynikają z konfiguracji, a sama wysyłka wymaga zgody kontrahenta na elektroniczną wysyłkę. Po uruchomieniu procedury Wyślij w słowniku e-Dokumenty wychodzące status dokumentu w słowniku Korespondencja seryjna zmienia się na Wysłany e-mailem, a w słowniku e-Dokumenty wychodzące status e-dokumentu zmienia się na Wysłany. Natomiast wysyłanie dokumentu poprzez Businesslink zmienia status e-dokumentu na Wysłany tylko w słowniku e-Dokumenty wychodzące, w słowniku Korespondencja seryjna status nie jest zmieniany. Synchronizacja słowników w przypadku wysyłki dokumentu poprzez Businesslink będzie realizowana w kolejnych wersjach.

Rys. 3. Utworzony dokument w słowniku e-Dokumenty wychodzące

Zintegrowano adres e-mail, treść oraz tytuł maila. Niezależnie od sposobu wygenerowania potwierdzenia sald, parametry te są jednakowe.

 3. Słownik Korespondencja seryjna

W słowniku Korespondencja seryjna wprowadzono następujące zmiany:

• Dodano nowe kolumny i panel załączników związane z e-dokumentem:

• e-Dokument;Istnieje – informacja czy rekord posiada odpowiednik w słowniku e-Dokumenty wychodzące. Kolumna jest domyślnie ukryta.
• e-Dokument;Utworzył – osoba, która utworzyła e-dokument. Kolumna jest domyślnie ukryta.
• e-Dokument;Utworzono – data utworzenia e-dokumentu. Kolumna jest domyślnie ukryta.
• Załączniki są widoczne w panelu po prawej stronie ekranu.

Rys. 4. Słownik Korespondencja seryjna – nowe kolumny

• W kolumnie Adres e-mail do wysyłki;e-mail widoczny jest adres, na który możliwa jest wysyłka lub na który wysłano korespondencję. Adres ten pobierany jest ze słownika Kontrahenci. Procedura Wyślij e-mailem pojawia się w słowniku tylko wówczas, gdy pole e-mail jest wypełnione.
• Dodano nowe szczegóły:

• Załączniki – prezentuje listę załączników dodanych do dokumentu,
• Historia wysyłania dokumentów – zawiera informacje o wysyłce mailowej dokumentów.

• Dodano nowe procedury (opisane są w kolejnym rozdziale):

• Utwórz załącznik – dodaje załącznik z raportem w postaci PDF i tworzy e-dokument w słowniku e-Dokumenty wychodzące,
• Wyślij e-mailem – wysyła potwierdzenie elektronicznie w postaci mailowej, raport jest dołączany jako załącznik.

 4. Tworzenie załączników i wysyłka e-mailem

Słownik Korespondencja seryjna rozszerzono o mechanizm tworzenia i prezentacji załączników oraz wysyłki dokumentów e-mailem.

Załączniki PDF dla potwierdzeń sald tworzonych za pomocą procedury E-dokumenty **Potwierdzenie sald** dostępnej w słowniku Przeglądanie rozrachunków generowane są automatycznie. Pozostałe procedury, dostępne np. z menu lub w słowniku Przeglądanie rozrachunków, nie tworzą załączników. Można je ewentualnie utworzyć nową procedurą Utwórz załącznik w słowniku Korespondencja seryjna. Procedura wygeneruje raport i podłączy go do dokumentu w postaci załącznika.

Rys. 5. Wygenerowane załączniki

Wysyłka potwierdzenia sald drogą mailową możliwa jest po uruchomieniu procedury Wyślij e-mailem. W oknie wiadomości pojawia się mail kontrahenta oraz tytuł i treść (z konfiguracji), a jako załącznik raport w postaci pliku PDF.

Rys. 6. E-mail utworzony za pomocą procedury Wyślij e-mailem

Po wysłaniu wiadomości status korespondencji zmienia się na Wysłany e-mailem.

Uwaga! Rezygnacja z wysyłki ustawia również status na Wysłany e-mailem.

 5. Statusy w słowniku Korespondencja seryjna

W słowniku Korespondencja seryjna dodano nowe statusy, wyodrębniając wysyłkę papierową od wysyłki e-mailowej. Dodano również oznaczenia kolorami dla statusów. Obecnie dostępne są następujące statusy:

• Utworzony – oznacza, że dokument został utworzony. Jest to status domyślny ustawiany podczas generowania korespondencji.
• Wydrukowany/Do wysłania – oznacza, że dokument został sprawdzony i wydrukowany lub jest gotowy do wysłania.
• Wysłany – dokument wysłany w formie papierowej.
• Wysłany e-mailem – dokument wysłany mailowo. Status ustawiany automatycznie podczas wysyłki mailowej (procedurą Wyślij e-mailem) oraz procedurą Wyślij w słowniku e-Dokumenty wychodzące.
• Potwierdzony e-mailem – dokument potwierdzony mailowo.
• Potwierdzony – dokument potwierdzony inną drogą niż mailowo.
• Niepotwierdzony – dokument nie potwierdzony.
• Do wyjaśnienia – dokument do wyjaśnienia.

Rys. 7. Statusy w słowniku Korespondencja seryjna

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK