W systemie ERP wprowadzono możliwość automatycznego umieszczania numeru KSeF w tytule generowanego przelewu bankowego oraz automatycznego księgowania i rozliczania wyciągów bankowych na podstawie numeru KSeF odczytanego z tytułu otrzymanego przelewu.

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur znacząco zmieniło sposób obiegu dokumentów i rozliczeń między kontrahentami. Coraz więcej użytkowników systemów finansowo‑księgowych umieszcza numer identyfikacyjny KSeF w tytule przelewu, ponieważ pozwala to jednoznacznie powiązać płatność z właściwą fakturą. Takie rozwiązanie eliminuje niejednoznaczności, przyspiesza proces rozliczeń i ogranicza ryzyko błędów.

W odpowiedzi na te potrzeby w systemie ERP wprowadzono zmiany umożliwiające:

• Uwzględnianie numerów KSeF w tytułach generowanych przelewów — system umożliwia automatyczne dodawanie numeru identyfikacyjnego faktury z KSeF do tytułu przelewu wychodzącego. Dzięki temu odbiorca płatności może natychmiast powiązać ją z odpowiednim dokumentem, co usprawnia proces księgowania po stronie kontrahenta.
• Rozliczanie przelewów przychodzących na podstawie numerów KSeF – podczas księgowania wyciągów bankowych system automatycznie rozpoznaje numer KSeF w tytule przelewu i na tej podstawie proponuje powiązanie płatności z właściwą fakturą. Zmniejsza to liczbę ręcznych operacji i przyspiesza proces rozliczeń.

1. Numer KSeF w tytule przelewu

Udoskonalono proces generowania przelewów tak, aby można było uwzględniać w tytułach przelewów numery identyfikacyjne faktur z KSeF.

Po odpowiedniej konfiguracji systemu, podczas realizacji płatności za fakturę wystawioną w KSeF, system automatycznie pobiera numer faktury KSeF i dodaje go do tytułu przelewu. Dzięki temu odbiorca płatności może jednoznacznie powiązać ją z właściwą fakturą. Wcześniej taka możliwość nie była dostępna.

W zależności od wybranych ustawień, system może uwzględniać w tytule przelewu numer KSeF dla faktury powiązanej z rozrachunkiem, a w przypadku jego braku:

• pozostawić puste miejsce,
• wstawić symbol rozrachunku.

Rys. 1. Słownik przelewy wychodzące, opis wygenerowanego przelewu zawierający numer KSeF

2. Automatyczne księgowanie wyciągów na podstawie numerów KSeF

W ramach wprowadzonych zmian umożliwiono automatyczne księgowanie wyciągów bankowych na podstawie numeru KSeF zawartego w tytule otrzymanego przelewu. Jej działanie zostało zaprojektowane z myślą o sytuacjach, w których tytuł przelewu zawiera numer KSeF faktury sprzedaży.

Nowy mechanizm, realizowany podczas importu wyciągów bankowych, umożliwia:

1. Automatyczne wyszukanie dokumentu sprzedaży w systemie ERP na podstawie numeru KSeF wskazanego w tytule przelewu – system analizuje tytuł przelewu i identyfikuje numer KSeF. Następnie wyszukuje fakturę sprzedaży w systemie ERP, której numer KSeF odpowiada wartości odczytanej z przelewu.
2. Zastosowanie numeru faktury w pozycji dokumentu wpłaty – po odnalezieniu właściwego dokumentu sprzedaży system automatycznie wykorzystuje jego numer jako symbol rozrachunku księgowanego dokumentu wpłaty, zapewniając spójność i jednoznaczność rozliczeń.
3. Weryfikację zgodności konta rozrachunkowego – aby uniknąć błędnych powiązań, proces obejmuje dodatkową kontrolę zgodności konta rozrachunkowego rozpoznanego na wcześniejszym etapie importu wyciągu z kontem przypisanym do odnalezionego dokumentu sprzedaży. Dopiero spełnienie tego warunku pozwala na automatyczne powiązanie i rozliczenie płatności.

Przykład 1

Użytkownik importuje otrzymany wyciąg bankowy do systemu. W słowniku Wyciągi bankowe uruchamia akcję Importuj wyciąg bankowy z pliku. W parametrach procedury wpisuje odpowiednie wartości i wybiera opcję OK.

Rys. 2. Okno edycyjne procedury Importuj wyciąg bankowy z pliku

Zaimportowany wyciąg bankowy ma wskazane zarówno numery KSeF jak i numery faktur w tytule:

• numery faktur: FSKR/2026/06/10/3, FSKR/2026/06/10/5;
• numery KSeF: 3927832241-20260610-47B1EC800000-00, 3927832241-20260610-47B1EC800002-0E oraz 3927832241-20260610-47B1EC800001-07.

Rys. 3. Słownik Wyciągi bankowe, zaimportowany wyciąg bankowy

System automatycznie rozpoznaje wszystkie zaewidencjonowane faktury sprzedaży, przyporządkowuje je do otrzymanej płatności. Jako symbol rozrachunku wpisuje rozpoznany wcześniej na podstawie numeru KSeF numer zaewidencjonowanej faktury.

Rys. 4. Zaksięgowany wyciąg bankowy

Wszystkie rozpoznane rozrachunki automatycznie rozliczają się, co jest widoczne w słowniku Przeglądanie rozrachunków.

Rys. 5. Słownik Przeglądanie rozrachunków, automatycznie rozliczone rozrachunki

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK