Umożliwiono edycję dokumentów księgowych powiązanych z KSeF, aby zminimalizować ryzyko błędów i zapewnić pełną zgodność z KSeF.

W ramach wprowadzonych zmian dodano zestaw kontroli biznesowych, które dopuszczają edycję dowodu w zależności od tego, czy:

• dokument pochodzi z modułu FK czy LS,

• dokument posiada wygenerowany XML,
• dokument został już wysłany do KSeF,

• faktura sprzedaży została zaimportowana z KSeF,
• numer KSeF został dodany ręcznie.

1. Dokumenty pochodzące z LS

W przypadku dokumentów pochodzących z modułu LS możliwość edycji dowodu w module FK jest ograniczona w zależności od tego, w którym module jest generowany plik XML:

• jeżeli XML jest generowany po stronie LS – możliwość edycji dowodu w module FK jest ograniczona wyłącznie do części dowodowej. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji plik XML nie jest usuwany.
• jeżeli XML jest generowany w module FK:

• jeśli do dowodu został wygenerowany plik XML i jest już wysłany do KSeF, edycja jest ograniczona tylko do części dowodowej.
• jeśli do dowodu został wygenerowany plik XML, ale nie jest on jeszcze wysłany do KSeF, w momencie przeniesienia dowodu do edycji plik XML jest usuwany. Po wprowadzeniu poprawek i przeniesieniu dowodu do brulionu plik XML zostaje wygenerowany ponownie. W takim przypadku możliwa jest edycja zarówno części dowodowej, jak i wybranych parametrów w nagłówku w zakładce JPK VAT.

Rys. 1. Słownik Rejestr sprzedaży, parametry odblokowane do edycji w nagłówku

Jeżeli w module FK istnieje dokument, dla którego został już wygenerowany plik XML i wysłany do KSeF, a z powodu np. błędów synchronizacji konieczne jest jego ponowne zaimportowanie do modułu FK, system umożliwia wykonanie takiej operacji.

Aby ponownie zaimportować dokument do modułu FK:

1. Przenieś dokument do edycji w module FK (np. w słowniku Rejestr sprzedaży).
2. Przejdź do modułu LS (np. w słowniku Sprzedaż ogółem) i cofnij wysyłkę do FK, ustawiając status Dokument do rejestru VAT → Niewyeksportowany.
3. Następnie wyeksportuj ponownie dokument do modułu FK, ustawiając status Dokument do rejestru VAT → Wyeksportuj.

Wykonanie powyższych czynności nie usuwa istniejącego pliku XML, jednak umożliwia ponowny eksport dokumentu do modułu FK w sytuacji wystąpienia niezawinionych błędów synchronizacji (np. chwilowych problemów komunikacyjnych).

2. Dokumenty pochodzące z FK

Dokument utworzony w module FK można edytować w zależności od tego, czy został do niego wygenerowany plik XML oraz od jego statusu w KSeF:

• plik XML nie został jeszcze wygenerowany (status KSeF: Oczekuje na generowanie) – nie ma ograniczeń w edycji takiego dowodu.
• plik XML nie został jeszcze wysłany do KSeF (status KSeF: Oczekuje na wysłanie do Businesslink) – w takiej sytuacji, po przeniesieniu dowodu do edycji możliwa jest modyfikacja wszystkich danych. Plik XML zostaje wtedy usunięty, a po wprowadzeniu zmian i ponownym przeniesieniu dowodu do brulionu generowany jest nowy plik XML.
• plik XML został wysłany do KSeF, ale jeszcze nie ma nadanego numeru identyfikującego KSeF (status KSeF: Przekazane do Businesslink) – dowód można edytować, ale wyłącznie w części dowodowej. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji plik XML nie jest usuwany.
• plik XML został wysłany do KSeF i ma nadany numer identyfikujący KSeF (status KSeF: Przyjęte w KSeF) – dowód można edytować, ale wyłącznie w części dowodowej. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji plik XML nie jest usuwany.

Nie ma ograniczenia w edycji dowodów, w których numer identyfikujący w KSeF został uzupełniony ręcznie.

3. Faktury sprzedaży zaimportowane z KSeF

System Softlab umożliwia import faktur sprzedaży pochodzących z KSeF. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Obsługa faktur sprzedaży odebranych z KSeF.

Po przeniesieniu do edycji zaimportowanego w ten sposób dowodu, nie ma ograniczeń w jego edycji.

4. Procedury umożliwiające edycję danych

W słownikach Rejestr sprzedaży oraz Sprzedaż w ramach UE ograniczono dostępność następujących procedur:

• Zmień klasyfikację JPK VAT,
• Wycofaj zmianę klasyfikacji JPK VAT,
• Zmień dane adresowe kontrahenta.

Procedury te nie są dostępne w sytuacji, gdy dla wskazanego dokumentu został już wygenerowany plik XML przeznaczony do wysyłki do KSeF.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumencie, który został już wysyłany do KSeF, należy przeanalizować, czy te zmiany są przekazywane do KSeF. Przykładem jest symbol grupy klasyfikacji VAT, który nie jest elementem faktury w KSeF, ale dane te są wymagane na potrzeby JPK.

Jeśli zmiany na dokumencie nie dotyczą KSeF, zalecane jest użycie procedury Stornuj/kopiuj dowód. Po jej uruchomieniu należy w oknie edycyjnym, w polu Rodzaj operacji, wybrać wartość StornoCopyJPK. Wybranie tego rodzaju operacji powoduje automatyczne zaznaczenie opcji Kopiuj linijki dowodu oraz Kopiuj dane KSeF. Zaznaczenie opcji Kopiuj dane KSeF powoduje skopiowanie wszystkich danych KSeF z dokumentu źródłowego na utworzony dowód wewnętrzny – w tym numeru KSeF. W przypadku gdy dokument źródłowy nie posiada numeru KSeF, na dowód wewnętrzny zostanie przeniesione przypisane oznaczenie KSeF: BFK, OFF lub DI (jeśli zostało uprzednio uzupełnione).

Rys. 2. Okno edycyjne procedury Stornuj/kopiuj dowód

Po uzupełnieniu pozostałych wymaganych pól i wykonaniu procedury tworzą się dwa dokumenty:

• jeden stornujący dokument źródłowy (kwoty ze znakiem przeciwnym),
• drugi będący kopią dokumentu źródłowego (kwoty z tym samym znakiem).

Dokumenty powstałe w wyniku wykonania tej procedury mają przypisane identyczny numer faktury oraz numer referencyjny KSeF z dokumentu źródłowego – o ile dokument źródłowy posiada numer KSeF. Jeśli numer KSeF na dokumencie źródłowym nie jest uzupełniony, a dokument ma przypisane oznaczenie KSeF (BFK, OFF lub DI), oznaczenie to również zostaje przeniesione. Przeniesione są również wszystkie dane z dokumentu pierwotnego (data sprzedaży, data VAT, data wystawienia, dane JPK VAT).

Zmiany w danych nanosimy na drugim dokumencie, będącym kopią dokumentu źródłowego.

Zapisane dokumenty ujmowane są w rejestrach VAT, czyli w rejestrze VAT pojawią się trzy dokumenty: faktura źródłowa, storno tej faktury oraz poprawiona kopia faktury. Analogicznie dokumenty te będą ujęte w pliku JPK VAT.

Uwaga! Dokumenty wewnętrzne wygenerowane w ten sposób są uwzględniane w rejestrach VAT, ale nie są wysyłane do KSeF.

Uwaga! W przypadku konieczności skorygowania danych wysyłanych do KSeF rekomendowanym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej.

5. Edycja numeru KSeF przypisanego do dowodu sprzedaży

W niektórych sytuacjach może być konieczne przypisanie numeru KSeF, który już istnieje na innym dokumencie – na przykład, gdy numer KSeF został błędnie przypisany do jednej faktury, a następnie ujęty w JPK_VAT. Ponieważ numer KSeF wykazany w JPK_VAT nie może zostać usunięty z dokumentu (usunięcie zaburzyłoby spójność z wysłaną ewidencją), właściwym sposobem korekty jest sporządzenie korekty JPK.

Operację tę można wykonać za pomocą procedury Dopisz nr KSeF do faktury. Więcej na temat tej procedury można znaleźć w artykule (KSeF) Ręczne przypisanie numeru KSeF na dokumencie sprzedaży.

W oknie edycyjnym procedury należy zaznaczyć opcję Zezwól na przypisanie numeru KSeF już istniejącego w systemie.

Rys. 7. Okno edycyjne procedury Dopisz nr KSeF do faktury

Uwaga! Takie rozwiązanie należy stosować wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. jeśli numer KSeF był już wykazany w JPK, ale wymaga ponownego przypisania do innego dokumentu w ramach korekty JPK. Każde użycie tej opcji jest rejestrowane w szczególe Historia operacji.

6. Blokady

Wprowadzono dodatkowe mechanizmy kontrolne, które ułatwiają zapewnienie zgodności z wymaganiami KSeF.

Zablokowano możliwość wygenerowania pliku XML do dokumentu w sytuacji, gdy został on już wcześniej wygenerowany. Pojawi się wtedy komunikat informujący o błędzie.

Rys. 15. Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby wygenerowania pliku XML do dowodu, który już ma wygenerowany taki plik

Zablokowano też możliwość usunięcia dokumentu, gdy do dokumentu został wygenerowany plik XML i wysłany do KSeF. Po przeniesieniu takiego dowodu do edycji i próbie usunięcia go pojawi się odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. 16. Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby usunięcia dowodu, który już ma wygenerowany plik XML

Uwaga! W przypadku faktur pochodzących z modułu LS opcja usunięcia dowodu nie jest dostępna.

Nie ma również możliwości anulowania dowodu, do którego został wygenerowany XML i wysłany do KSeF. W takiej sytuacji pojawi się odpowiedni komunikat informujący o błędzie.

Rys. 17. Komunikat informujący o błędzie w przypadku próby anulowania dowodu, do którego został wygenerowany plik XML

Blokada wielokrotnego wskazania tego samego numeru KSeF w dokumentach

W systemie dodano i domyślnie włączono mechanizm zapobiegający wielokrotnemu wskazaniu tego samego numeru KSeF na fakturach. W przypadku wprowadzenia na fakturze numeru KSeF, który jest już przypisany do innego dokumentu, system wyświetla odpowiedni komunikat oraz uniemożliwia przeniesienie dokumentu do brulionu. Taka sytuacja może się zdarzyć np. podczas użycia akcji Stornuj/kopiuj dowód.

Blokada ta nie obejmuje dokumentów wewnętrznych wykazywanych w JPK, takich jak dokumenty związane z korektami KJPK, UZZD czy rozliczeniami SMV.

Zmiany w sposobie działania funkcjonalności

Użytkownik ma ograniczoną możliwość edycji dowodów sprzedaży w zależności od tego, w jakim module (FK czy LS) zostały wygenerowane pliki XML przeznaczone do wysyłki do KSeF oraz od tego, czy pliki te zostały już wysłane do KSeF.

Użytkownik ma również ograniczony dostęp do procedur umożliwiających poprawianie danych bez przenoszenia dowodu do edycji. Po zmianach są one dostępne jedynie do momentu wygenerowania pliku XML.

Rys. 18. Słownik Rejestr sprzedaży, dostępność procedur przed wygenerowaniem pliku XML wysyłanego do KSeF

Po wygenerowaniu pliku XML przeznaczonego do wysyłki do KSeF procedury stają się niedostępne.

Rys. 19. Słownik Rejestr sprzedaży, dostępność procedur po wygenerowaniu pliku XML wysyłanego do KSeF

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK