System ERP by Asseco dostosowano do wymogów wynikających ze zmian w przepisach prawa, w szczególności do obowiązku raportowania według nowego planu kont na potrzeby JPK CIT 2025/2026.

W ramach dostosowania wprowadzono słownik Bilans przekształcenia, który umożliwia przenoszenie sald z kont roku źródłowego na konta roku następnego. Rozwiązanie zapewnia poprawne odwzorowanie zmian w planie kont oraz pełną identyfikowalność przekształceń na potrzeby audytu.

Centralnym elementem funkcjonalności jest słownik Bilans przekształcenia. Jeśli konfiguracja została wcześniej przygotowana, tzn. wypełniono odpowiednio słowniki Konwerter kont księgowych oraz Konfiguracja konwersji kont, to można przystąpić do właściwego przetwarzania danych przy użyciu tego słownika.

Pierwszym etapem jest użycie procedury Uzupełnij dane, która wypełnia słownik odpowiednimi pozycjami. Po jej zakończeniu użytkownik ma możliwość edycji zgromadzonych wpisów.

Ostatnim etapem jest wygenerowanie:

• dowodu bilansu zamknięcia (BZ) w „starym” roku za pomocą procedury Generuj BZ,
• dowodu bilansu otwarcia (BO) w nowym roku przy użyciu procedury Generuj BO.

1. Słownik Bilans przekształcenia

Nowy słownik Bilans przekształcenia służy do prezentacji relacji pomiędzy kontami ujętymi w bilansie zamknięcia a odpowiadającymi im kontami w bilansie otwarcia kolejnego roku obrotowego.

W przypadku kont rozrachunkowych oraz klasyfikowanych dane są zbierane i prezentowane z dokładnością do rozrachunku/klasyfikatora. Dla pozostałych kont prezentacja odbywa się z dokładnością do konta analitycznego.

Dane w słowniku prezentowane są w kilku sekcjach. Po lewej stronie słownika znajduje się sekcja obejmująca grupę kolumn Bilans zamknięcia, natomiast po prawej stronie sekcja z grupą kolumn Bilans otwarcia. W obu grupach znajdują się odpowiadające sobie informacje w postaci kolumn:

• Rok – rok obrotowy,
• Konto – kod konta księgowego,
• Logo – logo kontrahenta w przypadku kont rozrachunkowych,
• Rozrachunek/klasyfikator – symbol rozrachunku lub klasyfikatora zapisu,
• Opis – opis konta z planu kont,
• Waluta – symbol waluty zapisu,
• Saldo Winien – saldo winien zapisu,
• Saldo Ma – saldo ma zapisu,
• Saldo walutowe Winien – saldo walutowe winien zapisu,
• Saldo walutowe Ma – saldo walutowe ma zapisu,

Dodatkowo w grupie kolumn Bilans zamknięcia dostępne są kolumny:

• Rozrachunek/klasyfikator – symbol rozrachunku lub klasyfikatora na koncie bilansu zamknięcia,
• Linijki – informacja, czy istnieją linijki klasyfikatorów/rozrachunków dla linijki bilansu,
• Wymiary – informacja, czy istnieją wymiary dla linijki bilansu,
• Klasyfikowane – informacja, czy konto jest klasyfikowane,
• Rozrachunkowe – informacja, czy konto jest rozrachunkowe,
• Rodzaj – rodzaj konta, informacja pobierana z planu kont,
• Dokument wynikowy BZ;Numer – numer utworzonego dokumentu BZ,
• Dokument wynikowy BZ;Stan – stan utworzonego dowodu BZ.

Atrybuty dotyczące kont są pobierane z kont źródłowych (bilansu zamknięcia) i nie powinny się zmienić w nowej postaci kont prezentowanej w bilansie otwarcia, dlatego można je traktować jako wspólne dla obu sekcji.

W grupie kolumn Bilans otwarcia dodatkowo dostępne są kolumny:

• Konto – kod konta księgowego, istnieje możliwość edycji tej wartości,
• Lp – kolumna pozwala powielać wpisy w przypadku konieczności podziału konta źródłowego na kilka kont docelowych,
• Dokument wynikowy BO;Numer – Numer utworzonego dokumentu BO,
• Dokument wynikowy BO;Stan – Stan utworzonego dowodu BO.

Dzięki zastosowaniu kolumny Lp możliwe jest odwzorowanie sytuacji, w której jedno konto z bilansu zamknięcia zostaje rozbite na dwa lub więcej kont w bilansie otwarcia.

Oprócz powyższych kolumn słownik główny, pomiędzy sekcjami Bilans zamknięcia i Bilans otwarcia, zawiera jeszcze kolumny:

• Konto techniczne – kolumna zawiera symbol konta technicznego używanego po przeciwnych stronach na linijkach przeksięgowujących salda na kontach zarówno w bilansie zamknięcia, jak i w bilansie otwarcia.
• Dokument wynikowy;Dodaj do zapisu – informacja, czy dany zapis powinien zostać uwzględniony podczas generowania BZ/BO. Wartość tej kolumny jest nadawana podczas uzupełniania danych procedurą, jednak może zostać później zmieniona przez operatora.

Poniżej znajduje się przykładowy widok słownika po uzupełnieniu danych.

Rys. 1. Słownik Bilans przekształcenia, sekcja Bilans zamknięcia

Rys. 2. Słownik Bilans przekształcenia, sekcja Bilans otwarcia

Kolumny Bilans otwarcia;Konto i Bilans otwarcia;Opis są kolorowane na czerwono, jeśli konto nie istnieje w planie kont w nowym roku.

2. Uzupełnianie danych

Przy pierwszym otwarciu słownik Bilans przekształcenia jest pusty. Aby wprowadzić dane należy uruchomić procedurę Uzupełnij dane, która tworzy wpisy automatycznie.

Rys. 3. Okno procedury Uzupełnij dane

Procedura automatycznie tworzy wpisy w słowniku Bilans przekształcenia. Posiada następujące parametry:

• Rok obrotowy (BZ) – rok bilansu zamknięcia, z którego pobierane będą obroty,
• Rok obrotowy (BO) – rok obrotowy, następny po roku BZ, dla którego dokonywane będzie przekształcenie. Parametr nie jest edytowalny.
• Konta – maski kont, które chcemy uwzględnić przy napełnianiu, każda oddzielana średnikiem. % bierze pod uwagę wszystkie konta.
• Wykluczone konta – maski kont wykluczonych przy napełnianiu, możliwe wykazanie wielu masek oddzielonych średnikiem.
• Konwersja kont (rodzaj) – rodzaj konwersji kont, w oparciu o słownik Konwerter kont księgowych, umożliwi automatyczne przekształcenie konta źródłowego z roku BZ na konto docelowe na rok BO zgodnie z konwerterem kont.
• Konwersja wymiarów(rodzaj) – rodzaj konwersji wymiarów, w oparciu o słownik Konwerter wymiarów kontrolingowych, umożliwi automatyczne przekształcenie wymiaru źródłowego z roku BZ na wymiar docelowy w roku BO zgodnie z konwerterem wymiarów.
• Konta z saldem – znacznik, według którego pobierane są dane, zaznaczony oznacza pobranie tylko kont z saldem na koniec roku, odznaczony – wszystkie konta, które posiadają obroty.

Podczas automatycznego napełniania danych procedurą stosowany jest następujący schemat do wyznaczania wartości dla kolumny Dokument wynikowy;Dodaj do Zapisu:

• Wartość 0 – jeśli identyfikator konta (kontoid) jest taki sam w roku bilansu zamknięcia i otwarcia albo symbol konta jest taki sam, ale zmienia się tylko identyfikator konta (tzw. konta rozdzielne),
• Wartość 1 – jeśli identyfikator konta w roku bilansu zamknięcia i otwarcia jest różny oraz symbol konta w bilansie otwarcia i zamknięcia są różne oraz rodzaj konta zawiera się w zbiorze (Aktywa, Pasywa).

Procedura dla kont rozrachunkowych i klasyfikowanych wypełnia dane ze szczegółowością co do rozrachunku/klasyfikatora. Zawsze uwzględniane zawsze nierozliczone rozrachunki oraz klasyfikatory niezależnie od parametru Konta z saldem. Dla pozostałych kont ów parametr jest stosowany, a dane zbierane są z dokładnością co do konta.

W przypadku rozrachunków i klasyfikatorów ma zastosowanie szczegół Linijki rozrachunku / klasyfikatora, w którym procedura zapisuje historię zapisów tworzących dany rozrachunek czy klasyfikator. Danych tych nie można edytować i są wykorzystywane później, tj. podczas tworzenia dowodu BO.

Jeśli przenoszone zapisy posiadały w poprzednim roku wymiary, wówczas są one również przenoszone i widoczne w szczególe Wymiary kontrolingowe.

Symbol konta technicznego ustalany jest podczas wypełniania danych w oparciu o parametr systemowy BilansPrzek_KontoTech, który niejako stanowi wzorzec dla niego. Konta techniczne działają z dokładnością do syntetyki. Same konta, jeśli nie istnieją, tworzone są w procedurze Generuj BZ.

Standardowo symbol konta uzupełniany jest według schematu: pierwszym znakiem jest litera T, a kolejnym symbol konta syntetycznego. Przykładowo obroty konta 010/04 będą posiadały konto techniczne T010.

Jeśli istnieje potrzeba aktualizacji danych można, za pomocą akcji Usuń, usunąć wiersze i ponownie napełnić słownik za pomocą procedury Uzupełnij dane.

Uruchomienie akcji Uzupełnij dane w sytuacji, gdy słownik posiada dane, powoduje ich aktualizację o brakujące wiersze. Jeśli jednak w słowniku istnieje wiersz dotyczący rozrachunku/klasyfikatora, ponowne uruchomienie akcji Uzupełnij dane nie zmienia wpisu. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy do słownika zaimportowane zostały rozrachunki, a następnie rozliczane w roku poprzednim. W celu aktualizacji takiego wpisu konieczne jest usunięcie wiersza i ponowne zaimportowanie danych, ponieważ procedura nie aktualizuje pozycji rozliczających rozrachunek.

3. Generowanie BZ

Procedura Generuj BZ służy do tworzenia dowodu bilansu zamknięcia w poprzednim roku. W parametrach procedury należy wskazać symbol specjalnie zdefiniowanego rodzaju dowodu z rejestru BZ, który tworzy wpis w dedykowanym okresie zamknięcia oznaczonym jako bilans przekształcenie.

Data dowodu podpowiadana jest z ostatniego dnia ostatniego okresu zamknięcia w danym roku i nie podlega edycji.

Za pomocą znacznika Przenieść do brulionu decydujemy, czy dowód ma zostać przeniesiony do brulionu. Widoczność znacznika zależna jest od konfiguracji, domyślnie nie jest on dostępny.

Procedura umożliwia też wprowadzenie opisu tworzonego dowodu. Domyślnie podpowiadany jest tekst Bilans zamknięcia z bilansu przekształcenia.

Rys. 1. Parametry procedury Generuj BZ

W wygenerowanym dowodzie dla każdego rekordu słownika Bilans przekształcenia, z zaznaczonym polem w kolumnie Dokument wynikowy;Dodaj do zapisu, powstanie jedna linijka przeksięgowująca saldo danego konta (lub rozrachunku) z konta źródłowego na konto techniczne, w sposób zapewniający jego wyzerowanie na koniec poprzedniego roku obrotowego.

W trakcie wykonywania procedury następuje również zakładanie kont technicznych – zarówno w starym, jak i nowym roku – jeśli jeszcze nie istnieją.

Linijki z rozrachunkami w utworzonym dowodzie bilansu zamknięcia (np. BZP) jako datę oddziaływania na rozrachunek mają ustawianą datę pierwszego dnia następnego roku. Dzięki temu rozrachunki te są widoczne jako nierozliczone w starym roku.

Procedura umożliwia tworzenie dokumentu BZ tylko zaznaczonych rekordów. Dokument bilansu zamknięcia nie utworzy się, jeśli został już wcześniej wygenerowany dla danej linijki.

Ze względów wydajnościowych system nie pozwala jednorazowo utworzyć dokumentu BZ dla więcej niż 500 wierszy.

Poniżej znajduje się przykładowy dokument bilansu zamknięcia.

Rys. 4. Dokument Bilans zamknięcia (BZP)

4. Generowanie BO

W słowniku dostępna jest również procedura Generuj BO, która – po weryfikacji danych – tworzy dokument BO dla linijek, które mają zaznaczony znacznik w kolumnie Dokument wynikowy;Dodaj do Zapisu.

Rys. 5. Okno procedury Generuj BO

W parametrach procedury możliwy jest wybór rodzaju dowodu z rejestru BO, procedura standardowo podpowiada pierwszy dzień dla okresu z roku obrotowego. W znaczniku Przenieść do brulionu decydujemy o przeniesieniu dowodu do brulionu. Widoczność znacznika zależna jest od konfiguracji, domyślnie nie jest on dostępny. Istnieje również możliwość wpisania opisu tworzonego dowodu. Domyślnie podpowiadany jest tekst Bilans otwarcia z bilansu przekształcenia.

W wygenerowanym dowodzie następuje przeksięgowanie sald z kont technicznych (na których znalazły się one po utworzeniu dowodu BZ) na nowe konta, w nowym roku w ten sposób, że dla każdego konta nie rozrachunkowego i nie klasyfikowanego powstaje jedna linijka.

W przypadku rozrachunków i klasyfikatorów, dla każdego z nich powstaje tyle linijek, ile było zapisów w ramach danego rozrachunku / klasyfikatora. Czyli następuje odwzorowanie tego, co jest widoczne pod danym rozrachunkiem w szczególe Linijki rozrachunku / klasyfikatora w ramach nowego rozrachunku (na nowym koncie) tak, aby zachować historię rozrachunku.

Procedura umożliwia tworzenie dokumentu BO tylko zaznaczonych rekordów. Dokument bilansu otwarcia nie utworzy się, jeśli dla danej linijki został już wcześniej utworzony.

Poniżej znajduje się przykładowy dokument bilansu otwarcia.

Rys. 6. Dokument Bilans otwarcia

Jeśli w naszym bilansie wystąpią konta rozliczeń międzyokresowych, wówczas na rodzaju dowodu dla bilansu zamknięcia i bilansu otwarcia należy w polu Automatycznie generuj wzorce RM ustawić wartość Nie generuj. Wyeliminuje to konieczność podania danych dla wzorców RMK, która weryfikowana jest podczas przenoszenia dowodu do brulionu. W takich przypadkach konieczne jest dodatkowe działanie ze strony operatora, polegające na użyciu procedury Korekta sald rozliczeń międzyokresowych długoterminowych, dostępnej w słowniku Wzorce rozliczeń międzyokresowych.

5. Usuwanie BZ BO

System umożliwia usuwanie wygenerowanych dokumentów bilansu zamknięcia lub bilansu otwarcia. W tym celu należy ustawić kursor na wierszu, dla którego chcemy usunąć dany dokument i uruchomić procedurę Usuń dokument BZ/BO. Procedura usuwa dowód powiązany z linijką, na której ustawiony jest kursor.

Rys. 7. Okno procedury Usuń dokument BZ/BO

Wykonanie procedury powoduje usunięcie wskazanego dokumentu oraz usunięcie wartości w kolumnach Dokument wynikowy BZ;Numer odpowiednio Dokument wynikowy BO;Numer.

Zmiany w korzystaniu z funkcjonalności

Ze względu na to, że procedura Generowanie BO tworzy nowe rozrachunki, niektóre atrybuty rozrachunku związane z płatnościami typu split payment (m.in. znacznik Split Payment oraz kwota VAT) nie są automatycznie przenoszone na nowe rozrachunki. Z tego względu zalecane jest utworzenie przelewu w starym roku dla pierwotnego rozrachunku, z datą dokumentu z poprzedniego roku oraz datą realizacji w nowym roku. W przypadku utworzenia przelewu dla nowego rozrachunku konieczna jest jego ręczna modyfikacja (typ przelewu, numer faktury, kwota VAT)

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK