Umożliwiono import danych o płatnościach e-commerce z plików oraz za pomocą usługi Web Service od różnych operatorów płatności. Import tych danych pozwala rozliczyć faktury wystawione do zamówień internetowych, a także wpłaty i faktury prowizyjne od operatorów płatności.
Dane o płatnościach wczytywane są do słownika buforowego Import płatności e-commerce, w którym można je zweryfikować i ewentualnie uzupełnić/poprawić. Zweryfikowane dane są używane do generowania dowodów księgowych rozliczających rozrachunki.
Opisana funkcjonalność ma za zadanie ustandaryzowanie i usprawnienie procesu importu danych o płatnościach e-commerce. Obecnie istnieje wiele rozwiązań wdrożeniowych obsługujących wielu operatorów płatności w różny sposób. Wprowadzone rozwiązanie ma na celu ujednolicenie obsługi tych procesów oraz łatwiejsze implementowanie nowych rodzajów importów (od kolejnych operatorów).
1. Przebieg importu danych o płatnościach e-commerce
Przebieg importu danych o płatnościach e-commerce zademonstrujemy na przykładzie.
Przykład
Zakładamy, że w systemie istnieje kontrahent reprezentujący operatora płatności i posiada konta rozrachunkowe dla rozliczenia przelewu oraz prowizji.
Rys. Szczegół Konta rozrachunkowe – konta do rozliczeń przelewu i prowizji
Zaewidencjonowano zamówienia (za pośrednictwem BaseLinkera), za które zapłaty znajdują się w importowanym pliku.
Rys. Słownik Zamówienia od odbiorców
Opcjonalnie może również istnieć w systemie wyciąg, na którym widnieje wpłata od operatora płatności.
W słowniku buforowym Import płatności e-commerce uruchamiamy procedurę Importuj płatności. W oknie procedury z listy wartości w parametrze Typ wybieramy typ importu. Typy importu zdefiniowane są w słowniku Typy importów płatności e-commerce i ich właściwa konfiguracja jest warunkiem zaimportowania wpłat od operatora. Wybrany typ importu determinuje to, jakie dalsze parametry będą dostępne. W przypadku importu danych z pliku, zostanie wyświetlony element umożliwiający wskazanie pliku na dysku. W przypadku importu z webservice’u zostaną wskazane wymagane parametry, najczęściej jest to zakres dat, z których mają pochodzić dane o płatnościach.
Rys. Parametry procedury Importuj płatności
Po zatwierdzeniu parametrów procedury następuje odczyt i przetwarzanie zawartości zaimportowanych danych. W szczególe Płatności znajduje się wykaz pobranych płatności, możemy uzupełnić brakujące dane lub je zmodyfikować.
Rys. Dane zaimportowane do słownika buforowego Import płatności e-commerce
Gdy w słowniku buforowym Import płatności e-commerce uzyskamy właściwą postać danych, przystępujemy do ich rozliczenia. Zmiana statusu rozliczenia na Rozlicz spowoduje próbę wygenerowania dowodu księgowego PK rozliczającego zaimportowane płatności. Numer wygenerowanego dowodu księgowego pojawi się w kolumnie Dowód;Numer, a za pomocą akcji Skocz do dokumentu po wybraniu prawego przycisku myszy możemy przejść do podglądu utworzonego dowodu.
W tym przypadku wygenerowany dowód rozliczający zawiera:
1. dekrety księgujące pobrane płatności na kontach należności od klientów e-commerce (symbolem rozrachunku jest numer zamówienia),
1. dekret księgujący wpłatę otrzymaną od operatora na koncie rozliczeniowym operatora,
1. dekret księgujący prowizję pobraną przez operatora na koncie rozliczenia prowizji operatora.
Rys. Wygenerowany dowód PK
Przy odpowiedniej konfiguracji, gdy mamy już zaewidencjonowane rozrachunki z zamówień (z faktur do tych zamówień) wygenerowanie dowodu powoduje rozliczenie tych rozrachunków, zob. rozrachunek numer 2022/ZO/010/000015 w niniejszym przykładzie. Jeśli faktur jeszcze nie ma, rozrachunek zostanie dopiero utworzony.
Odpowiednia konfiguracja może również wspomóc rozliczenie wpłaty od operatora (z wyciągu bankowego) oraz prowizji (z faktury wystawionej przez operatora). W przedstawionym przykładzie należy ręcznie sparować rozrachunki dotyczące przelewu, gdyż ich symbole są odmienne (kwoty się zgadzają).
Rys. Rozliczony rozrachunek numer 2022/ZO/010/000015
Na etapie księgowania i rozliczania rozrachunków mogą wystąpić różne przypadki. Jest to uzależnione od konfiguracji typu importu (w szczególności od schematu księgowania, sposobów ustalania wartości kont i rozrachunków), od otrzymanych danych w pliku, czy od tego, jak zorganizowana jest ewidencja.
2. Przeglądanie i edycja danych w słowniku buforowym
Dane zaimportowane z pliku lub otrzymane z webservice’u możemy dowolnie modyfikować w słowniku buforowym Import płatności e-commerce, jak i w szczególe Płatności.
Nagłówek zaimportowanego pliku w słowniku buforowym Import płatności e-commerce grupuje zbiór operacji wchodzących w skład jednej wpłaty od operatora.
Rys. Edycja nagłówka importu e-commerce
W słowniku w razie potrzeby możemy modyfikować nagłówek wczytanych danych np. datę rozliczenia z operatorem, symbol konta operatora dla rozliczenia z wyciągiem, symbol konta rozliczenia prowizji. Kwoty sumaryczne są obliczane na podstawie wczytanych pozycji.
Gdy w importowanym pliku znajdują się dane dotyczące kilku wpłat, import może zakończyć się utworzeniem kilku takich zbiorów. Wyróżnikiem zbioru w ramach jednego źródła danych (pliku lub wywołania webservice’u) jest wartość kolumny Rozliczenie;Identyfikator, a także pole Numer w pliku widoczne w panelu bocznym słownika.
Podczas finalizacji importu z pozycji należących do danego zbioru (nagłówka) wyliczane są sumy kwot oraz zakres dat, z którego pochodzą dane. W ten sposób uzupełniane są wartości kolumn Kwota;Płatności, Kwota;Prowizji, Kwota;Za dostawy, a także wartości w polu Dane za okres; Od;Do widocznym w panelu bocznym. Wartość kolumny Kwota;Przelewu to suma kwoty płatności i kwoty prowizji (ujemnej) wyliczana zgodnie z konfiguracją wybranego typu importu.
W opisywanym słowniku widoczne są dane do celów rozliczeń w kolumnach Wyciąg;Konto i Wyciąg;Rozrachunek oraz analogiczne kolumny do celów rozliczenia prowizji Prowizja;Konto i Prowizja;Rozrachunek.
Wyliczenie danych w nagłówku na podstawie danych pozycji następuje automatycznie jedynie w procedurze importującej. Jeśli po zakończonej edycji jakiejś operacji chcemy, aby dokonana zmiana odzwierciedliła się również w nagłówku, należy użyć procedury Odśwież nagłówek – nie ma możliwości, aby stało się to automatycznie.
W szczególe Płatności każda operacja posiada unikalny identyfikator nadany przez operatora płatności, datę oraz kwotę. Opcjonalnie do operacji może też być przypisana kwota prowizji (jaką pobiera operator) i/lub kwota za dostawę, a także symbol waluty, jeśli jest inna niż waluta domyślna. Ponadto operacje mogą zawierać opis, dane nabywcy, a także szereg innych możliwych pól, których obecność i postać zależna jest od rodzaju operacji i od specyfikacji formatu danych operatora.
Informacje te pobiera z danych źródłowych mechanizm importu, który każdej operacji przypisuje dodatkowe dane w oparciu o konfigurację, np. typ importu, symbol konta księgowego i symbol rozrachunku.
Rys. Edycja zaimportowanej operacji w szczególe Płatności (Płatności e-commerce)
Filtry Operacje i Status w szczególe Płatności ułatwiają przeglądanie zaimportowanych operacji:
Filtr Operacje posiada dwie opcje: Obsługiwane i Nieobsługiwane. Możemy odfiltrować operacje przypisane do obsługiwanego lub nieobsługiwanego typu importu. Filtr odnosi się do znacznika w kolumnie Przetwarzany w słowniku Typy operacji e-commerce. Zaznaczenie opcji Obsługiwane pozwala odfiltrować te operacje, które faktycznie uczestniczą w generowaniu dowodu rozliczającego. Operacje nieoznaczone jako przetwarzane są wydobywane ze źródła, klasyfikowane i prezentowane jedynie w celach informacyjnych.
Filtr Status posiada dwie opcje: Gotowe i Niegotowe. Pozwala odfiltrować operacje, które trzeba uzupełnić. Operacja jest gotowa (kolumna Gotowe jest automatycznie zaznaczone) wówczas, gdy posiada przypisane konto, rozrachunek oraz niezerową kwotę, a zatem minimum danych niezbędnych do dalszego przetwarzania (generowania dowodu rozliczającego).
Rys. Możliwości filtrowania operacji w szczególe Płatności
Dane w słowniku buforowym mogą sygnalizować nieprawidłowości poprzez kolorowanie pól na czerwono.