Dodano możliwość zapłaty bonami przy sprzedaży paragonowej i na fakturach. Funkcjonalność obejmuje bony wewnętrzne wydawane klientom przez firmę. Umożliwiono także przeprowadzenie w systemie procesu sprzedaży bonów.

Funkcjonalność bonów umożliwia przyjęcie zapłaty w formie bezgotówkowej. Taki bon okazany podczas zapłaty za towar lub usługę obniża o swoją wartość kwotę konieczną do zapłaty.

UWAGA! W aktualnym wydaniu systemu Softlab (2024.1) obsługujemy tylko bony różnego przeznaczenia (MPV – ang. Multi-purpose voucher). Takie bony mogą być realizowane w różnych miejscach (np. w sieci księgarni) na towary lub usługi, dla których kwota należnego podatku VAT nie jest znana w chwili wydawania bonu (można kupić np. książki – 5% VAT lub czasopisma – 7% VAT).

Zgodnie z przepisami podatkowymi bony muszą być zarówno po wydaniu, jak i w momencie ich sprzedaży traktowane w inny sposób niż usługi i towary. Konieczne jest np. aby dla każdego typu bonu ustalić, jaki ma okres ważności. Ma to znaczenie podatkowe, ponieważ niewykorzystane bony po czasie ważności muszą zostać rozliczone księgowo i brane są pod uwagę do wyliczeń VAT i CIT.

Obsługa bonów obejmuje następujące etapy:

• wygenerowanie bonu,
• wydanie/sprzedaż bonu klientowi,
• użycie bonu przez klienta do zakupu towaru/usługi.

Generowanie bonu

W systemie został dodany nowy słownik Typy bonów. Można w nim zdefiniować różne typy bonów, pomocne w ich grupowaniu i zarządzaniu (np. bony podarunkowe, świąteczne, pracownicze itp.). Na podstawie typu bonu możliwe jest dodawanie bonów.

W słowniku Typy bonów zostały zdefiniowane pola:

• Typ – można w nim skrótowo (maksymalnie do 20 znaków) określić typ bonu (np. BPR – bon pracowniczy),
• Nazwa – nazwa typu bonu,
• Wartość – wartość kwotowa bonu,
• Dni ważności – okres ważności bonu (w dniach), na podstawie wartości z tego pola może być wyliczana data ważności bonu w momencie jego sprzedaży (jeśli inna data nie została wskazana na bonie),
• Kartoteka;Symbol – symbol kartoteki materiałowej powiązanej z typem bonu,
• Kartoteka;Opis – opis kartoteki materiałowej powiązanej z typem bonu.

Rys. Słownik Typy bonów

Rys. Okno edycyjne słownika Typy bonów

Na potrzeby bonu różnego przeznaczenia należy zarejestrować kartotekę materiałową o rodzaju handlowym Usługa ze stawką VAT NPN (nie podlega VAT – bez prawa do odliczenia). Zarejestrowaną w ten sposób kartotekę należy wybrać z listy rozwijanej w polu Kartoteka.

Aby dodać typ bonu, należy użyć akcji Nowy, a następnie wypełnić pola obowiązkowe, czyli Typ, Nazwa i Kartoteka. Wypełnienie pól Wartość i Dni ważności nie jest obowiązkowe, ale na ich podstawie system może uzupełniać dane na dalszym etapie, co pozwoli usprawnić obsługę funkcjonalności.

Słownik Bony umożliwia rejestrację nowych bonów i zarządzanie nimi. W słowniku widoczna jest lista bonów z ich nominałami, numerami oraz statusem. Status bonu może przyjmować wartości:

• Nowy – bon niewydany klientowi, umożliwia użycie procedury Sprzedaż bonów (chyba że została użyta, a dowód sprzedaży nie został zatwierdzony).
• Wydany – bon przekazany klientowi, użyto procedury Sprzedaż bonów, został wygenerowany i zatwierdzony dowód sprzedaży bonów KBONSP (jego numer widoczny jest w kolumnie Numer dowodu;Wydanie). Tylko bony w statusie Wydany mogą być użyte do zapłaty nimi.
• Wykorzystany – bon został wykorzystany w procesie sprzedaży (klient opłacił nim zakup, wykorzystując pełną lub częściową wartość bonu), w kolumnie Numer dowodu;Wykorzystany widoczny jest numer dowodu, który opłacono bonem.
• Niewykorzystany – bon, dla którego minęła data wykorzystania, a żadna sprzedaż nie została opłacona za jego pomocą.
• Anulowany – bon unieważniony.

W słowniku Bony zostały zdefiniowane pola:

• Numer – unikalny numer bonu,
• Typ – wybrany typ bonu,
• Typ;Nazwa – nazwa typu bonu,
• Kod kreskowy – umożliwia przypisanie do bonu kodu kreskowego i obsługę bonu (np. filtrowanie) za pomocą tego kodu,
• Wartość – wartość kwotowa bonu w PLN,
• Mag – symbol magazynu, na którym będzie wystawiony dowód sprzedaży bonu (KBONSP),
• Opis – opis bonu,
• Data;ważności – data ważności bonu, jeśli nie została uzupełniona przy tworzeniu bonu lub jego edycji, to wyliczana jest podczas zatwierdzenia dowodu jego sprzedaży (KBONSP) na podstawie wartości dni pobranych z typu bonu dodanych do daty sprzedaży,
• Data;wydania – data sprzedaży bonu,
• Data;wykorzystania – data zapłaty bonem (zarejestrowania płatności bonem na dowodzie sprzedaży),
• Numer dowodu;Wydanie – numer dowodu sprzedaży bonu (KBONSP),
• Numer dowodu;Wykorzystanie – numer dowodu, który opłacono bonem (np. FV, PAR).

Aby zarejestrować bon, należy użyć akcji Nowy, a następnie wypełnić pola obowiązkowe, czyli Numer, Typ (z listy rozwijanej) oraz Wartość. Jeśli wybrany typ bonu miał uzupełnione pole Wartość, to w oknie edycyjnym zostanie ono zainicjowane tą wartością.

Rys. Słownik Bony, okno edycyjne

Aby usprawnić pracę, bony można przygotować w arkuszu kalkulacyjnym, a później importować z pliku .csv lub .xlsx standardowym mechanizmem z menu kontekstowego (Akcje tabeli → Importuj).

Sprzedaż bonów

Rys. Procedura Sprzedaż bonów w słowniku Bony

Dla bonów w statusie Nowy dostępna jest procedura Sprzedaż bonów, która pozwala wygenerować dowód sprzedaży bonów KBONSP w stanie Edycja. Przed użyciem procedury, jeśli nie zrobiono tego wcześniej, należy uzupełnić pole Mag wskazując magazyn, na którym ma być wystawiony dowód KBONSP. Magazyn można wskazać dla wielu bonów jednocześnie korzystając ze standardowych mechanizmów Softlab ERP (menu kontekstowe: Akcje kolumny → Zmień wartość).

W polu Odbiorca można wskazać kontrahenta, dla którego jest wydawany bon.

W linijkach dowodu KBONSP widoczne są numery bonów, ich typ oraz zastosowana stawka VAT.

Rys. Dowód KBONSP – Sprzedaż bonów

Po przeniesieniu dowodu do dziennika status bonu zostanie zmieniony na Wydany. Na podstawie daty wydania i dni ważności zostanie ustalona data ważności bonu.

Bony niewykorzystane w danym miesiącu (ze statusem Niewykorzystane) należy rozliczyć księgowo i zapłacić należny podatek. Bony takie można wylistować ustawiając filtr na kolumnie Status (domyślnie niewidocznej) na bony wydane (W) oraz Data wydania.

Rys. Słownik Bony, lista bonów wydanych w sierpniu

Podgląd, edycję, zatwierdzanie nowych rodzajów dowodów KBONSP – Sprzedaż bonów umożliwiono w nowym rejestrze Sprzedaż bonów.

Rys. Rejestr Sprzedaż bonów

Użycie bonu na fv/paragonie

Aby zarejestrować płatność bonem na fakturze, należy w oknie edycyjnym faktury w zakładce Terminarz płatności dodać linijkę z rodzajem płatności: Bon. W kolumnie Bon;Numer (domyślnie niewidocznej) można wybrać bon z listy rozwijanej – widoczne są jedynie bony w statusie Wydany. W kolumnie Kwoty;Brutto należy wpisać wartość środków z bonu, jaką klient chce opłacić dokument. Użycie niepełnej wartości bonu widocznej w kolumnie Bon;Wartość (domyślnie ukrytej) spowoduje „przepadnięcie” pozostałych środków z bonu. Zatwierdzenie faktury, do płatności której użyto bonu, spowoduje zmianę statusu użytego bonu na Wykorzystany.

Rys. Terminarz płatności faktury, dodana płatność bonem

Płatność bonem na paragonach można zrealizować w uproszczonym oknie Zapłaty za pomocą przycisku Bon. W oknie parametrów w polu Numer bonu należy podać lub zeskanować numer bonu, lub wybrać go z listy (widoczne są jedynie bony w statusie Wydany). Następnie w polu Kwota należy podać wartość, do jakiej chcemy wykorzystać bon. Możliwa jest zapłata jedynie częścią wartości bonu, ale wówczas niewykorzystana kwota przepada.

Rys. Okno Zapłaty za paragon, rejestrowanie płatności bonem

Zatwierdzenie okna zapłaty, w którym użyto bonu, spowoduje zmianę statusu użytego bonu na Wykorzystany.