W module FK systemu Softlab ERP by Asseco umożliwiono przenoszenie dowodów pomiędzy bazami, obejmujące możliwość ich wyeksportowania na jednej bazie (firmie) i zaimportowania na drugiej bazie (firmie).
Opisywana funkcjonalność jest szczególnie przydatna podczas przekształcenia spółki, gdy zamykamy księgi w jednej spółce, a w nowej startujemy w trakcie roku z bilansem otwarcia BO. Innym przypadkiem jest kopiowanie dowodów między firmami czy bazami wynikające z tego, że czasami BO jest zaciągany z dniem 1 stycznia, a formalne przekształcenie spółki następuje w ciągu roku, np. od kwietnia. Wówczas istnieje konieczność zaciągnięcia do FK wszystkich dowodów za okres trzech miesięcy (odtworzenia historii dokumentów).
Istniejące funkcjonalności eksportu dowodów do pliku i importu dowodów z pliku dostosowano i uzupełniono o brakujące, aby proces przenoszenia był kompletnie obsłużony. Wykorzystano istniejące w systemie Softlab ERP standardowe formaty wymiany danych, dostosowując je tam, gdzie trzeba.
Zakres zmian jest następujący:
· Umożliwiono wyeksportowanie BO rozrachunków do pliku XLS zgodnego ze standardowym formatem importu IMPDOK_ROZ – Import dowodów + info o rozrachunkach.
· Umożliwiono wyeksportowanie wybranego zbioru dowodów do pliku XLS zgodnego ze standardowym formatem importów: IMPDOK – Import dowodów, IMPDOKUE – Import dowodów z rejestrów WNT/WDT.
· Utworzono nowy format importu IMPKAS służący do wprowadzania raportów kasowych i wyciągów bankowych. Umożliwiono również wyeksportowanie dokumentów w tym formacie.
· Umożliwiono wygenerowanie BO kont nierozrachunkowych.
· Rozszerzono możliwość konwersji kont i dodano możliwość konwersji wymiarów kontrolingowych.
1. Eksport danych z bazy źródłowej
Do eksportu bilansu otwarcia kont rozrachunkowych służą dwie nowe procedury dostępne w menu Importy: Eksport BO rozrachunków oraz Eksport BO rozrachunków.
Procedura Zrzut BO rozrachunków tworzy plik XLS zgodny ze standardowym importem IMPDOK_ROZ. W parametrach procedury podajemy następujące dane:
· Na dzień – dzień, na jaki tworzony jest BO rozrachunków w bazie źródłowej,
· Magazyn – symbol magazynu docelowego,
· RD – symbol docelowego rodzaju dowodu,
· Numer – numer docelowego dowodu,
· Opis – opis nagłówka docelowego dowodu,
· Konta – maska dla kont, których rozrachunki chcemy ująć w tworzonym pliku,
· Ścieżka do pliku – miejsce zapisu tworzonego pliku,
· Nazwa pliku – nazwa tworzonego pliku.
Rys. Parametry procedury Eksport BO rozrachunków
Utworzony plik nie zawiera danych o wymiarach kontrolingowych. Po wykonaniu procedury plik jest automatycznie otwierany. Tak przygotowany plik jest gotowy do zaimportowania do docelowej bazy.
Procedura Raport BO rozrachunków działa podobnie, a jedyna różnica jest taka, że mamy tu możliwość podglądu rezultatu w Excelu, bez konieczności zapisywania go do pliku na dysku.
Do eksportu bilansu otwarcia kont nierozrachunkowych służą 2 procedury: Generuj BZ kont nierozrachunkowych do eksportu , która tworzy dokument BZ na bazie źródłowej oraz procedura Eksport dowodów do pliku XLS, która eksportuje wybrany dowód do pliku XML.
Procedura Generuj BZ kont nierozrachunkowych do eksportu dostępna w menu Importy generuje na bazie/firmie źródłowej dowód będący bilansem zamknięcia. Ten dowód po zaimportowaniu do bazy/firmy docelowej będzie tam bilansem otwarcia. W parametrach procedury podajemy następujące dane:
· W sekcji Dane źródłowe:
o Rok – rok zamknięcia, rok, dla którego tworzone jest BZ kont nierozrachunkowych.
o Konto źródłowe – maski kont, których obroty chcemy uwzględnić w tworzonym dokumencie.
o Tylko bilansowe – wskaźnik informujący, czy mają być brane pod uwagę tylko konta bilansowe.1
o Maska bilansowości – rodzaj bilansowości kont, które chcemy uwzględnić w tworzonym dokumencie. Jeśli chcemy, aby wszystkie konta były brane pod uwagę, zostawiamy %.
· W sekcji Dokument wynikowy:
o Dowód wynikowy – rodzaj dowodu, który zostanie utworzony w wyniku działania procedury. Rodzaj dowodu musi należeć do jednego z rejestrów: bilans zamknięcia, bilans otwarcia, dowody.
o Data dowodu – data, z jaką zostanie utworzony dokument.
Rys. Parametry procedury Generuj BZ kont nierozrachunkowych do eksportu
Efektem użycia procedury Generuj BZ kont nierozrachunkowych do eksportu jest utworzenie dowodu w wybranym rejestrze. Utworzony dowód zawiera dane z dokładnością do wymiarów kontrolingowych. Poniżej znajduje się przykładowo utworzony dowód BO w słowniku Bilans otwarcia.
Rys. Dowód powstały w wyniku użycia procedury Generuj BZ kont nierozrachunkowych do eksportu
Procedura Eksport dowodów do pliku XLS dostępna w słowniku Nagłówki wszystkich dowodów eksportuje wskazane dowody do pliku XLSM (zawiera makra).
Rys. Wywołanie procedury Eksport dowodów do pliku XLS dla jednego zaznaczonego wiersza
Podczas wybierania dowodów dla procedury należy zwrócić uwagę na to, aby były one jednolite, czyli że wszystkie zaznaczone dowody muszą należeć do jednej z grup:
· raporty kasowe lub wyciągi bankowe,
· dowody WNT/WDT,
· pozostałe dowody.
W przypadku gdy warunek ten nie zostanie spełniony, wyświetli się komunikat o błędzie.
Rys. Informacja o wybraniu niejednolitego zbioru dowodów do eksportu
W przypadku dowodów kasowych/bankowych należy pamiętać, że eksport wykonywany jest z dokładnością do raportu/wyciągu. Dlatego nie można zaznaczać dowodów wpłat/wypłat, a jedynie potrzebne raporty kasowe lub wyciągi bankowe. W przypadku zaznaczenia dowodów kasowych/bankowych wyświetli się komunikat o błędzie.
Rys. Informacja o tym, że dowody wpłat / wypłat nie mogą być eksportowane oddzielnie
Jeśli dla dokumentu BO utworzonego przy użyciu opisanej wcześniej procedury Generowanie BO kont nierozrachunkowych uruchomimy procedurę Eksport dowodów do pliku XLS, zostanie utworzony plik XLSM, który jest gotowy do zaimportowania do bazy docelowej jako BO.
Rys. Plik XLSM utworzony na podstawie wskazanego dowodu BO wygenerowanego wcześniej procedurą Generuj BZ kont nierozrachunkowych do eksportu
Tę procedurę możemy wykorzystać także do wyeksportowania do pliku dowodów innych niż BO, w celu przeniesienia ich na innej firmy czy bazy.
2. Import danych z bazy docelowej
Plik zawierający dane o dowodach wyeksportowany z innej bazy czy firmy możemy zaimportować do systemu Softlab ERP przy użyciu procedury Importuj z pliku XLS. Jest ona dostępna w następujących słownikach buforowych:
· Import raportów kasowych / wyciągów bankowych – dla dowodów raportów kasowych lub wyciągów bankowych (nowy słownik),
· Import dokumentów/dowodów wybierając import IMPDOKUE – dla dowodów WNT/WDT,
· Import dokumentów/dowodów wybierając import IMPDOK – dla pozostałych dowodów,
· Import dowodów z rozrachunkami – dla BO rozrachunków.
Słownik buforowy to słownik zawierający dane wczytane z pliku, dający możliwość ich oglądania i modyfikacji, pozwalający utworzyć właściwe dokumenty (biznesowe) w docelowych słownikach systemu.
W słowniku Import raportów kasowych / wyciągów bankowych (dostępnym w menu Importy) prezentowane są raporty kasowe i wyciągi bankowe importowane z plików. W jego szczególe Dokumenty kasowe / bankowe widzimy dokumenty wpłat / wypłat zawarte w danym raporcie czy wyciągu, a szczegół Log walidacji przedstawia błędy, które wystąpiły podczas sprawdzania zaimportowanych danych.
Poniższy rysunek przedstawia przykładowy wyciąg bankowy zaimportowany do słownika buforowego, na czerwono podświetlone są błędy zasygnalizowane przez procedury walidacyjne:
Rys. Słownik Import raportów kasowych / wyciągów bankowych i dokumenty widoczne w szczególe Dokumenty kasowe / bankowe
Podczas importu danych za pomocą procedury Importuj z pliku XLS przeprowadzana jest automatyczna walidacja danych. Brakujące lub nieprawidłowe dane słownikowe są oznaczone kolorem czerwonym. Informacja o błędach jest dostępna również w szczególe Log walidacji. Po ewentualnej korekcie danych w dowolnym momencie można uruchomić ponowną ich walidację za pomocą procedury Waliduj.
Rys. Szczegół Log walidacji informujący o nieprawidłowościach w danych słownikowych dostępnych w buforze
Ponieważ struktura danych raportu / wyciągu jest kilkupoziomowa, to aby dostać się do szczegółowych danych dokumentu wpłaty / wypłaty, operator musi posłużyć się przyciskiem Podgląd dostępnym w szczególe Dokumenty kasowe / bankowe.
Rys. Wykaz dokumentów wraz ze szczegółami widoczny po otwarciu słownika za pomocą przycisku Podgląd
W otwartym w ten sposób oknie widzimy szczegóły dostępne podczas edycji dokumentu wpłaty / wypłaty, czyli:
· Linijki dokumentu przedstawiający pozycje dokumenty wpłaty / wypłaty,
· Rodzaje płatności dokumentu (dla dokumentów raportów kasowych),
· Linijki dowodu przedstawiające dekretację dokumentu,
· Wymiary kontrolingowe dla linijek dowodu.
Edycja danych jest możliwa we wszystkich składowych importu IMPKAS, w nagłówku i szczegółach zaimportowanego dokumentu. Słownik Import raportów kasowych / wyciągów bankowych dodatkowo umożliwia łatwe (za pomocą standardowego przycisku Usuń) usunięcie całego zestawu danych (raportu wraz z dokumentami, linijkami itd.).
Podobnie jak w przypadku innych importów, aby przenieść zweryfikowane dane ze słownika buforowego do słownika docelowego i utworzyć właściwy dowód (raport lub wyciąg), należy zmienić Status raportu / wyciągu na Eksportuj. W efekcie rekord raportu / wyciągu w buforze zostanie przesłany do słownika docelowego, a w słowniku buforowym zostanie oznaczony zielonym kolorem. Wyeksportowany dokument można również wycofać ze słownika docelowego zmieniając jego status na Niewyeksportowany.
Rys. Przeniesienie dokumentu do słownika docelowego za pomocą zmiany statusu
3. Konwersja danych
Dla poprawnego przeniesienia danych pomiędzy bazami/firmami może być konieczna ich konwersja, np. kontrahentów, kont, wymiarów kontrolingowych.
Konwersja przenoszonych danych może być realizowana zarówno na bazie źródłowej jak i docelowej.
Na bazie źródłowej możliwa jest konwersja kontrahentów oraz kont księgowych, dzięki czemu wyeksportowany plik z danymi do przeniesienia będzie zawierać zmapowanych kontrahentów i konta. Konwersja na bazie źródłowej wymaga konfiguracji wdrożeniowej i jest obsługiwana w procedurach Eksport dowodów do pliku XL oraz Raport BO rozrachunków.
Na bazie docelowej można dokonać konwersji kont księgowych i wymiarów kontrolingowych. Konfigurację mapowań przeprowadzamy w dedykowanych słownikach Konwerter kont księgowych oraz Konwerter wymiarów kontrolingowych dostępnych w menu Importy → Konfiguracja. Na podstawie tych mapowań i otrzymanych w pliku XLS danych mechanizm importujący może ustalić, jakie konto lub wymiar kontrolingowy powinien zostać użyty w tworzonym dowodzie.
Rys. Tworzenie wpisu w słowniku Konwerter kont księgowych, wybór rodzaju konwersji (dziedziny)
Mapowania można definiować dla każdej źródłowej bazy/firmy odrębnie, przypisując je do odpowiedniego rodzaju konwersji.
Rys. Wybór rodzaju konwersji podczas przeprowadzania importu danych z pliku XLS