W systemie Softlab ERP by Asseco można skonfigurować mechanizm, który umożliwia automatyczne archiwizowanie kopii dokumentów sprzedaży w postaci elektronicznej (tzw. e-kopie).

Potrzeba biznesowa

W procesie sprzedaży każdego dnia wystawiane i drukowane są setki lub tysiące dokumentów. Wydrukowane kopie faktur muszą trafić do działu księgowości, gdzie są chronologicznie porządkowane i archiwizowane. Generuje to dodatkowe koszty wynikające ze zużytych materiałów, poświęconego czasu, jak również organizacji samego procesu przechowywania. Dodatkowo, proces ten znacznie komplikuje się w przypadku organizacji wielooddziałowych. Z tego powodu firmy coraz częściej poszukują metod przechowywania kopii dokumentów sprzedaży w postaci elektronicznej.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

System Softlab ERP by Asseco umożliwiał od dawna tworzenie i przechowywanie dokumentów (w tym faktur) w formie elektronicznej – w postaci plików PDF. Wymagało to jednak ręcznej pracy i w praktyce było stosowane do pojedynczych dokumentów.

Dostępne są również usługi, w których dokumenty mogą być dystrybuowane do kontrahentów i archiwizowane za pomocą nowoczesnego rozwiązania Businesslink, czy też za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dotychczas brakowało jednak możliwości generowania i przechowywania kopii dokumentów sprzedaży w postaci PDF w sposób automatyczny bez angażowania sprzedawcy. Brakowało mechanizmu, który kopię dokumentów (w postaci PDF) wykonywałby szybko, nie opóźniając pracy sprzedawcy ani zbytnio nie obciążając zasobów sprzętowych.

Jak to usprawniliśmy

W wyniku przeprowadzenia dodatkowych prac wdrożeniowych u klienta przygotowano w systemie Softlab ERP by Asseco wdrożeniowy mechanizm generujący kopie dokumentów sprzedaży w postaci PDF nie tylko bez angażowania sprzedawcy, ale także bez angażowania zasobów sprzętowych, na których pracuje sprzedawca.

W tym celu zdefiniowano, które dokumenty mają automatycznie podlegać archiwizacji. Ustalono z klientem, że dla faktur kopie będą wykonywane po wydruku dokumentu, a dla paragonu po jego ufiskalnieniu. Przypisano zasoby sieciowe, na których ma następować zapis plików i zdefiniowano strukturę katalogów. Do generowania kopii faktur wykorzystano serwer wydruków zainstalowany na serwerze IIS.

W momencie wydruku faktury (czy jej duplikatu) lub ufiskalnienia paragonu w bazie danych zapisuje się jedynie informacja o potrzebie utworzenia kopii wraz z identyfikatorem sprzedawcy wykonującego daną operację.

Niezależnie działający proces przygotowania plików PDF uruchamia się z określoną częstotliwością (np. co minutę) za pośrednictwem serwera wydruków i umieszcza kopie dokumentów we wskazanym miejscu na dysku sieciowym. Powstające pliki zawierają informację o osobie wykonującej wydruk.

Pliki są zapisywane na dyskach sieciowych, do których użytkownicy aplikacji nie potrzebują mieć dostępu. Miejsce na dysku jest wybierane automatycznie przez aplikację. Nie ma ryzyka przypadkowego usunięcia kopii dokumentu przez operatora lub umieszczenia pliku w niewłaściwym miejscu. System loguje informacje o powstaniu kopii, aby administrator mógł okresowo zweryfikować, czy mechanizm działa prawidłowo.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak można wykorzystać tę funkcjonalność, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1.

Duża firma wielooddziałowa chciała zoptymalizować proces archiwizowania dokumentów.

Dotychczas proces rozpoczynał się od wydruku kopii każdego dokumentu przez sprzedawcę. Kopie były zbierane ze wszystkich stanowisk fakturowania i okresowo wysyłane do Centrali. Tam w Dziale Księgowości dokumenty z poszczególnych oddziałów były raz jeszcze segregowane, opisywane i porządkowane w segregatory, a następnie przewożone do pomieszczeń przeznaczonych na archiwum.

Każdego roku korzystano również z usług firmy niszczącej dokumenty, aby zutylizować kopie, dla których minął obowiązkowy okres przechowywania.

Cały proces był kosztowny i wymagał znacznych nakładów pracy.

W firmie uruchomiono automatyczne archiwizowanie dokumentów z wykorzystaniem mechanizmu e-kopii. Nowy proces nie wymaga wykonywania żadnych dodatkowych czynności po stronie pracowników oddziałów oraz Działu Księgowości. Wprowadzono jedynie okresowe kontrole przez Dział IT – weryfikację ciągłości działania procesu archiwizacji.

Proces utylizacji kopii będzie w przyszłości polegał jedynie na usuwaniu plików z kopiami dokumentów.

Przykład 2.

W firmie korzystającej z archiwizowania dokumentów z wykorzystaniem mechanizmu e-kopii w trakcie kontroli poproszono o wgląd do kopii dokumentów ze wskazanego oddziału z okresu 3 miesięcy.

Przed wdrożeniem opisywanego mechanizmu przygotowanie dokumentów wymagało znacznego nakładu czasu pracownika Działu Księgowości, tj. zidentyfikowania miejsca przechowywania dokumentów, ich fizycznego dostarczenia, a po zakończonej kontroli odłożenia w odpowiednie miejsce.

Obecnie, w związku z tym, iż archiwizowane pliki przechowywano w strukturze podkatalogów z podziałem na oddziały, lata i miesiące, kontrolerom zostały udostępnione pliki z trzech podkatalogów zawierających kopie dokumentów, o które poproszono w trakcie kontroli. Cała operacja zajęła kilkanaście minut.

Jakie to daje korzyści

• Zmniejszenie kosztów przygotowywania i przechowywania kopii dokumentów sprzedaży.
• Kompletność informacji – automatyczne i niezależne od decyzji sprzedawcy powstawanie e-kopii dokumentów sprzedaży.
• Bezpieczeństwo przechowywania danych – odseparowanie danych od środowiska operacyjnego.
• Skrócenie czasu wyszukiwania konkretnego dokumentu na potrzeby kontroli. Brak obciążenia zasobów sprzętowych i sieciowych, na których pracują sprzedawcy.
• Brak konieczności przeznaczania pomieszczeń na rosnące archiwum dokumentów.
• Łatwy dostęp do archiwów dla osób uprawionych, bez konieczności angażowania działu księgowości.
• Ochrona środowiska naturalnego.

Autor wpisu: Barbara Badowska-Bernat