Czyli sposób na skrócenie i ułatwienie weryfikacji danych podczas ustalania i raportowania wyników oraz wyliczania podatków.

Przygotowanie raportów z działalności firmy, ustalenie wyniku finansowego, a także wyliczenie podatków, to cykliczna, comiesięczna czynność, która wymaga odpowiedniego przygotowania.

Potrzeba biznesowa

Przed wygenerowaniem wymagalnych raportów i deklaracji podatkowych należy sprawdzić spójności i kompletność danych. Dodatkowo, osoby odpowiedziane za ten proces muszą mieć pewność, że pracują na danych, które bez ich wiedzy i kontroli nie ulegną zmianie. 

Najprostszy sposób na osiągnięcie tych celów, to skorzystanie z funkcjonalności zamknięcia okresu finansowego oraz zestawu kontroli danych.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

System Asseco Softlab ERP dotychczas zawierał funkcjonalność zamknięcia okresów finansowych oraz dostarczał możliwość zablokowania danych przed ewentualnymi modyfikacjami. Można było zamykać wskazane obszary danych lub cały miesiąc. Niestety ilość kontroli dostępnych podczas tego procesu okazywała się niewystarczająca. Podczas weryfikacji spójności i kompletności danych, czy uzgadnianiu kont, osoby odpowiedzialne musiały dodatkowo korzystać z funkcjonalności wywoływanych w różnych miejscach systemu, co znacznie wydłużało cały proces.

Jak to usprawniliśmy

W celu usprawnienia całego procesu rozbudowano listę kontroli wykonywanych podczas zamykania miesiąca. Listę można dostosować do potrzeb firmy poprzez włączanie lub wyłączanie poszczególnych kontroli. W razie potrzeby można przygotować dodatkowe kontrole lub zmodyfikować istniejące kontrole standardowe do indywidualnych wymagań firmy.

Rysunek 1. Etapy kontroli podczas zamykania okresu finansowego

Kontrole można wykonywać wcześniej bez konieczności zamknięcia miesiąca. W przypadku negatywnego wyniku można zobaczyć komunikat o przyczynie błędu lub wyświetlić listę błędnych dokumentów.

Rysunek 2. Kontrola naliczania amortyzacji ST. Pozycje błędne/Do wyjaśnienia czyli Lista środków bez naliczonej amortyzacji.

Niezależnie od procesu zamykania miesiąca, i kontroli z nim związanych, przygotowano w systemie dedykowane słowniki pozwalające na szybką weryfikację:

• Przychodów ze sprzedaży
• Kosztu własnego
• Wartości magazynu
• Rozliczenia zakupu
• Amortyzacji i umorzenia
• Podatku VAT należnego i naliczonego

Wszystkie kontrole (nazywane w systemie „kontrolerami”) działają wg tych samych zasad – weryfikują dane w modułach „Logistyka i sprzedaż”, „Środki trwałe” oraz „Finanse i księgowość” i pokazują ewentualne niezgodności. Kwoty są prezentowane zbiorczo oraz w postaci listy dokumentów składających się na poszczególne wartości/niezgodności.

Rysunek 3. Kontroler amortyzacji i umorzenia

Dodatkowo, kontrole „Podatku VAT należnego i naliczonego” sprawdzają czy zarejestrowano dokumenty wewnętrzne niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku, takie jak dokumenty wewnętrzne z tytułu WNT  czy  dokumenty związane ze szczególnym momentem VAT.

 Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Na dzień sporządzenia deklaracji VAT, księgowy w słowniku „Okresy Finansowe” zmienia status VAT na zamknięty, bez konieczności zamykania pozostałych obszarów. Dzięki temu, zabezpiecza się przed przypadkową zmianą Daty VAT bądź kwoty dokumentu już ujętego w deklaracji przesłanej do urzędu skarbowego. Pozostawia sobie możliwość dokonywania w danym okresie przeksięgowań neutralnych podatkowo, takich jak: parowanie rozrachunków czy zaksięgowaniu brakujących rezerw.

Przykład 2:

Na koniec miesiąca, księgowy nalicza w module Środki Trwałe miesięczne odpisy amortyzacyjne. Po ich zaksięgowaniu na kontach księgi głównej, zamyka w słowniku „Okresy Finansowe” obszar odpowiedzialny za majątek trwały, uniemożliwiając zmianę lub wprowadzenie do modułu Środki Trwałe nowych dokumentów, w zamkniętym okresie.

Przykład 3:

W słowniku okresów finansowych w ramach modułu „Logistyka i sprzedaż” dostępne są dwie grupy: Sprzedaż i Zakup. Księgowy, odpowiedzialny za sporządzenie deklaracji, zmienia status na zamknięty dla każdej z grup, co skutkuje zablokowaniem możliwości: dodawania, usuwania i edycji dokumentów sprzedaży i zakupu wystawianych w module „Logistyka i sprzedaż”. Dzięki temu zyskuje on pewność, że dane na podstawie których sporządził deklarację nie ulegną niekontrolowanej zmianie.

W kolejnych materiałach opisujących tematykę zamykania okresów i praktycznego wykorzystania kontrolerów, przyjrzymy się w sposób szczegółowy poszczególnym przypadkom użycia tych funkcjonalności. Opiszemy, w jaki sposób zintegrowany system Asseco Softlab ERP może wspierać użytkownika w wykonywaniu jego codziennych obowiązków.

Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność?

Cykliczne wykorzystywanie opisanego narzędzia pozwala uniknąć kosztownego szukania błędów. Poprzez uruchomienie kontrolerów użytkownik w krótkim czasie może sprawdzić spójność i kompletność danych rejestrowanych w wielu modułach oraz uzyskać szczegółową informację o źródle ewentualnych błędów. Możliwość zamykania okresów w podziale na moduły systemu, daje użytkownikowi z jednej strony większą elastyczność podczas pracy, a z drugiej pełną kontrolę jakości danych poprzez blokadę dokonywania zmian w dokumentach z zamkniętego okresu.

W szczególności warto podkreślić możliwość dostosowania procedur kontroli, do potrzeb organizacji, której mają służyć.

Autor wpisu: Mirosław Kukier