Każdy zakup dokonywany przez firmę musi być odpowiednio udokumentowany, co jest istotne zarówno dla wewnętrznej kontroli finansowej, jak i zgodności z przepisami podatkowymi. Dokumenty kosztowe, takie jak faktury i paragony, są nie tylko dowodem zakupu, ale również ważnym elementem w procesie księgowym, umożliwiającym precyzyjne śledzenie wydatków.

W czym problem?

Ręczne wprowadzenie do systemu ERP jednej faktury kosztowej w miesiącu nie stanowi problemu, jednak przy dużej ilości takich dokumentów zadanie to staje się czasochłonne i stwarza ryzyko błędów, które w kolejnych etapach obiegu mogą wywołać spore zamieszanie w księgowości.

Rozwiązanie? Cyfryzacja

Cyfryzacja procesów biznesowych stwarza nowe możliwości dla firm. Jedną z nich jest eliminacja ręcznego wprowadzania dokumentów do systemów dzięki technologii OCR. Takie zautomatyzowane rozwiązanie umożliwia system Softlab ERP dzięki integracji z usługą zewnętrzną szybkafaktura.pl

Jak to działa?

System Softlab ERP łączy się z OCR szybkafaktura.pl za pośrednictwem usługi Businesslink. Po skonfigurowaniu integracji użytkownik zamiast wprowadzać dane z faktur i paragonów ręcznie, wysyła pliki na specjalny adres e-mail. Po sczytaniu dokumenty trafiają do Businesslink, a stamtąd automatycznie do skrzynki odbiorczej systemu ERP. Po rozpoznaniu poprawnej konwersji Softlab przekazuje dokumenty do słownika e-Dokumenty przychodzące, skąd ruszają do zatwierdzenia przez użytkownika i dalszego obiegu.

Krok po kroku

Konfiguracja

1. Użytkownik zakłada konto w usłudze szybkafaktura.pl i wykupuje w niej odpowiedni do swoich potrzeb pakiet OCR.
2. Na podstawie danych użytkownika w usłudze Businesslink zostaje skonfigurowany specjalny adres e-mail, który posłuży do komunikacji użytkownika oraz obu usług.

Korzystanie z usługi

1. Po otrzymaniu dokumentu kosztowego użytkownik wysyła go jako załącznik na utworzony dla siebie adres e-mail w usłudze Businesslink. Jeżeli otrzymał fakturę lub paragon w wersji papierowej, najpierw je skanuje.
2. Businesslink przekazuje dokumenty do usługi szybkafaktura.pl, gdzie następuje OCRowanie.
3. Po odebraniu danych z usługi szybkafaktura.pl Businesslink przekazuje je do skrzynki odbiorczej systemu Softlab ERP.
4. Algorytmy systemu weryfikują poprawność konwersji (której skuteczność w przypadku polskojęzycznych dokumentów wynosi ok. 95%) i przekazują fakturę do zakładki e-Dokumenty przychodzące – i dalszego obiegu zgodnie ze ścieżką akceptacji.

Jak widać, w codziennej pracy użytkownik korzysta jedynie z maila i systemu ERP, bez konieczności obsługi Businesslink i szybkafaktura.pl. W wyjątkowych sytuacjach, gdy rozpoznanie dokumentu się nie powiedzie, użytkownik może taki plik wysłać ponownie do usługi OCR lub wprowadzić go ręcznie do systemu. W przypadku niepoprawnego OCR dokument trafia do zakładki Dokumenty przychodzące bez oznaczenia o prawidłowej konwersji.

Wskazówki dotyczące usługi szybkafaktura.pl

1. Pakiety w usłudze opierają się na ilości znaków przetwarzanego dokumentu, dlatego warto wysyłać do niej tylko pliki faktur i paragonów, bez dodatkowych załączników.
2. Usługa nie wysyła informacji o zużyciu limitu znaków określonych w pakiecie. W takim przypadku wysłane dokumenty wrócą do Businesslink formie niescyfryzowanej, a w Softlab ERP trafią do dokumentów przychodzących jako nierozpoznane, podobnie jak w przypadku błędu konwersji w szybkafaktura.pl. Warto kontrolować wykorzystanie pakietu w usłudze.
3. Szybkafaktura.pl rozpoznaje pliki, w których znajduje się kilka dokumentów, ale muszą się one znajdować na osobnych stronach, dlatego ważne jest odpowiednie przygotowanie plików wysyłanych do usługi.

Dzięki integracji systemu Softlab ERP z usługą zewnętrzną szybkafaktura.pl można zmienić czasochłonny proces wprowadzania danych w automatyczne działanie wymagające jedynie kontroli użytkownika. Cyfryzacja przyjmowania dokumentów kosztowych eliminuje popełniane przy ręcznym wprowadzaniu danych błędy i znacznie przyspiesza obieg faktur i paragonów po ścieżce akceptacji, tym samym ułatwiając precyzyjne śledzenie wydatków i dbanie o finanse przedsiębiorstwa.