System elektronicznego obiegu dokumentów (Portal SEOD) ułatwia dostęp do dokumentów w obiegu i pozwala monitorować ich status z dowolnego miejsca na świecie. Użytkownik logując się do systemu za pomocą przeglądarki na komputerze lub dowolnym urządzeniu mobilnym może m.in. w szybki i prosty sposób złożyć bądź zaakceptować wniosek o zakup potrzebnych materiałów, zaakceptować fakturę kosztową lub rozliczyć wyjazd służbowy. Przyjrzyjmy się nowościom w Portalu SEOD w nowej, udoskonalonej wersji 3.0.

Paperless B2B

W najnowszej wersji Portalu SEOD umożliwiono podpisywanie dokumentów (umów z kontrahentami) za pomocą różnych form podpisu elektronicznego, w tym kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpisanie dokumentu (w zależności od konfiguracji) może być przeprowadzone na kilka sposobów, w tym m.in. za pomocą zintegrowanej z portalem SEOD aplikacji SimplySign. Funkcjonalność paperless to niezwykle praktyczna i proekologiczna alternatywa dla tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych, dzięki której można m.in. ograniczyć koszty i pracochłonność związaną z obsługą kontrahentów, a także zwiększyć kontrolę nad obiegiem dokumentów i znacznie przyspieszyć proces ich podpisywania, zwłaszcza w firmach i przedsiębiorstwach posiadających liczne oddziały.

Więcej na temat procesu podpisywania umowy z kontrahentem opowiada Aleksandra w materiale video:

Powiązanie zapotrzebowania z fakturą i jeszcze większa kontrola budżetu

Portal SEOD rozszerzono o możliwość powiązania faktury kosztowej z zapotrzebowaniem. Aby to zrobić wystarczy w trakcie opisywania faktury wskazać powiązane z nią zapotrzebowanie lub kilka zapotrzebowań (w drugim przypadku wystarczy dodatkowo podać ich wartości). Po skojarzeniu faktury z zapotrzebowaniem system automatycznie sprawdza, czy wartość faktury nie przekracza pozostałej do wykorzystania wartości zapotrzebowania. Ponadto dla zapotrzebowań i faktur, które zostały powiązane z pozycjami budżetowymi, system wyświetla informację o budżecie i stanie jego wykorzystania. Powyższa funkcjonalność nie tylko usprawnia proces akceptacji kosztów w firmie, ale pozwala również efektywniej kontrolować jej wydatki.

Personalizacja powiadomień

W portalu SEOD 3.0 zwiększono możliwości personalizacji powiadomień o zdarzeniach dotyczących wniosków, dokumentów kosztowych, umów czy załączników. Obecnie wszystkie powiadomienia dostępne są w jednym miejscu w nowo utworzonym menu Powiadomienia, które zostało wyposażone w panel umożliwiający konfigurację sposobu wysyłania wiadomości e-mail dotyczących nieprzeczytanych powiadomień. Każdy użytkownik zgodnie ze swoimi preferencjami może indywidualnie określić sposób ich otrzymywania (na bieżąco lub raz dziennie o wybranej porze, np. rano).

Zmiany wizualne portalu

W najnowszej wersji portalu zmieniono również wygląd interfejsu w celu polepszenia ergonomii pracy użytkownika:

• Pasek statusu został przeniesiony do górnej części okna.
• Przyciski na pasku statusu zostały zmienione pod względem wizualnym oraz funkcjonalnym: ikona koła zębatego służąca do zmiany hasła i wyświetlania informacji o aplikacji została usunięta i zastąpiona ikoną awatara, pod którą, oprócz wspomnianych funkcji, pojawiła się dodatkowa opcja Język aplikacji umożliwiająca szybką zmianę języka interfejsu (dotychczas zmiana języka wymagała użycia osobnego przycisku).

Jak skorzystać z nowych możliwości SEOD?

Uruchomienie wymienionych funkcjonalności zależy od posiadanych licencji, konfiguracji portalu SEOD i systemu ERP oraz posiadanych uprawnień. Uruchomienie części z nich może również wymagać dodatkowych prac wdrożeniowych.

Jeżeli zainteresował Cię Portal SEOD, zapraszamy do kontaktu z naszym przedstawicielem za pomocą formularza kontaktowego: https://assecobs.pl/businesscloud/seod-obieg-dokumentow/#kontakt

Autor wpisu: Dawid Baranowski, Edyta Nowak