Współczesne firmy, działające w dynamicznym otoczeniu biznesowym, muszą elastycznie dostosowywać swoje procesy do zmieniających się potrzeb klientów oraz wymogów prawnych. Jednym z kluczowych elementów tych procesów jest odpowiednia komunikacja w dokumentach handlowych.

Potrzeba biznesowa

W codziennych operacjach handlowych firmy generują różnorodne dokumenty, takie jak zamówienia, faktury czy dokumenty WZ, które nie tylko stanowią potwierdzenie transakcji, ale również są elementem budowania relacji z klientami. Często zachodzi potrzeba umieszczenia dodatkowych informacji na tych wydrukach – mogą to być warunki płatności, szczegóły logistyczne, klauzule prawne lub spersonalizowane komunikaty dla klientów. Zarządzanie dodatkowymi danymi tego typu staje się kluczowe dla zachowania przejrzystości informacji, zapewnienia zgodności z regulacjami prawnymi oraz poprawy komunikacji z odbiorcami. W artykule przedstawimy, jak efektywnie zarządzać tymi danymi za pomocą systemu Softlab ERP w celu zapewnienia ich automatyzacji oraz pełnej kontroli nad ich treścią.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić?

Wiele systemów oferuje możliwość dodawania dodatkowych komunikatów na wydrukach handlowych, jednak często są one ograniczone pod względem możliwości modyfikacji i personalizacji. Przedsiębiorstwa napotykają trudności związane z manualnym wprowadzaniem informacji, brakiem automatyzacji czy ograniczoną możliwością dostosowania komunikatów do specyficznych potrzeb klientów lub wymogów prawnych. Ponadto istniejące rozwiązania mogą utrudniać dynamiczne zmiany treści, co prowadzi do ryzyka pomyłek i dodatkowych kosztów operacyjnych. Dlatego kluczowym celem jest usprawnienie zarządzania tymi tekstami poprzez większą automatyzację, lepsze możliwości konfiguracji i integrację z procesami biznesowymi w celu zapewnienia pełnej kontroli i efektywności.

Jak to usprawniliśmy?

Funkcjonalność zarządzania dodatkowymi komunikatami na wydrukach w systemie Softlab ERP daje firmom większą elastyczność w personalizacji dokumentów handlowych, takich jak zamówienia, faktury czy dokumenty WZ. Dzięki temu rozwiązaniu użytkownicy mogą wprowadzać dodatkowe opisy, które pojawią się na wydrukach dokumentów, a także dokładnie określić ich miejsce na formularzu. To narzędzie idealnie sprawdza się w sytuacjach, gdy istnieje potrzeba dodania dodatkowych informacji, takich jak: szczegółowe warunki sprzedaży, informacje logistyczne czy też klauzule prawne.

Jedną z głównych zalet funkcjonalności jest możliwość przypisania zdefiniowanych opisów do konkretnych typów dokumentów. Oznacza to, że różne dokumenty, na przykład zamówienia sprzedaży (ZO) czy faktury (FV), mogą mieć dedykowane, unikatowe teksty. Użytkownik ma kontrolę nad tym, gdzie na dokumencie pojawi się dany komunikat – może to być domyślne miejsce dla danego opisu, bądź też inne, wybrane przez użytkownika podczas konfiguracji.

Komunikatami można zarządzać w szczególe Dodatkowe teksty na wydruku, gdzie istnieje możliwość wyboru i przypisania jednego lub większej ilości zdefiniowanych opisów do dokumentu, a także wskazania miejsca, w którym mają zostać wydrukowane. Podczas dodawania nowego opisu użytkownik ma możliwość nie tylko wprowadzenia tytułu i treści opisu, ale także określenia domyślnej lokalizacji jego wydruku.

Rys. 1. Szczegół Dodatkowe teksty na wydruku

Funkcjonalność ta jest dostępna w różnych obszarach biznesowych, takich jak sprzedaż, zamówienia czy wydania zewnętrzne.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie?

Udostępnione w systemie rozwiązanie, polegające na zarządzaniu dodatkowymi komunikatami na wydrukach, umożliwia obsługę różnych biznesowych przypadków użycia, zapewniając elastyczność i automatyzację w generowaniu dokumentów handlowych.

Przykład 1

Jednym z przykładów zastosowania funkcjonalności jest dodanie klauzuli dotyczącej warunków płatności na fakturze. Na przykład informacja: Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury. W przypadku opóźnienia naliczane będą odsetki ustawowe za zwłokę w wysokości X%. Wpłaty prosimy dokonywać na konto bankowe: [Numer konta bankowego] może być umieszczona w centralnej części wydruku, czyli w widocznym miejscu, co ułatwi klientowi szybkie zrozumienie warunków transakcji.

Rys. 2. Dodatkowy komunikat widoczny w podsumowaniu wydruku dowodu

Przykład 2

Kolejny przypadek użycia to klauzula prawna dotycząca ochrony danych osobowych, umieszczona w stopce wydruku. Oto przykład takiej klauzuli: Niniejsza faktura została wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zawarte dane osobowe przetwarzane są zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych w celach realizacji zamówienia. Tego typu informacje są często wymagane na dokumentach handlowych. Nasze rozwiązanie umożliwia automatyczne dodanie takiego komunikatu w odpowiednim miejscu na dokumencie, bez konieczności ręcznego wprowadzania treści. Dzięki temu można zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi oraz zminimalizować ryzyko pomyłek.

Rys. 3. Dodatkowy komunikat widoczny w stopce wydruku dokumentu

Jakie to daje korzyści?

Możliwość zarządzania dodatkowymi komunikatami na wydrukach niesie szereg korzyści dla firm, które chcą automatyzować i personalizować swoje dokumenty handlowe. Najważniejsze z nich to:

• Automatyzacja procesów – dodatkowe komunikaty mogą być automatycznie dodawane do dokumentów, co minimalizuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji, zmniejsza ryzyko błędów i pozwala zachować jednolitość zamieszczanych w nich dodatkowych treści.
• Elastyczność personalizacji – możliwość dopasowania treści komunikatów do różnych rodzajów dokumentów (np. faktur, zamówień), a także określenia miejsca ich wydruku, co pozwala na pełną kontrolę nad formą dokumentu.
• Zgodność z regulacjami prawnymi – dzięki możliwości dodania klauzul prawnych (np. dotyczących ochrony danych osobowych) w odpowiednich miejscach w dokumentach, przedsiębiorstwo może łatwo spełniać wymogi prawne.
• Poprawa komunikacji z klientami – precyzyjne i spójne komunikaty na dokumentach handlowych, takie jak warunki płatności, ułatwiają komunikację i zapobiegają nieporozumieniom.
• Oszczędność czasu – raz zdefiniowane dodatkowe komunikaty mogą być wielokrotnie używane na różnych dokumentach, co oszczędza czas pracowników i przyspiesza procesy związane z obsługą dokumentacji.
• Spójność w dokumentach – wszystkie generowane dokumenty zachowują spójność, co buduje profesjonalny wizerunek firmy i redukuje potencjalne niezgodności między wersjami dokumentów.

Autor wpisu: Jakub Adamus