Czyli jak przyśpieszyć sprawdzanie zmian w pliku JPK VAT z deklaracją przed jego ostatecznym złożeniem.
Potrzeba biznesowa
Czas przed wysłaniem pliku JPK VAT z deklaracją jest zazwyczaj czasem bardzo intensywnej pracy dla służb księgowych. W tym okresie pracochłonne może być przygotowanie i sprawdzenie poprawności danych w dokumentach otrzymanych i wystawionych, a szczególnie w tych, które są zapisywane do pliku JPK VAT (nazwijmy go JPK_VDEK).
Jeśli podczas weryfikacji dane zmieniają się, pracochłonność weryfikacji znacząco rośnie, a inne pilne zadania do wykonania w tym okresie są zawieszane.
Ograniczenia na dziś– co chcemy usprawnić
Ponieważ system Softlab pozwala tworzyć robocze kontrole JPK_VDEK, można było do tej pory wykorzystać tę funkcjonalność do ułatwienia analizy zmian w trakcie weryfikowania danych.
Polegało to na wygenerowaniu kontroli przed przystąpieniem do weryfikacji (zrobienie zdjęcia stanu początkowego), następnie można było sprawdzić jej zgodność z istniejącymi dokumentami. Jeśli w trakcie weryfikacji zaszły zmiany w danych, należało wygenerować nową kontrolę (nowe zdjęcie), wyeksportować do Excela obie kontrole (korzystając ze standardowych mechanizmów zawartych w Softlab ERP) i porównać je w Excelu.
Na przeprowadzenie takiego porównania potrzebny był czas: albo na porównanie wiersz po wierszu obu arkuszy, albo na napisanie makra porównującego 2 arkusze. W obu przypadkach potrzebny był czas i istniała możliwość popełnienia błędu.
Jak to usprawniliśmy
W nowej wersji systemu Softlab czynność porównywania danych dwóch kontroli została znacząco uproszczona.
W słownikach Ewidencja sprzedaży i podatku należnego oraz Ewidencja zakupu i podatku naliczonego dodany został przekrój Porównanie dwóch kontroli. Wybranie tego przekroju pozwala sprawdzić różnice pomiędzy dwoma plikami JPK_VDEK, oddzielnie dla zakupu i sprzedaży, z możliwością wyświetlenia tylko niezgodnych zapisów. Dzięki temu można skoncentrować się na analizie wskazanych niezgodności.
Rys. 1. Słownik Ewidencja sprzedaży i podatku należnego – wybór przekroju Porównanie dwóch kontroli
Po wybraniu tego przekroju, otrzymujemy dostęp do narzędzia służącego do porównywania dwóch kontroli.
Rys. 2. Kolejność wykonywania czynności na przekroju
Ważne jest zachowanie odpowiedniej kolejności wykonywanych działań:
- Wybór dwóch kontroli do porównania.
- Generowanie porównania.
- Przefiltrowanie wierszy, które nas interesują (czyli zazwyczaj niezgodnych).
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się czterema praktycznymi przykładami.
Przykład 1: Kontrole są zgodne
Po wygenerowaniu porównania, ustawieniu w filtrze Zgodność dokumentów wartości Różne i odświeżeniu danych zobaczymy brak wpisów w słowniku co oznacza, że dokumenty w obu kontrolach nie zmieniły się.
Przykład 2: Istnieją zmienione dokumenty
W niniejszym przykładzie zakładamy, że zmiany zostały dokonane na kwocie stawki 23% i zmieniono klasyfikację JPK VAT – zaznaczono kody GTU 1 i 5.
Po wygenerowaniu porównania i ustawieniu w filtrze Zgodność dokumentów wartości Różne zobaczymy następujące dane:
Rys. 3. Brak zgodności dla kodów GTU i kwot – w kolumnie Różnice są wypisane niezgodne kolumny
Rys. 4. Brak zgodności dla kodów GTU i kwot c.d. – kolumny niezgodne są zaznaczone kolorem
Rys. 5. Brak zgodności dla kodów GTU i kwot c.d. – kolumny niezgodne są zaznaczone kolorem
Przykład 3: Zmieniono kontrahenta w dokumencie
Rys. 6. Zmiana kontrahenta w dokumencie
Przykład 4: Dodano/usunięto dokument
Jeśli dodano lub usunięto dokument, w porównaniu pojawią się dwa wpisy: jeden pusty, drugi z danymi, a w kolumnie Różnice znajdzie się opis, co stało się z danym dokumentem.
Rys. 7. Opisy różnic dla dokumentów usuniętych i dodanych od momentu utworzenia poprzedniej kontroli
Jakie to daje korzyści
- Uproszczenie procedury sprawdzającej poprawność wygenerowanego pliku JPK_VDEK.
- Zmniejszenie pracochłonności i skrócenie czasu weryfikowania danych dla JPK_VDEK.
- Zmniejszenie liczby popełnianych błędów.
Autor wpisu: Eryk Sowa