Od 1 stycznia 2022 r. elektroniczna faktura sprzedaży może mieć postać faktury ustrukturyzowanej według wzoru i wytycznych Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W systemie Softlab ERP by Asseco umożliwiono wysyłkę do KSeF ustrukturyzowanych faktur sprzedaży w postaci pliku XML.
Krajowy System e-Faktur w założeniu ma być systemem teleinformatycznym służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury będzie on weryfikował zgodność danych w niej zawartych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, a następnie będzie przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia dokumentowi numeru identyfikacyjnego.
Modyfikacje w systemie Softlab ERP związane z opisywaną funkcjonalnością zostały wykonane w modułach LS, FK oraz Businesslink. W niniejszym dokumencie zostaną opisane wprowadzone zmiany w module FK.
Na nową funkcjonalność w module FK składają się:
· W słownikach Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE dodano prezentowanie informacji o statusie, numerze i dacie wysyłki do KSeF,
· W słownikach Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE wprowadzony został nowy status KSeF,
· Dodano nowe pola w słowniku Słownik usług wykorzystywanym w fakturowaniu usługowym,
· Zmiany w edycji nagłówków dokumentów umożliwiające wprowadzenie dodatkowych informacji wysyłanych w pliku XML struktury KSeF, w tym dodatkowe pola w szczególe Dane dodatkowe EJPK ,
· Dodatkowe zmiany w konfiguracji dla rodzaju dowodu – w tym konfiguracja momentu wysyłki dokumentu do Businesslink.
Rejestr sprzedaży/Sprzedaż w ramach UE – zmiany ogólne
W słownikach Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE w panelu informacyjnym po prawej stronie zostały dodane nowe informacje dotyczące faktur sprzedaży w systemie KSeF:
· Data wysłania – data wysłania do KSeF,
· Data wystawienia – data wystawienia w KSeF,
· Nr identyfikujący – numer identyfikujący fakturę w KSeF,
· Opis statusu – status faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
· Podlega – znacznik informujący, czy faktura podlega wysyłce do KSeF.
Przykład 1
Poniżej znajduje się przykładowy dowód o numerze FSKR/M0/22/30, w panelu bocznym znajdują się informacje dotyczące KSeF. Dowód ten podlega wysyłce do KSeF i ma status: Oczekuje na wysłanie do Businesslink.
Rys. Rejestr sprzedaży – panel boczny z informacjami o KSeF
W szczególe Historia operacji wyświetlona jest informacja o tym, że faktura przeszła pozytywną walidację i został dołączony plik XML gotowy do wysyłki do KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink.
Rys. Szczegół Historia operacji
Przykład 2
Dowód numer FSKR/010/22/2 nie przeszedł pozytywnie walidacji i ma status Walidacja biznesowa błędna. Informacje o błędach walidacji znajdują się w szczególe Kontrole biznesowe , jest tam widoczny pierwszy napotkany podczas walidacji błąd. W tym przypadku błąd dotyczy nieprawidłowego formatu NIP kontrahenta.
Rys. Szczegół Kontrole biznesowe, informacje o błędzie walidacji pliku XML
Aby poprawić status KSeF, należy przenieść dowód do edycji, zmodyfikować dane kontrahenta i znowu przenieść dowód do brulionu. Po wykonaniu zmian nastąpi ponowne uruchomienie wysyłki dowodu do modułu Businesslink, utworzenie pliku XML i jego walidacja. Jeśli walidacja ponownie wykaże błąd, dokument będzie miał status Walidacja biznesowa błędna, a informacja o błędzie ponownie zostanie umieszczona w szczególe Kontrole biznesowe.
Status KSeF
W słownikach Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE został zdefiniowany nowy status: Status KSeF. Jest on nadawany automatycznie po wywołaniu wysyłki do Businesslink. W zależności od walidacji pliku XML status może przyjąć jedną z poniższych wartości:
· Oczekuje na generowanie – dokument nie został wygenerowany do KSeF,
· Zaakceptowany – dokument przeszedł poprawnie walidację danych,
· Walidacja biznesowa błędna – dokument nie przeszedł poprawnie walidacji biznesowej danych,
· Walidacja XSD błędna – oznacza, że wygenerowany plik XML jest niezgodny ze schemą,
· Walidacja poprawna – oznacza, że wygenerowany plik XML jest zgodny ze schemą,
· Oczekuje na wysłanie do Businesslink – do faktury został poprawnie wygenerowany i zwalidowany plik XML, który oczekuje na wysyłkę do KSeF,
· Przekazane do Businesslink – oznacza, że plik XML został wysłany do KSeF,
· Usunięte w Businesslink – oznacza, że plik XML został skasowany,
· Przyjęte w KSeF – oznacza, że plik XML został przyjęty w KSeF,
· Odebrane UPO – wysyłka pliku XML została potwierdzona przez UPO,
· Błąd wysyłki – plik XML z różnych przyczyn nie został poprawnie wysłany do KSeF.
Rys. Rejestr sprzedaży – Statusy KSeF
W słownikach Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE został dodany nowy przekrój KSeF, który w grupie kolumn KSeF pokazuje stan dokumentu podlegającego wysyłce do KSeF:
· KSeF;Opis statusu – status faktury ustrukturyzowanej,
· KSeF;Data wystawienia – data wystawienia w KSeF,
· KSeF;Nr identyfikujący – numer identyfikujący fakturę w KSeF,
· KSeF;Podlega – znacznik informujący czy dowód podlega wysyłce do KSeF,
· KSeF;Wystawione – znacznik informujący czy dokument jest w KSeF,
· KSeF;UPO – znacznik informujący, że UPO zostało pobrane z KSeF,
· KSeF;Błąd – zaznaczony, gdy status faktury ustrukturyzowanej przybiera status: Błędna walidacja biznesowa, Błędna walidacja KSeF, Błąd wysyłki,,
· KSeF;Inne daty – zaznaczony, gdy data wystawienia w KSeF jest inna niż data wystawienia dowodu w systemie,
· KSeF;Data wysłania – data wysłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF.
Rys. Rejestr sprzedaży, przekrój KSeF
Do słowników Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE został dodany nowy szczegół Wg statusów KSeF prezentujący sumaryczną informację o liczbie dokumentów podlegających KSeF w obrębie poszczególnych statusów KSeF.
Fakturowanie usługowe
Na potrzeby struktur e-faktury KSeF w słowniku Słownik usług, wykorzystywanym podczas fakturowania usługowego, zostały dodane nowe pola:
· GTIN – Globalny Numer Jednostki Handlowej (GTIN),
· SymbolPCN – Symbol Nomenklatury Scalonej,
· PKOB – Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych,
· Akcyza – Kwota akcyzy,
· DodatkowyOpis – Dodatkowy opis możliwy do wprowadzenia na linijce pozycji.
Słownik ten otwieramy w oknie edycyjnym faktury po rozwinięciu listy wyboru kolumny Symbol i przycisku Słownik.
Rys. Edycja faktury usługowej
Po przejściu do słownika można dopisać wartości w nowych polach poprzez edycję istniejących wierszy.
Rys. Słownik usług, edycja wiersza
Niektóre z nowych pól zostały dodane na zakładce Fakturowanie, jednak nie są dostępne w podstawowym widoku linijki usługowej (Kwota, Akcyza, Dodatkowy opis, Kod CN), można je dodać ręcznie w ustawieniach tabeli:
Rys. Ustawienia tabeli w zakładce Fakturowanie
Edycja dokumentu
Tylko dowody skonfigurowane jako fakturowanie usługowe mogą zostać wysłane do KSeF. Wynika to z konieczności wykazywania w pliku XML informacji zawartych na pozycjach faktury.
Podczas uzupełniania nagłówka dowodu sprawdzana jest poprawność danych adresowych kontrahenta, którego faktury będą wysyłane do KSeF. W przypadku nieprawidłowych danych adresowych podczas zapisywania nagłówka otrzymamy informację o błędzie:
Rys. Rejestr sprzedaży, weryfikacja danych adresowych kontrahenta podlegającego KSeF
Zakładka JPK_FA (2)
Następujące pola zostały również dodane w nagłówku dowodu na zakładce JPK_FA (2):
· Pojazd,
· Podmiot upoważniony:Rola i Logo – po wybraniu roli, w kolumnie Logo wyświetlą się tylko kontrahenci powiązani z wybraną rolą. Po wybraniu logo zostaną uzupełnione dane przedstawiciela podatkowego. Jeśli zostanie wybrana rola Komornik lub Organ egzekucyjny, dane zostaną uzupełnione w kolejnej sekcji: Faktura wystawiona przez organ egzekucyjny/komornika.
Rys. Zakładka JPK_FA (2) Podmiot upoważniony wybór roli
Rys. Zakładka JPK_FA (2) Podmiot upoważniony wybór logo
Rys. Zakładka JPK_FA (2) Przedstawiciel podatkowy lub Organ egzekucyjny/Komornik
Dodatkowe informacje zostały zaprezentowane również w szczególe Dodatkowe dane dla JPK.
Rys. Dodatkowe dane dla JPK