W systemie Softlab ERP by Asseco powstał nowy moduł, który ma na celu wspomóc miękką windykację. Jako miękką windykację należy rozumieć wszelkie działania podejmowane wewnątrz firmy, mające przyspieszyć uzyskanie zapłaty za należność, do momentu przekazania należności do zewnętrznej kancelarii lub na drogę sądową.
Moduł wspomaga kontrolę stanu należności oraz ich odzyskiwanie poprzez:
· Dostęp w jednym miejscu do wszelkich akcji związanych z miękką windykacją.
· Rejestrację działań związanych z miękką windykacją.
· Prognozowanie (przewidywanie) rzeczywistych terminów zapłat (usługa Asseco Genius).
· Analizę stanu środków pieniężnych, wpływów i wydatków.
Opisywany moduł bazuje na założeniu, że proces windykacji przebiega następująco:
1. Każda należność ma przypisanego operatora systemu, który się nią zajmuje (windykatora). Przypisanie to może nastąpić w momencie utworzenia należności, np. faktury sprzedażowej.
2. Każda należność ma ustalany priorytet windykacji, określający jak pilnie powinniśmy się nią zająć, czy też jej pilnować. Priorytet można ustawić w momencie utworzenia należności.
3. Każda należność powinna mieć zdefiniowaną datę kontaktu z klientem określającą, kiedy powinniśmy podjąć działania związane z jej windykacją.
4. Windykator podejmuje działania odpowiednie dla danej należności według priorytetu i/lub daty kontaktu z klientem – poprzez przypomnienie, wezwanie do zapłaty czy bezpośredni kontakt z klientem. Rejestracja w systemie podejmowanych działań pozwala określić właściwy stan należności oraz ustalić datę kolejnego kontaktu z klientem (działania). Część z tych działań może być wykonywana przez system automatycznie.
5. Podczas wyboru należności, którymi należy się zająć, windykator może również korzystać z informacji, jakie dostarcza mu usługa Asseco Genius (np. przewidywana data zapłaty należności).
Główną funkcjonalnością modułu miękkiej windykacji jest słownik Miękka windykacja. Prezentuje on listę należności z saldem w walucie transakcji większym od zera, przypisanych do bieżącego operatora. Umożliwia dostęp do wszystkich informacji i akcji związanych z windykacją. Wyliczane informacje prezentowane są na podstawie dat transakcyjnych.
Słownik Miękka windykacja wygląda następująco:
Rys. Słownik Miękka windykacja
Główna tabela danych słownika przedstawia listę należności i podstawowe informacje je opisujące.
Rys. Tabela główna słownika Miękka windykacja
Na prawo od tabeli danych znajduje się Panel informacyjny zawierający dodatkowe informacje o bieżącej należności. Uzupełnia on dane o należności o informacje niedostępne w tabeli. Widocznością panelu można sterować (włączyć/wyłączyć) za pomocą strzałki znajdującej się u góry z lewej strony panelu.
Rys. Panel informacyjny
Na prawo od panelu informacyjnego znajduje się panel Pozycje faktury, przedstawiający pozycje faktury pobrane z modułu Logistyka i Sprzedaż lub Finanse i Księgowość (jeśli faktura została wystawiona z wykorzystaniem funkcjonalności fakturowania usługowego). Panel ten można włączyć/wyłączyć używając akcji Widok w słowniku.
Rys. Akcja Widok i panel Pozycje faktury
Dodatkowe przekroje pozwalają przedstawić dane z innej perspektywy. Dostępne są następujące przekroje:
· Do mojej windykacji – według transakcyjnej daty płatności – przedstawia należności przypisane do bieżącego operatora. Wyliczane informacje prezentowane są na podstawie dat transakcyjnych. Jest on tożsamy z przekrojem Głównym.
· Do mojej windykacji – według prognozowanej daty płatności – przedstawia należności przypisane do bieżącego operatora. Wyliczane informacje prezentowane są na podstawie dat przewidywanych.
· Wszystkie – według transakcyjnej daty płatności – przedstawia wszystkie należności, przypisane do dowolnego operatora oraz nieprzypisane do żadnego. Wyliczane informacje prezentowane są na podstawie dat transakcyjnych.
· Wszystkie – według prognozowanej daty płatności – przedstawia wszystkie należności przypisane do dowolnego operatora oraz nieprzypisane do żadnego. Wyliczane informacje prezentowane są na podstawie dat przewidywanych.
Filtry dostępne w słowniku umożliwiają wybór należności według zadanych kryteriów:
· Priorytet windykacji – domyślnie wyświetlane są należności z priorytetem Normalny i wyższym,
· Opóźnienie – pozwala odfiltrować należności opóźnione (faktycznie opóźnione lub takie, które przewidujemy, że będą opóźnione – dostępne w wybranych przekrojach), domyślnie wyświetlane są tylko faktycznie opóźnione,
· Szukaj – pozwala wyszukać należności według kontrahenta (NIP, logo, nazwa),
· Kwota (od… do…) – pozwala wyszukać należności według kwoty z danego przedziału,
· Kontakt – pozwala wyszukać należności według daty następnego kontaktu. Domyślnie filtr jest wyłączony; po włączeniu pokazuje należności, dla których kontakt z klientem powinien nastąpić do danego dnia włącznie.
Rys. Filtry dostępne w słowniku Miękka windykacja
Dodatkowe informacje o wybranej należności są dostępne w postaci szczegółów na dole okna słownika:
· Kontakty z klientem – przedstawia listę działań, jakie podejmowano w związku z windykacją należności, niezależnie od tego, który operator je podejmował. Szczegół służy do rejestracji wymiany informacji pomiędzy operatorem a klientem, jaka miała miejsce w procesie odzyskiwania należności. Część wpisów w tym szczególe powstaje na skutek automatycznych akcji systemu, część jest wynikiem działania procedur używanych przez windykatora, a pozostałe to efekt samodzielnych działań windykatora.
· Dokumenty – zawiera dokumenty wytworzone w procesie windykacji (przypomnienia, wezwania do zapłaty, dystrybuowane papierowo/mailowo/smsem).
· Szczegóły rozrachunków – przedstawia operacje wpływające na wartość należności, takie jak faktura, korekta, częściowa zapłata, kompensata itp.
· Osoby z kontaktami – zawiera dane kontaktowe osób z organizacji klienta.
Słownik udostępnia szereg procedur związanych z działaniami, jakie może podjąć windykator w związku z należnością (akcje windykacyjne). Część z nich może być wykonana samodzielnie przez system, część jest przez system wspomagana, są również takie, które operator musi wykonać samodzielnie i są one rejestrowane w słowniku kontaktów z klientem.
Rys. Procedury w słowniku Miękka windykacja
Procedury wspomagane przez system dostępne są na pasku menu oraz pasku akcji słownika windykacji. Możemy je pogrupować według następującego schematu:
· Procedury związane z wytworzeniem pism windykacyjnych
o Wezwania do zapłaty,
o Przypomnienia o płatności,
o e-Wezwania do zapłaty,
o e-Przypomnienia o płatności,
o Podpisz e-dokument.
· Procedury związane ze sposobem dystrybucji pism windykacyjnych
o SMS-Wezwania do zapłaty,
o SMS-Przypomnienia o płatności,
o Wyślij e-dokument.
Uwaga! Aby akcja związana z pismami została zarejestrowana w systemie, na formatce parametrów procedur musi być zaznaczony wskaźnik Zapamiętać w ewidencji.
· Pomocnicze procedury związane z należnością
o Zmień priorytet,
o Ustaw windykatora,
o Przekaż do „twardej” windykacji.
· Procedury związane z rejestracją kontaktów
o Zarejestruj kontakt,
o Zmień datę kolejnego kontaktu.