W portalu HR przygotowano rozwiązanie paperless w obszarze HR umożliwiające zastąpienie tradycyjnego obiegu dokumentów wymagających poświadczenia podpisem odręcznym obiegiem elektronicznym z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego .
Rozwiązanie obejmuje zestaw predefiniowanych wniosków paperless (inicjowanych przez pracownika-użytkownika portalu HR) oraz dokumentów paperless (inicjowanych przez pracownika działu kadr). Umożliwiają one wykorzystanie autoryzacji z kwalifikowanym podpisem elektronicznym SimplySign.
W ramach opisywanej zmiany zmodyfikowano istniejące wnioski oraz utworzono nowe dokumenty (wnioski) paperless.
Dla następujących wniosków kadrowych rejestrowanych w portalu HR dodano obsługę paperless:
- Rezygnacja z PPK,
- Wniosek z załącznikiem,
- Zmiana % wpłaty dodatkowej PPK,
- Zmiana % wpłaty podstawowej PPK.
Utworzono następujące nowe wnioski paperless rejestrowane w portalu HR:
- Zaświadczenie o zarobkach,
- Zaświadczenie o zatrudnieniu.
Na formularzu obu zaświadczeń zostało dodane pole Sposób dostarczenia dokumentu przez kadry określające sposób przekazania zaświadczenia pracownikowi.
Rys. Formularz wniosku Zaświadczenia o zarobkach
Dodano obsługę paperless do następujących dokumentów powiązanych z wydrukami, inicjowanych od strony systemu ERP:
- Aneks do umowy,
- Aneks do umowy (szczegóły),
- Informacje dodatkowe do umowy o pracę,
- Umowa FB,
- Umowa z rachunkiem z FB,
- Umowa z rachunkiem z FB (PPK),
- Rozwiązanie umowy zlecenia za wypowiedzeniem / bez wypowiedzenia,
- Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem,
- Rozwiązanie umowy ze skróconym okresem wypowiedzenia,
- Rozwiązanie umowy o pracę wraz ze zmianą warunków pracy,
- Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika,
- Rozwiązanie umowy za porozumieniem,
- Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,
- Skierowanie na badania,
- Umowa o pracę,
- Umowa o pracę (rozszerzona),
- Zaświadczenie o zarobkach.
Akceptacja wniosków paperless po przełączeniu w tryb paperless będzie możliwa w słowniku Dokumenty paperless (do tej pory akceptacja wniosków była możliwa w słowniku Akceptacja wniosków o zmianę danych z portalu pracownika).