W module JPK dodano możliwość generowania i wysyłki zbiorczego pliku JPK VAT dla podmiotów tworzących grupę VAT. Firmy niebędące członkami grupy VAT tworzą i wysyłają pliki JPK VAT jak dotychczas, w obrębie własnej firmy.

Aby mechanizm obsługi grupy VAT działał prawidłowo, w module JPK musi zostać założona wirtualna firma dla grupy VAT. Firma ta zakładana jest na podstawie danych ze słownika Grupy VAT. Do tej firmy w module JPK będą wysyłane pojedyncze pliki JPK VAT od członków grupy VAT. Na podstawie zaimportowanych danych będzie przeliczana deklaracja VAT-7, a następnie zostanie wygenerowany do wysyłki jeden zbiorczy plik JPK VAT w postaci pliku XML.

1. Utworzenie firmy dla grupy VAT

Założenie wirtualnej firmy dla grupy VAT w module JPK należy zacząć od utworzenia grupy VAT w słowniku Grupy VAT. Jeśli moduł JPK zainstalowany jest na innej bazie niż system Softlab ERP, wówczas należy zsynchronizować słownik Grupy VAT znajdujący się w module JPK ze słownikiem Grupy VAT znajdującym się w systemie Softlab ERP w module FK.

W module JPK (menu JPK → Konfiguracja) istnieje procedura Definiowanie firm/kontrahentów/US/GrupyVAT na podstawie danych z ERP, w której dodano synchronizację grup VAT zapisanych w module FK w słowniku Grupy VAT. Uruchomienie procedury powoduje synchronizację wszystkich danych dotyczących firm, kontrahentów, US i grup VAT.

Następnie w module JPK w słowniku Firmy należy utworzyć firmę dedykowaną dla grupy VAT. Służy do tego nowa procedura Utwórz firmę dla Grupy VAT. W jej parametrach w polu Kontrahent domyślnie do wyboru jest jedynie logo utworzonej grupy VAT. Reszta parametrów uzupełnia się automatycznie na podstawie danych ze słownika Kontrahenci. Procedura zakłada nową firmę w systemie ERP. Po założeniu firmy należy się przelogować.

Rys. Okno z parametrami procedury Utwórz firmę dla Grupy VAT

2. Generowanie pojedynczych plików JPK VAT w firmach członków grupy VAT

Każdy z członków grupy VAT powinien, tak jak do tej pory, generować jednostkowe pliki JPK VAT i walidować je w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe. Dla firm będących członkami grupy VAT praca w module JPK nie ulegnie zasadniczej zmianie. Natomiast zamiast wysyłki utworzonego pliku bezpośrednio na bramkę Ministerstwa Finansów jest wymagana zmiana statusu pliku. Zmiana statusu zwalidowanego pliku JPK jest potwierdzeniem jego poprawności i gotowości do przesłania do firmy grupy VAT, w której sporządzany będzie zbiorczy plik JPK VAT dla wszystkich członków grupy VAT.

W słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe dodano następujące statusy dostępne tylko dla firm tworzących grupę VAT:

• Oczekuje na akceptację wysyłki do GV (N) – status nadawany automatycznie po utworzeniu pliku JPK. Sygnalizowany ikoną w kolorze pomarańczowym.
• Zaakceptuj wysyłkę do GV (P) – status aktywny po dokonaniu walidacji danych, zmianiany ręcznie przez użytkownika, umożliwia wysyłkę pliku JPK do firmy grupy VAT. Sygnalizowany ikoną w kolorze niebieskim.
• Wysłany do GV (W) – plik JPK poprawnie przesłany do firmy grupy VAT. Status sygnalizowany ikoną w kolorze ciemnozielonym. Status ten nadawany jest automatycznie po wysyłce pliku do firmy grupy VAT.

Zmiana statusu pliku JPK na Zaakceptuj wysyłkę do GV (P) możliwa jest tylko dla zwalidowanego pliku JPK, w przeciwnym razie zostanie wyświetlony stosowny komunikat blokujący:

Rys. Komunikat ostrzegający o konieczności walidacji pliku JPK VAT przed jego wysyłką do firmy grupy VAT

W sytuacji gdy plik JPK nie zawiera żadnych danych, nie jest wymagana walidacja. W każdej firmie tworzącej grupę VAT w obrębie wersji JPK i okresu VAT tylko jeden plik JPK może posiadać status Zaakceptowany do wysyłki do GV. W przypadku pomyłki i chęci przesłania w danym okresie VAT kolejnego pliku JPK do firmy grupy VAT lub korekty JPK przed wysłaniem zbiorczego pliku JPK, system wyświetli stosowny komunikat blokujący:

Rys. Komunikat blokujący zmianę statusu pliku JPK

W przypadku gdy w firmie w danym okresie VAT nie było żadnych faktur sprzedaży i zakupu, należy wygenerować i przesłać pusty plik JPK do firmy grupy VAT.

3. Generowanie zbiorczego pliku JPK VAT w firmie grupy VAT

W celu utworzenia zbiorczego pliku JPK VAT w firmie grupy VAT w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe należy utworzyć nagłówek pliku kontrolnego JPK VAT. Następnie za pomocą nowej procedury Pobierz pliki JPK VAT z jednostek powiązanych należy pobrać przygotowane pliki JPK z firm członków grupy VAT. Wszystkie pliki JPK w danym okresie VAT w firmach członków grupy VAT powinny posiadać status Zaakceptowany do wysyłki do GV, w innym przypadku wyświetlony zostanie poniższy komunikat, a działanie procedury pobierającej pliki zostanie przerwane:

Rys. Komunikat ostrzegający przed brakiem możliwości importu pojedynczych plików JPK VAT

Dla firmy grupy VAT niedostępne są procedury służące do importu danych z systemu ERP (Importuj dane z bazy ERP) czy importu danych z pliku XML (Importuj dane z plików XML).

Rys. Firma grupy VAT, procedury dostępne w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe

Po poprawnym wczytaniu pojedynczych plików JPK VAT należy je zweryfikować. Służy do tego nowy szczegół Statusy powiązanych plików JPK VAT. Prezentuje on informacje, które dokładnie pliki kontrolne zostały pobrane z firm członków grupy VAT oraz jakie statusy mają te pliki. Dodatkowo w szczegółach Ewidencja sprzedaży oraz Ewidencja zakupu można zweryfikować, czy ilość zaciągniętych pozycji w pliku zbiorczym JPK jest zgodna z ilością pozycji w poszczególnych plikach JPK.

Przykład

Według rysunku poniżej, dla firmy numer 2 w pliku JPK VAT widoczne są czerwone ikony. Oznacza to, że plik JPK nie posiada pozycji, w danym okresie VAT nie było żadnych faktur sprzedaży i zakupu.

Jeśli pobrane dane są zgodne pomiędzy pojedynczym plikiem JPK członka grupy VAT i zbiorczym plikiem JPK w firmie grupy VAT, wówczas ikony w kolumnach OK;Sprzedaż i OK;Zakup mają kolor zielony.

Rys. Szczegół Statusy powiązanych plików JPK VAT dla zbiorczego pliku JPK VAT

4. Utworzenie deklaracji VAT-7

Zbiorczą deklarację VAT-7 tworzymy w firmie grupy VAT w słowniku VAT z deklaracją – dane nagłówkowe w szczególe Deklaracja VAT-7. Aby utworzyć taką deklarację wybieramy procedurę Utwórz pustą deklarację VAT-7, a następnie Przelicz deklarację.

Rys. Szczegół Deklaracja VAT-7, procedura Przelicz deklarację

Po przeliczeniu deklaracji VAT-7 można dodatkowo zweryfikować poprawność naliczonych kwot w szczególe Raport zgodności.

5. Wysyłka zbiorczego pliku JPK VAT w firmie grupy VAT

Gdy wszystkie elementy zbiorczego pliku JPK grupy VAT zostaną zweryfikowane, można utworzyć JPK VAT w postaci pliku XML. Dalsze kroki wysyłki są analogiczne jak w przypadku wysyłki zwykłego pliku JPK VAT.

Dla zbiorczego pliku JPK VAT w wersji PRODUKCYJNA dodano synchronizację statusów JPK w słowniku Okresy finansowe. Oznacza to, że w firmach członków grupy VAT statusy JPK VAT w okresach finansowych będą miały automatycznie zmieniane statusy na podstawie statusu JPK VAT w firmie grupy VAT.

Przykład

Plik JPK VAT w słowniku Okresy finansowe za okres od 01.10.2022 do 31.10.2022 w firmie grupy VAT posiada status JPK VAT – przygotowany.

Rys. Słownik Okresy finansowe, status JPK VAT w firmie grupy VAT

Ten sam plik JPK VAT w słowniku Okresy finansowe za okres od 01.10.2022 do 31.10.2022 w firmach członków grupy VAT ma analogiczny status JPK VAT – przygotowany.

Rys. Słownik Okresy finansowe, status JPK VAT w firmie członka grupy VAT

6. Korekta pliku JPK VAT w grupie VAT

W przypadku konieczności utworzenia korekty JPK VAT przez jednego z członków grupy VAT, korekty JPK VAT muszą być utworzone we wszystkich firmach należących do grupy VAT, nawet jeśli dane w tych firmach nie muszą być korygowane. Każda z firm w grupie VAT musi przygotować osobny plik JPK VAT – korekta, następnie pliki te należy zaimportować i wysłać w formie zbiorczego pliku JPK VAT – korekta w firmie grupy VAT.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK