Proces importu dokumentów i dowodów z systemów zewnętrznych do systemu Softlab ERP został rozszerzony o możliwość przekazywania pełnych danych związanych z KSeF. Dotychczas można było importować jedynie numer KSeF oraz datę.

Po wprowadzeniu zmian dokumenty importowane do bufora mogą zawierać również dodatkowe informacje wymagane przez KSeF.

Modyfikacja odpowiada na potrzeby wynikające z wdrożenia KSeF i znacząco usprawnia proces wprowadzania danych. Dzięki niej pełne dane KSeF mogą zostać przekazane już na etapie importu plików i przetwarzane w buforze, eliminując konieczność ręcznego uzupełniania dokumentów po imporcie.

Zmiany dotyczą importu IMPDOK, wykonywanego za pomocą procedury Importuj z pliku XLS w słowniku Import dokumentów/dowodów.

W ramach wykonanych prac:

• Zaktualizowano szablon importu dokumentów i dowodów, dodając nowe arkusze i aktualizując już istniejące.
• W słowniku Import dokumentów/dowodów, w szczególe Dodatkowe dane dla JPK dodano zakładkę Podstawowe, a w niej kolumny zawierające informacje o powodzie braku numeru KSeF.
• W słowniku Import dokumentów/dowodów dodano nowe szczegóły:

• KSeF – Pracownik (Podmiot3),
• KSeF – opisy dodatkowe do nagłówka,
• KSeF – opisy dodatkowe dla linijek,
• KSeF – opisy dodatkowe dla linijek usług.

1. Szablon importu dokumentów i dowodów

Zaktualizowany szablon importu IMPDOK (pobierany za pomocą procedury Pobierz szablon importu) zawiera następujące zmiany:

• w arkuszu JPK dodano pola informujące o przyczynie braku numeru KSeF:

• OFF_KSEF,
• BFK_KSEF,
• DI_KSEF.

• dodano nowe arkusze:

• KSEF DOD. NAGLOWEK – opisy dodatkowe do nagłówka,
• KSEF DOD. USLUGI – opisy dodatkowe dla linijek usług,
• KSEF DOD. LINIJKI – opisy dodatkowe dla linijek dokumentu,
• KSEF PRACOWNIK – dane pracownika (Podmiot3, Rola 11).

• w arkuszu Legenda dodano opis nowych pól i arkuszy.

Nowe arkusze z szablonu mają swoje odwzorowanie w nowych szczegółach słownika buforowego Import dokumentów/dowodów. Są one spójne z analogicznymi szczegółami dostępnymi w rejestrach dowodowych (np. w słownikach Rejestr sprzedaży czy Rejestr zakupów).

Rys. 1. Zaktualizowany szablon dla importu IMPDOK, arkusz Legenda z opisem nowych arkuszy

2. Szczegół Dodatkowe dane dla JPK

W słowniku Import dokumentów/dowodów, podobnie jak w rejestrach dowodów, w szczególe Dodatkowe dane dla JPK, dodano zakładkę Podstawowe, zawierającą grupę kolumn KSeF, a w niej trzy kolumny OFF, BFK i DI informujące o przyczynie braku numeru KSeF na dokumencie. W oknie edycyjnym szczegółu, w nowej zakładce Dokument, istnieje możliwość edycji pozycji oznaczającej powód braku numeru KSeF.

Jeżeli wśród zaimportowanych dokumentów będzie taki, który posiada numer KSeF i jednocześnie ma zaznaczony któreś z pól OFF, BFK i DI, wówczas numer KSeF, widoczny w tabeli głównej słownika, zostanie oznaczony kolorem czerwonym, informującym o nieprawidłowości.

Rys. 2. Sygnalizacja nieprawidłowości danych KSeF – dokument posiada zaznaczony znacznik BFK, ale posiada również numer KSeF

3. Nowe szczegóły

W słowniku Import dokumentów/dowodów dodano szczegóły analogiczne do tych dostępnych w oknach edycyjnych dowodów w rejestrach zakupów czy sprzedaży. Dane mogą pochodzić z importu lub zostać dodane/zmodyfikowane ręcznie. Nowe szczegóły dostępne są bezpośrednio w słowniku Import dokumentów/dowodów lub w podglądzie wybranych szczegółów (przycisk Podgląd w oknie szczegółu).

Szczegół KSeF – Pracownik (Podmiot3) dostępny jest bezpośrednio w słowniku Import dokumentów/dowodów. Prezentuje dane dotyczące pracownika, takie jak imię i nazwisko, dane adresowe, PESEL czy NIP. Dane są analogiczne do tych zawartych w sekcji Podmiot3 w roli 11 w strukturze XML KSeF.

Rys. 3. Okno edycyjne szczegółu KSeF – Pracownik (Podmiot3),

Pozostałe trzy nowe szczegóły służą do obsługi dodatkowych opisów KSeF. Informacje w nich zawarte przenoszone są po eksporcie z bufora do analogicznych szczegółów dostępnych w oknach edycyjnych dowodów. Każda pozycja takiego opisu dodatkowego powinna zawierać wypełnione wartości w kolumnach:

• Klucz – nazwa pola służącego do prezentacji dodatkowych danych na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów.
• Wartość – wartość pola służącego do prezentacji dodatkowych danych na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów. Pole może być puste.
• Szablon – w przypadku importów z innych systemów pole w tej kolumnie raczej nie będzie wykorzystywane. Służy ono do łatwiejszego wypełniania pól w oparciu o zdefiniowane szablony w Softlabie.

Szczegół KSeF – opisy dodatkowe do nagłówka dostępny jest bezpośrednio w słowniku Import dokumentów/dowodów. Zawiera opisy dodatkowe dla nagłówka dokumentu.

Rys. 4. Szczegół KSeF – opisy dodatkowe do nagłówka w słowniku Import dokumentów/dowodów

Po wyeksportowaniu dokumentu ze słownika buforowego opis ze szczegółu przenoszony jest do analogicznego szczegółu w rejestrze sprzedaży czy zakupu.

Rys. 5. Słownik Rejestr sprzedaży, szczegół KSeF – opisy dodatkowe do nagłówka w oknie edycyjnym dokumentu zaimportowanego z bufora

Szczegół KSeF – opisy dodatkowe dla linijek dostępny jest w podglądzie szczegółu Linijki dokumentu, do którego przechodzimy po kliknięciu przycisku Podgląd.

Rys. 6. Słownik Import dokumentów/dowodów, szczegół Linijki dokumentów – przejście do podglądu szczegółu

W przypadku dokumentów zakupowych opisy te dotyczą linijek usługowych oryginalnego dokumentu. Ponieważ w Softlab ERP nie stosuje się linijek usługowych w ewidencji zakupów, opisy są grupowane na poziomie linijek stopki VAT.

Rys. 7. Edycja w szczególe KSeF – opisy dodatkowe dla linijek

Szczegół KSeF – opisy dodatkowe dla linijek usług dostępny jest w podglądzie szczegółu Linijki usługowe, do którego przechodzimy po kliknięciu przycisku Podgląd.

Rys. 8. Słownik Import dokumentów/dowodów, szczegół Linijki usługowe – przejście do podglądu szczegółu

Dla dokumentów sprzedażowych możemy stosować fakturowanie usługowe. W takim przypadku importowany dokument zawierać będzie linijki usługowe. Dla każdej takiej linijki mogą istnieć opisy dodatkowe.

Rys. 9. Edycja w szczególe KSeF – opisy dodatkowe dla linijek usług

Po zakończonej weryfikacji i ewentualnym uzupełnieniu informacji eksportujemy dowody ze słownika buforowego do słowników docelowych, poprzez zmianę statusu dokumentu w menu Status faktury na Wyeksportowany. Tak procesowany dowód w rejestrze FK:

• zawiera komplet danych KSeF przekazanych w buforze,
• posiada wszystkie opisy dodatkowe,
• zachowuje dane Podmiotu3.

Dzięki temu proces importu jest w pełni zgodny z wymaganiami KSeF i nie wymaga dodatkowych ręcznych korekt po zaimportowaniu dokumentów.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE