Dodano mechanizm służący do weryfikowania poprawności zamówień od odbiorców. Częściowa automatyzacja tego procesu oraz prezentacja wyników kontroli w sposób, który umożliwia pracę nad jednym zamówieniem kilku operatorom w tym samym czasie, zwiększa wydajność obsługi sprzedaży.
Zamówienia trafiające do systemu, np. ze sklepu internetowego, podlegają procesowi kontroli. Jest ona niezbędna, aby wyeliminować potencjalne problemy podczas realizacji zamówienia, np. błędny NIP, niepełna rezerwacja na zamówiony towar lub jej brak czy przekroczone limity rozrachunków kontrahenta. Dotychczas kontrole takie były wykonywane ręcznie przez handlowca. Wprowadzone zmiany umożliwiły automatyzację tego procesu. Kontrole przeprowadzane są automatycznie i rozpoczynają się w momencie zaimportowania zamówienia do systemu.
Jeżeli wszystkie przeprowadzone przez system kontrole zakończą się wynikiem pozytywnym, to dane zamówienie zostanie skierowane do realizacji bez udziału operatora systemu. Jeśli któraś z kontroli zwróci błąd, to system poinformuje o tym użytkownika i zaraportuje wykryte nieprawidłowości.
W związku z opisywaną funkcjonalnością w systemie wprowadzono następujące zmiany:
· zdefiniowano standardowe rodzaje kontroli, przez które zamówienia przechodzą automatycznie;
· w słowniku Zamówienia od odbiorców dodano:
o specjalny znacznik Blokada dla zamówień, które nie przeszły pomyślnie kontroli,
o szczegół Blokady dowodów, w którym operatorzy mogą zarządzać nałożonymi przez system blokadami.
Standardowe typy kontroli
W systemie zostały zdefiniowane następujące rodzaje kontroli:
· BL_DELIVERY_ADDRESS – Adres rejestracji z Baselinkera jest niepoprawny – kontrola weryfikuje, czy adres dostawy podany na zamówieniu jest poprawny. Z uwagi na to, że sklepy internetowe w różny sposób rejestrują adres kontrahenta w swoich systemach (np. klient wpisuje cały adres w jednym polu), nie zawsze tak dowolnie dodany adres udaje się poprawnie zinterpretować w celu rejestracji go systemie Softlab ERP. Powyższa kontrola pozwala zidentyfikować zamówienia, w których adres odbiorcy wymaga uwagi od operatora systemu Softlab ERP.
· BRAKI_SORTOWANIE – Zgłoszono braki podczas sortowania – kontrola weryfikuje, czy w czasie procesu sortowania zamówionego towaru nie zgłoszono braków asortymentu;
· DO_ZLACZENIA – Można połączyć z innym zamówieniem tego samego klienta – kontrola weryfikuje, czy zamówienie można połączyć z innymi zamówieniami od tego samego kontrahenta;
· NIEPELNA_REZ – Niepełna rezerwacja na zamówiony towar – kontrola weryfikuje, czy liczba zarezerwowanych w systemie towarów nie jest mniejsza niż na zamówieniu;
· SPECJALNA_OBSLUGA – Asortyment na zamówieniu wymaga specjalnej obsługi – kontrola weryfikuje, czy zamówiony towar wymaga specjalnej obsługi, czyli wcześniejszego kontaktu z zamawiającym, np. w celu ustalenia terminu montażu sprzętu;
· STATUS_PLAT – Zamówienie nie zostało poprawnie opłacone – kontrola weryfikuje, czy płatność została zrealizowana poprawnie;
· ZLY_NIP – Numer NIP nabywcy nie jest poprawny – kontrola weryfikuje zgodność numeru NIP nabywcy na zamówieniu z tym zarejestrowanym dla kontrahenta w systemie;
· WERYFIKACJA – Dowód został zweryfikowany – kontrola weryfikuje, czy wszystkie powyższe kontrole zostały wykonane.
Zamówienia, które przejdą powyższą weryfikację, są automatycznie zatwierdzane w celu dalszej realizacji. Te, które nie przejdą weryfikacji, pozostają w stanie Edycja i są oznaczone jako zablokowane – wymagają one podjęcia działań ze strony użytkownika systemu.
Zmiany w słowniku Zamówienia od odbiorców
W rejestrze Zamówienia od odbiorców dodano kolumnę Blokada umożliwiającą wyszukanie dokumentów zablokowanych przez kontrole:
Rys. Słownik Zamówienia od odbiorców, szczegół Blokady dowodów
Dane opisujące przyczynę blokady dostępne są w szczególe Blokady dowodów. Blokady wymagające interwencji operatora, blokujące możliwość zatwierdzenia zamówienia, są wskazane w kolumnie Aktywna.
Jeśli dany typ blokady dopuszcza autoryzację, czyli zdjęcie blokady przez operatora bez usunięcia przyczyny nałożenia blokady i wykonania ponownej weryfikacji (decyduje o tym konfiguracja określonej kontroli/blokady), to w szczególe dostępna będzie procedura Autoryzuj. W parametrach procedury należ podać opis dokonanej autoryzacji.
Po podjęciu działań naprawiających przyczynę blokady lub jej ewentualnej autoryzacji możliwa jest ponowna ręczna weryfikacja zamówienia przy użyciu procedury Weryfikuj poprawność zamówienia. Procedura ta jest też dostępna na pasku akcji jako akcja Weryfikuj.
W przypadku, gdy kontrola nie zakończy się sukcesem, użytkownik dostaje komunikat:
Rys. Komunikat o niepowodzeniu przy weryfikacji zamówienia
Jeśli wybrany dowód przejdzie weryfikację poprawnie, to wyświetlany jest komunikat:
Rys. Komunikat o sukcesie przy weryfikacji zamówienia
Jeśli ponowna weryfikacja zakończy się sukcesem, to w szczególe blokad dowodów pozostanie wpis z przyczyną blokady, ale pole Aktywna zostanie odznaczone. Procedura weryfikacji może być uruchamiana wielokrotnie.
Dodatkowo weryfikacja poprawności zamówienia jest wykonywana zawsze przy próbie zatwierdzenia zamówienia. W przypadku jej niepowodzenia zamówienie pozostanie w stanie Edycja.