W Portalu HR dodano nowy rodzaj wniosku o przyznanie wyposażenia. Jest on dostępny dla menadżerów. Umożliwia wnioskowanie o przyznanie podwładnym służbowego sprzętu, np. telefonu komórkowego lub komputera.
Utworzona została nowa kategoria wniosków o nazwie Wyposażenie. W jej ramach dostępne są wnioski o przyznanie wyposażenia potrzebnego pracownikom do pracy, a także wnioski o przyznanie i wydanie samochodu służbowego (zastąpiła ona kategorię Samochody służbowe).
Rys. Pulpit Wnioski, sekcja Dodaj Wniosek
Formularz wniosku o przyznanie wyposażenia wygląda następująco:
Rys. Formularz wniosku o przyznanie wyposażenia w Portalu HR, sekcja Dane podstawowe
Rys. Formularz wniosku o przyznanie wyposażenia, sekcja Aktualne wyposażenie
Formularz wniosku składa się z dwóch sekcji Dane podstawowe i Aktualne wyposażenie.
Aby zarejestrować powyższy wniosek, należy wypełnić w formularzu następujące pola:
· Pracownik – z rozwijanej listy wybieramy imię i nazwisko osoby, dla której ma być zarejestrowany wniosek. Domyślnie na tej liście znajdują się pracownicy będący podwładnymi wnioskującego menedżera.
· Pokaż wszystkich pracowników – po zaznaczeniu tego pola wyboru na liście pracowników pojawią się dane wszystkich zatrudnionych w organizacji osób.
· Bezpośredni przełożony, Dział, Stanowisko – te informacje uzupełniają się automatycznie w momencie wyboru pracownika, dla którego rejestrowany jest wniosek.
· Rodzaj zmiany – z rozwijanej listy należy wybrać jedną z dwóch dostępnych opcji: pierwsze wydanie lub wymiana. Pierwsza opcja dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie posiada wyposażenia lub menadżer wnioskuje o kolejny egzemplarz danego rodzaju sprzętu. Wymiana oznacza wymianę obecnie posiadanego wyposażenia przez pracownika na nowy egzemplarz.
· Planowana data zmiany – należy wskazać planowaną datę przyznania wyposażenia.
· Rodzaj wyposażenia – wybieramy z listy rodzaj sprzętu, którego dotyczy wniosek. W przypadku, gdy pracownik posiada już wyposażenie z danego rodzaju, informacje o posiadanym sprzęcie zostaną wyświetlone w sekcji Aktualne wyposażenie.
· Wnioskowana klasa wyposażenia – z rozwijanej listy wybieramy klasę wyposażenia (klasy są definiowane po stronie systemu Softlab ERP).
· Potwierdzenie, że wnioskowana klasa wyposażenia jest zgodna z obowiązującymi w organizacji zasadami przyznawania wyposażenia służbowego.
· Uzasadnienie – podajemy tu przyczynę przyznania wyposażenia.
Sekcja Aktualne wyposażenie zawiera informacje o wyposażeniu, które obecnie posiada pracownik, zawężone do rodzaju sprzętu, którego dotyczy wniosek. Jeśli pracownik nie jest w posiadaniu wyposażenia danego rodzaju, sekcja ta pozostaje pusta.
Standardowo ścieżka autoryzacji wniosku o przyznanie wyposażenia składa się z dwóch etapów:
- Akceptacja osoby zgłaszającej.
- Akceptacja (bądź odrzucenie) wniosku przez przełożonego.
Jeżeli w strukturze organizacyjnej dany menadżer nie ma już nad sobą przełożonego, zarejestrowany przez niego wniosek zostaje automatycznie zaakceptowany.
W systemie Softlab ERP powstał nowy słownik: Akceptacje wniosków o wyposażenie, do którego trafiają zarówno wnioski o przyznanie wyposażenia, jak i wnioski o samochód służbowy. Zastąpił on dotychczasowy wniosek Akceptacja wniosków samochodowych.
Rys. Słownik Akceptacje wniosków o wyposażenie