Dla dokumentów rejestrowanych w słowniku Rejestr sprzedaży i dowodów wpłat, wprowadzanych w słowniku Wyciągi bankowe lub Dowody, przygotowano mechanizm, który automatycznie paruje zapłaty i faktury po numerze zamówienia.

Rynek e-commerce charakteryzuje się tym, że:

·        wpłaty klientów dokonywane są z identyfikatorem zamówienia od odbiorcy i księgowane są najczęściej również z numerem zamówienia, a symbol rozrachunku posiada numer zamówienia,

·        faktury wystawiane są dopiero po lub w trakcie realizacji zamówienia.

Dla obsługi tej specyfiki stworzono mechanizm do przeksięgowania rozrachunków z numerem zamówienia na rozrachunki z numerem faktury. Mechanizm ten automatycznie wystawia dokument parujący rozrachunki o rodzaju dowodu ROZR – Parowanie rozrachunków.

Z uwagi na to, że kolejność wystawiania dokumentów rozliczających transakcję może być różna (zamówienie – wpłata – faktura lub zamówienie – faktura – wpłata), mechanizm zadziała zarówno podczas ewidencji faktur, jak i podczas ewidencji wpłat.

Domyślnie mechanizm jest wyłączony, aby zadziałał wymagane jest jego włączenie.

Opisywana funkcjonalność wymagała wprowadzenia zmian w słownikach Rejestr sprzedaży, Wyciągi bankowe i Dowody. Działa ona w taki sposób, że podczas przenoszenia faktury z określonym rodzajem płatności do brulionu w słowniku Rejestr sprzedaży system odszukuje rozrachunek z zapłatą po numerze zamówienia z modułu LS. Gdy taki rozrachunek zostanie rozpoznany, powstaje dokument ROZR parujący oba rozrachunki: z fakturą (symbolem rozrachunku jest numer faktury) i zapłatą (symbolem rozrachunku jest numer zmówienia). Jeśli rozrachunek z zapłatą nie zostanie znaleziony, wówczas dokument parujący nie zostanie wystawiony podczas przenoszenia faktury do brulionu. Zostanie on natomiast wystawiony w momencie przenoszenia do brulionu zapłaty o numerze rozrachunku zgodny z zamówieniem.

Przykład

W module LS zarejestrowano zamówienie o numerze 2021/ZO/010/000011.

Rys. Zamówienia od odbiorców

Do tego zamówienia powstała zapłata zarejestrowana na wyciągu bankowym:

Rys. Wyciąg bankowy – dokument BP01

Zaksięgowanie zapłaty wygenerowało rozrachunek z numerem zamówienia.

Rys. Przeglądanie rozrachunków

Podczas przenoszenia pozycji wyciągu bankowego BP01 do brulionu uruchamiany jest mechanizm wyszukiwania faktury powiązanej z numerem zamówienia. Jeśli system odnajdzie fakturę powiązaną z numerem zamówienia, wówczas wystawiony zostanie dokument parowania.

Rys. Parowanie rozrachunków powiązanych z zamówieniem

Jeśli w momencie przenoszenia dokumentu wpłaty do brulionu nie ma jeszcze zaksięgowanej faktury, wówczas dokument parujący powstanie dopiero po przeniesieniu do brulionu faktury powiązanej z zamówieniem.

Rys. Parowanie rozrachunków powiązanych z zamówieniem